Politique sur les conflits d'intérêts pour votre conseil d'administration

Qu'est-ce qu'une politique sur les conflits d'intérêts? Pourquoi est-il nécessaire?

La plupart des sociétés sont préoccupées par les conflits d'intérêts pour leurs dirigeants et leurs membres du conseil d'administration. Un membre du conseil, par exemple, doit se concentrer sur les préoccupations de la société et non sur des intérêts extérieurs.

Les membres du Conseil ne peuvent pas laisser leurs intérêts personnels interférer avec les décisions qu'ils prennent en tant qu'administrateurs. Ainsi, presque toutes les sociétés ont des politiques et des déclarations de conflit d'intérêts qu'elles exigent que les administrateurs signent.

Qu'est-ce qu'un conflit d'intérêts?

Voici quelques exemples de situations susceptibles de créer un conflit d'intérêts pour un membre du conseil d'administration:

• Si le membre du conseil a un intérêt commercial extérieur dans une société concurrente de la société dont il est membre > Si le membre du conseil a connaissance des décisions du conseil qui peuvent avoir une incidence sur le cours des actions de la société
• Si le membre du conseil a connaissance d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente imminente.
• Si un membre du conseil entretient une relation personnelle avec un employé de l'entreprise.

Notez qu'il peut y avoir ou non un crime impliqué. Ce n'est généralement que l'apparence d'irrégularité ou de conflit d'intérêts qui cause des problèmes.

Quand préparer une politique sur les conflits d'intérêts

Une politique sur les conflits d'intérêts devrait être rédigée par l'avocat de votre société et signée par tous les membres du conseil lors de la première réunion du conseil d'administration ou lors de leur adhésion.

Aucun membre du conseil ne devrait être autorisé à servir sans avoir signé cette politique.

Devoirs des membres du conseil d'administration

Une politique sur les conflits d'intérêts devrait décrire les fonctions des membres du conseil:

Devoirs fiduciaires, pour les questions financières et juridiques. Les questions fictives impliquent des responsabilités pour s'occuper des intérêts commerciaux. Cette responsabilité fiduciaire comprend toutes les autres responsabilités du conseil.

• Devoir de loyauté, mettant les responsabilités du conseil d'administration au-dessus d'autres intérêts extérieurs
• Devoir de confidentialité, confidentialité des transactions et informations issues des réunions du conseil d'administration et des affaires de l'entreprise.
• Intérêts extérieurs

Les politiques sur les conflits d'intérêts obligent les membres du conseil à divulguer des intérêts extérieurs contraires aux intérêts de la société. Ces conflits d'intérêts potentiels comprennent les relations ou les responsabilités (personnelles, financières et autres). La politique permet aux membres du conseil d'empêcher un administrateur de participer à des discussions, des rapports ou des votes sur un problème. Le membre peut également se récuser (se pardonner) de cette question.

Conflit d'intérêts continu

Si un conflit d'intérêts est important, continu et inconciliable, et s'il entrave la capacité de la personne à remplir ses fonctions, une politique sur les conflits d'intérêts donne à l'organisation le droit pour retirer la personne de la position.

Politique type sur les conflits d'intérêts

Une politique sur les conflits d'intérêts pour un conseil d'administration peut inclure:

Définitions, telles que «personne intéressée» et «intérêt financier»

• Discussion sur l'obligation de divulguer et déterminer si un conflit d'intérêts existe
• Procédures pour régler le conflit d'intérêts, par le particulier ou le conseil
• Que se passe-t-il si le conseil détermine ou a des motifs raisonnables de croire qu'il y a eu violation d'un conflit d'intérêts > Discussion sur la rémunération des administrateurs de l'organisation et son effet sur la fonction du conseil
• Exigence d'un examen annuel de la politique sur les conflits d'intérêts, divulgation des intérêts externes et nouvelle signature de la politique.
• Les politiques de conflit d'intérêts signées pour chaque membre du conseil font partie des registres de la société et doivent être conservées dans le registre ou le fichier de la société.
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