Pourquoi une liste de contrôle de planification d'événements

Que vous soyez débutant dans le domaine de la planification d'événements ou planificateur d'événements chevronné, vous connaissez probablement une liste de contrôle de planification d'événements ou vous en avez au moins entendu parler lors d'un cours de planification d'événements. réunion de l'industrie. Il y a une raison pour ça. Une liste de contrôle de planification d'événements est le meilleur ami d'un planificateur, un outil précieux pour gérer vos événements avec succès.

Remarque: une liste de contrôle de planification d'événements est également connue sous le nom de programme de retour en arrière ou de chemin critique.

La planification d'événements est une question de planification. Même l'idée la plus créative de l'événement échouera si elle n'est pas bien planifiée et exécutée. Voici où une liste de contrôle de l'événement entre en jeu. Il est votre guide pour rester organisé et sur - ou en avance - de l'horaire lorsque jongler avec la myriade de responsabilités et de divers détails dans la planification d'un événement réussi. Et il est particulièrement utile lors de la gestion de plusieurs événements. Oublier une petite tâche ou prendre du retard sur une date limite peut entraîner un effet de domino: d'autres aspects apparemment indépendants de votre événement peuvent commencer à s'effondrer, un par un.

Ne comptez donc pas sur votre mémoire, vos notes autocollantes ou vos gribouillis pour que votre entreprise de planification d'événements fonctionne bien. Apprenez à mettre sur pied une liste de contrôle efficace pour la planification d'événements et elle deviendra bientôt votre nouveau meilleur ami.

Avant de commencer

Pour commencer, effacez le temps nécessaire pour vous concentrer sur l'événement que vous planifiez.

Ensuite, effacez votre esprit. Sérieusement. Ne jetez pas un coup d'œil au téléphone ou ne répondez pas à un courriel. Vous devez envisager cet événement du début à la fin sans interruption ni distraction afin de pouvoir planifier efficacement toutes les tâches à effectuer.

Préparez-vous

Réfléchissez à l'événement que vous planifiez et notez tous les détails confirmés: nom et coordonnées du client, date de l'événement, lieu, nombre de participants, etc.

Sortez un calendrier et marquez la date de l'événement sur ce calendrier en caractères gras. Rassemblez tout autre matériel pertinent - photos du lieu, liste des traiteurs à contacter - qui font partie de cet événement.

Revenir en arrière

La façon de commencer à écrire une liste de contrôle de planification d'événements est de reculer de .

Les clients découvrent qu'un événement se déroule sur une journée ou plusieurs jours et que tout se passe en même temps. Comme une performance en direct qui apparaît sur la scène et est magnifiquement exécutée. Les planificateurs d'événements considèrent les événements comme une série d'événements plus petits qui s'emboîtent comme des pièces d'un puzzle pour aboutir à l'événement final. Donc, en tant que planificateurs, nous commençons au début. Ce qui est plusieurs semaines ou mois avant qu'un événement réel ait lieu.

Commencez par le début

Lorsque vous décidez par où commencer votre liste de contrôle pour la planification d'événements, pensez à établir une base solide pour votre événement.Avant de choisir les schémas de couleurs et de commander des fleurs, vous devez aborder les bases. De la signature des contrats à la négociation d'un bloc de chambres, tout doit être inscrit sur votre liste de contrôle, peu importe la taille de la liste. La clé est d'abord de prendre soin de toutes les tâches qui peuvent être complétées à l'avance pour permettre plus de temps dans votre calendrier pour les choses à faire qui se produisent plus près de la date de l'événement.

Quelques exemples d'éléments à inclure dans votre liste de contrôle d'événement:

• Signer des contrats (avec le client, le lieu, les fournisseurs, etc.).
• Confirmer la date et l'heure avec le lieu
• Location de divertissement (groupe, haut-parleur, etc.)
• Bloc sécurisé
• Invitations par courrier
• Sélectionner le menu
• Embaucher le serveur
• Confirmer le clients
• Visite du site
• Confirmer la configuration de la salle

Prévoir un délai supplémentaire

Avec chaque élément de votre liste d'événements, ajoutez du temps supplémentaire. Si la date d'envoi des invitations est le 15 mars, mettez un article sur votre liste pour que les invitations soient prêtes à être envoyées le 8 mars, une semaine avant. Cela vous donne un peu plus de temps si quelque chose va de travers avec les invitations ou si vous êtes en retard pour une autre raison.

Inclure les rappels sur votre liste de contrôle

Il ne suffit pas d'écrire «signer un contrat avec un traiteur» sur votre liste de vérification, puis cochez la case une fois rempli.

Vous devrez vous assurer que le traiteur a reçu une copie du contrat et vous a retourné une copie signée. Donc, pour chaque gros article que vous ajoutez à votre liste de contrôle, incluez un rappel. Par exemple, "Suivi avec traiteur re: contrat. "Ajouter un autre, rappel plus tard qui se lit" Reçu contrat signé du traiteur ". Il n'est pas rare de s'attaquer à une tâche et de la considérer comme terminée lorsque celle-ci n'est vraiment terminée que de votre côté.