ÉLéments que vous devez avoir sur votre liste de contrôle pour la planification d'événements

Chaque planificateur d'événements digne de ce nom sait qu'une liste de contrôle de planification d'événements est peut-être l'outil le plus précieux pour planifier un événement réussi. C'est l'outil de planification d'un événement qui vous met à l'aise lorsque vous vous réveillez au milieu de la nuit dans une sueur paniquée convaincu que vous avez oublié un détail important dans la planification de votre prochain événement. Avec une liste de contrôle complète de planification d'événements à vos côtés, vous pouvez aborder votre événement en toute confiance, sachant que vous n'avez rien oublié.

Et si vous vous considérez super organisé et que vous utilisez déjà une liste de contrôle lors de la planification d'un événement, vous avez rencontré des situations où vous avez réalisé (trop tard) que vous n'aviez pas suffisamment de détails. Où vous êtes-vous trompé?

Chaque événement nécessite une liste de contrôle de planification d'événements conçue en fonction de cet événement particulier et adaptée aux spécifications de chaque événement. Donc, chaque liste de contrôle de planification d'événement est différente. Cependant, il y a cinq éléments que vous devez avoir sur votre liste de contrôle de planification d'événement, peu importe si vous prévoyez une petite fête d'anniversaire ou une grande fonction d'entreprise.

Signer les contrats d'événement

Cela peut sembler évident, mais assurez-vous de signer - et de recevoir des copies signées en retour - tous les contrats dont vous avez besoin pour votre événement. Cela inclut les contrats d'événement avec le client, le lieu, les fournisseurs, l'hôtel, le divertissement, etc. Une poignée de main ferme est une bonne façon de faire des affaires, mais pas de s'engager à travailler pour un client. .

Obtenez tout par écrit et ne faites aucun travail ou dépensez un centime sur la planification de votre événement jusqu'à ce que tous les documents ont été signés et livrés. Si vous êtes un planificateur d'événements qui a besoin d'un contrat d'événement pour vos services événementiels, cliquez ici.

Confirmer la date et l'heure de l'événement

Vous êtes au plus près des étapes de planification de cet événement.

Comment quelqu'un pourrait-il avoir mal la date? Les fournisseurs ont souvent d'autres affaires à venir. Les clients peuvent convenir d'une date et d'une heure pour l'événement, puis oublient simplement de vous informer du changement de plan. Avant de commencer à planifier votre événement, vérifiez la date et l'heure de début et de fin, et notez-les par écrit pour que tout le monde soit sur la même page.

Embaucher de l'aide supplémentaire

Ne sous-estimez pas la valeur d'avoir de l'aide supplémentaire le jour de votre événement. Il y a toujours quelque chose à laquelle il faut faire attention et la plupart des planificateurs d'événements sont déjà trop occupés à gérer l'événement pour se consacrer aux situations qui se présentent. Embaucher de l'aide supplémentaire est une étape importante qui est souvent négligée jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour embaucher le meilleur personnel de l'événement pour le travail en cours. Ne pas se contenter des restes quand il s'agit d'embaucher le personnel de l'événement.Placez cet élément sur votre liste de contrôle des événements et sécurisez le personnel le mieux formé avec l'expérience dont vous avez besoin et qui correspond au budget de votre événement.

Effectuez une visite guidée du site

Rien ne se compare à la visualisation de quelque chose dans votre esprit, tout comme l'expérience de première main. Effectuer une visite du site de l'événement avec votre client et vos fournisseurs est une étape cruciale dans le processus de planification d'un événement.

Il s'agit d'une occasion de poser des questions, de répondre aux préoccupations et de s'entendre sur l'aménagement de la salle, le décor, le placement des inscriptions et le déroulement général de l'événement. Souvent, même lorsque nous pensons communiquer clairement, notre vision de quelque chose contraste fortement avec ce que quelqu'un d'autre envisage en fonction de notre description. Faites un tour de l'espace physique pendant les étapes de planification afin qu'il n'y ait pas de surprises le jour de l'événement.

Inclure des rappels au suivi

Dans le monde idéal, il suffit de parler à quelqu'un une fois pour que le travail soit fait. Malheureusement, le vrai monde du travail ne fonctionne pas de cette façon ou du moins pas dans le domaine de la planification d'événements. Avec autant de détails à gérer et plusieurs joueurs impliqués à différents stades de l'événement, il est facile de se perdre.

Ainsi, lorsque vous développez votre liste de contrôle de planification d'événements pour vous tenir organisé et dans les délais impartis, incluez des rappels pour certains suivis. Par exemple, si vous avez parlé avec le traiteur des idées de menu, incluez un élément sur votre liste de contrôle de planification d'événement: «Suivi du traiteur sur le menu proposé» et «Planification de la dégustation avec le traiteur». telle chose que de confirmer quelque chose trop de fois.