Avis de retenue de réserve iRS - Que faire?

Qu'est-ce qu'un avis de rétention de sauvegarde IRS? Que dois-je faire quand j'en reçois un?

La retenue d'impôt à la source est la retenue d'impôt exigée pour les non-employés (y compris les entrepreneurs indépendants) et les autres transactions. Les employeurs ne sont pas tenus de retenir l'impôt sur le revenu des non-employés, à moins que le numéro d'identification du contribuable ne puisse être vérifié. En d'autres termes, les employeurs doivent retenir l'impôt sur le revenu des non-employés si le numéro d'identification du contribuable du non-employé ne peut être vérifié.

Dans ce cas, vous recevrez un avis de l'IRS. Cet article explique ces avis et explique ce que vous devez faire lorsque vous les recevez.

Qu'est-ce qu'un avis «B»? Que dois-je faire si je reçois cet avis?

Un avis «B» est un avis de retenue de réserve de l'IRS indiquant que le numéro d'identification fiscale du non-employé est manquant ou incorrect. Lorsque vous recevez le premier avis IRS, vous devez:

1. Commencer immédiatement les retenues à la source au taux de 28% de la paie de ce non-employé, au plus tard 30 jours après la réception de l'avis
2. Envoyer une copie de l'avis «B» au individuel.
3. Envoyer à l'individu un formulaire IRS W-9 et demander qu'il soit rempli et retourné à vous d'envoyer à l'IRS.

Si vous ne trouvez pas le contribuable, le contribuable refuse de remplir le formulaire W-9, ou l'avis «B» est retourné comme non distribuable, vous devez immédiatement commencer sauvegarde retenue (28% taux d'imposition) des paiements effectués à cette personne .

Qu'est-ce qu'un deuxième avis "B"? Que dois-je faire avec cet avis?

Le deuxième avis B indique au contribuable individuel de contacter l'IRS ou l'Administration de la sécurité sociale pour obtenir un numéro d'identification de contribuable correct. En tant qu'employeur, vous n'êtes pas tenu de faire quoi que ce soit, sauf de continuer à retenir l'impôt sur le revenu des paiements du contribuable.

Qu'est-ce qu'un avis «C»? Que dois-je faire lorsque je reçois cet avis?

Un avis «C» est un avis de retenue de réserve de l'IRS indiquant que le non-employé a un revenu sous-estimé et est assujetti à une retenue d'impôt de réserve. Lorsque vous recevez le premier avis «C», vous devez:

1. Commencer immédiatement les retenues à la source au taux de 28% sur la paie de ce non-employé, au plus tard 30 jours après avoir reçu l'avis
2. Envoyer ou donner un copie de l'avis «C» à l'individu.

Si vous recevez un avis «B» ou un avis «C», vous devez continuer à retenir jusqu'à ce que vous soyez informé par l'IRS de votre rétention.

En cas de doute sur ce qu'il faut faire, commencez toujours par sauvegarder la retenue sur le paiement effectué à un particulier (au taux de 28%). Laissez le contribuable trier le problème d'identification des contribuables avec l'IRS.

Déclaration et paiement de la retenue de la réserve à l'IRS

Lorsque vous retenez la retenue de la retenue sur le revenu d'une personne, vous n'avez pas terminé avec l'IRS.Vous devez payer ces impôts retenus à l'IRS, faire un rapport sur les paiements que vous avez effectués, et inclure l'information sur la retenue de réserve sur le 1099-MISC de la personne.

Effectuer des retenues à la source de sauvegarde

Les retenues à la source de sauvegarde ne sont pas effectuées selon le même processus que pour le revenu des employés. Effectuez les paiements séparément en utilisant le transfert électronique de fonds (TEF).

• Si le montant total de toutes les retenues à la source de sauvegarde est inférieur à 2 500 $ pour l'année, vous pouvez effectuer des paiements avec le formulaire de rapport annuel (formulaire IRS 945) (voir ci-dessous).
• Si le total est supérieur à 2 500 $, utilisez l'horaire semestriel ou mensuel. Mais rappelez-vous de ne pas inclure ces paiements avec ceux de l'employé pour déterminer quel calendrier utiliser.

Voir le chapitre 11, Publication IRS 15, pour plus de détails.

Déclaration des retenues sur les retenues à la source

Vous devez déclarer les versements que vous avez recueillis pour les retenues à la source, sur le formulaire 945, Déclaration annuelle de l'impôt fédéral sur le revenu retenu. Le formulaire 945 est dû au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition. Ainsi, pour la retenue de réserve 2016, vous devez déposer le formulaire 945 auprès de l'IRS avant le 31 janvier 2017.

Voir les instructions pour le formulaire 945 pour plus d'informations.

Reporting Retenue d'impôt annuelle sur les retenues à la source pour les entrepreneurs indépendants

Assurez-vous d'inclure le total des retenues à la source de sauvegarde pour chaque travailleur sous contrat sur leur formulaire 1099-MISC pour l'année. Donnez-le à la personne et le déposer auprès de l'IRS au plus tard le 31 janvier de l'année suivante.

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