De quoi parler dans les réunions de l'équipe de projet

En tant que chef de projet, vous devez organiser des réunions d'équipe de projet au moins une fois par mois, souvent plus fréquemment. Vous pouvez les avoir une fois par semaine ou même, sur des projets rapides, tous les jours.

Même si vous réunissez tout le monde - que vous le fassiez virtuellement ou en personne - les réunions de votre équipe de projet couvrent régulièrement les mêmes sujets.

Voici de quoi parler lorsque vous réunissez votre équipe de projet lors d'une réunion.

Statut du projet

L'essentiel de toute réunion d'équipe de projet sera une discussion sur l'état d'avancement du travail. Cela peut prendre plusieurs formes, mais la plus courante consiste à contourner chaque individu et à lui demander d'expliquer ses progrès. Cette revue d'état vous donne un moyen de suivre l'état global du projet.

C'est aussi une bonne idée de regarder vers l'avenir: en plus d'un rapport de situation de chacun sur ce qu'ils ont terminé, vous devriez leur demander ce qu'ils doivent faire ensuite. Cela conduit à un: "Et avez-vous besoin d'aide à ce sujet? "Conversation pour que l'équipe ait une chance de demander et de s'entraider.

Problèmes liés au projet

Les problèmes liés au projet sont des événements qui ont causé un problème sur votre projet. Cela pourrait être quelque chose de ne pas avoir assez de gens à un promoteur de projet paresseux pour ne pas avoir une analyse de rentabilisation. (Vous n'avez pas de business case? Découvrez comment en écrire un ici.)

Risques du projet

Parlez des risques du projet que vous avez actuellement sur votre registre des risques.

Ensuite, donnez aux gens la possibilité d'identifier les nouveaux risques qu'ils ont pu identifier depuis la dernière réunion.

Si un nouveau risque est soulevé, discutez-en en équipe et déterminez vos prochaines étapes.

Charge de travail

Votre réunion d'équipe est l'endroit idéal pour discuter de la charge de travail des membres de l'équipe. Qui a trop de travail?

Qui peut en prendre plus? Quelqu'un veut-il apprendre une nouvelle compétence et cette compétence est-elle démontrée par quelqu'un d'autre dans un avenir pas trop lointain? Pourraient-ils travailler l'ombre?

Si rien d'autre, cette discussion vous permet de savoir que la charge de travail que vous allouez à l'équipe est OK. Si ce n'est pas le cas, il vous avertit rapidement que vous devrez faire quelque chose à ce sujet, par exemple en déplaçant les attributions de tâches entre les individus pour mieux aplatir les frais généraux de l'équipe dans son ensemble.

Absences à venir

Il est utile d'avoir une idée de qui est parti en vacances et des vacances à venir qui pourraient affecter la capacité des membres de l'équipe à assumer des tâches ou à compléter leur travail existant. Souvent, vous constaterez que les chefs d'équipe ne vous transmettent pas ces informations et que vous dépendez des personnes elles-mêmes pour vous informer de leur absence.

Il peut s'agir d'absences pour congés maladie, de congé de paternité ou de vacances nationales dans leur pays dont vous ne saviez rien - comme vous pouvez le constater, ce type de discussion est particulièrement important pour les équipes internationales et virtuelles.

Autres questions

Vous avez toujours le temps, à la fin de la réunion, d'apporter des points supplémentaires qui n'ont pas été abordés dans la discussion principale.

Vous n'avez peut-être pas besoin de cette fois, auquel cas vous pouvez mettre fin à la réunion plus tôt. Cependant, vous pourriez bien constater qu'il y a des sujets que vous avez oubliés et que d'autres jugent importants et que vous souhaitez discuter avec l'équipe - c'est ce que AOB (Any Other Business) est pour.

Donnez la parole à la personne avec AOB pour discuter de leur point. Gardez un œil sur l'heure et si vous pensez que cette discussion mérite plus de temps que vous ne pouvez le faire maintenant, suggérez que l'objet soit correctement couvert lors de la prochaine réunion ou que vous vous rencontriez séparément pour en parler en détail.