Quelle est la procédure comptable appropriée pour les processeurs de paiement en ligne?

De nombreuses entreprises utilisent désormais des processeurs de paiement en ligne pour gérer leurs transactions. Bien qu'ils soient souvent moins chers et plus pratiques que les processeurs de paiement traditionnels, ils peuvent nécessiter de légers ajustements de vos méthodes comptables traditionnelles. Voici comment enregistrer correctement ces transactions.

Quand devriez-vous enregistrer les revenus des processeurs de paiement en ligne?

Lorsque vous comptabilisez des revenus provenant de processeurs de paiement en ligne, cela dépend si vous utilisez la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse.

Dans la comptabilité d'exercice , vous devez enregistrer immédiatement toutes les ventes en tant que revenus. Si vous effectuez une vente le 31 décembre 2016, indiquez ce revenu pour 2016 même si le processeur de paiement ne vous envoie pas les fonds avant 2017.

En comptabilité de caisse , cela dépend de quand vous êtes dans contrôle des fonds.

• Si vous utilisez un processeur de paiement qui fonctionne comme un compte bancaire, vous devez considérer votre processeur de paiement comme un compte de caisse et enregistrer la vente lorsque le processeur de paiement a l'argent. Cela s'applique aux processeurs de paiement comme PayPal qui vous permettent de conserver des fonds, d'envoyer de l'argent à d'autres personnes / entreprises, et de choisir quand transférer des fonds vers un autre compte.
• Si vous utilisez un processeur de paiement qui fonctionne comme un chèque par la poste, vous devez considérer votre processeur de paiement comme un compte débiteur et enregistrer la vente lorsque l'argent est dans votre compte bancaire. Cela s'applique aux processeurs de paiement comme Stripe qui balaient automatiquement les fonds sur votre compte bancaire selon un calendrier fixe et ne vous permettent pas d'accéder aux fonds avant cela.

Comment gérez-vous les frais de traitement?

De nombreuses entreprises ne comptabilisent à tort que les fonds nets qu'elles reçoivent de leur processeur de paiement en tant que ventes. Vous devez déclarer vos revenus bruts en tant que ventes et déduire les frais de processeur de paiement en tant que dépense. Lorsque vous utilisez la comptabilité en partie double, vous devez avoir un compte en espèces ou un compte débiteur pour les fonds détenus par le processeur de paiement et un compte de dépenses pour les frais de traitement de paiement.

Saisissez chaque transaction comme suit:

1. Débitez le compte de caisse de votre processeur de paiement pour le montant total de la vente.
2. Créditez le compte de votre revenu des ventes pour le montant total de la vente.
3. Attribuez un crédit au compte de paiement de votre processeur de paiement pour les frais de processeur de paiement.
4. Débitez votre compte de frais de processeur de paiement pour les frais de processeur de paiement.
5. Lorsque vous retirez des fonds sur votre compte bancaire, créditez le compte de caisse de votre processeur de paiement du montant du transfert.
6. Débitez le compte bancaire pour le montant du transfert.

Il y a beaucoup d'entrées à faire, mais c'est la seule façon de garder vos livres avec précision. Les services de comptabilité externalisés et les spécialistes des technologies comptables peuvent vous aider à connecter votre processeur de paiement et vos comptes bancaires pour créer automatiquement les entrées pour vous.Lorsque la configuration est correcte, cela devrait presque éliminer les exigences d'entrée manuelle et de tenue de livres fastidieuses ainsi que réduire le risque de données inexactes.

Que faites-vous si vous recevez un formulaire 1099-K?

Si vous acceptez plus de 20 000 $ en paiements et effectuez plus de 200 transactions par le biais d'un processeur de paiement, vous recevrez un formulaire 1099-K à la fin de l'année. Ce formulaire est à titre informatif seulement, et vous ne l'entrez pas dans une ligne sur votre déclaration de revenus.

Les revenus déclarés sur le 1099-K devraient déjà être inclus dans vos ventes totales. Utilisez les lignes de dépenses appropriées pour saisir les retours, les frais ou toute autre réduction du revenu. Si l'un des revenus de votre 1099-K ne provenait pas des ventes, comme un propriétaire effectuant un investissement supplémentaire avec sa carte de crédit personnelle, n'ajoutez pas ce revenu aux ventes. Omettez-le ou incluez-le sur la ligne appropriée de votre déclaration de revenus.

Le formulaire 1099-K ne constitue une source d'information pour l'IRS que s'il décide d'auditer votre entreprise. Si vous faites appel à un conseiller fiscal professionnel, à un service de tenue de livres externalisé ou à d'autres contrôles comptables rigoureux, vous serez en mesure de démontrer facilement que vous avez correctement déclaré vos profits et vos pertes. La bonne tenue des dossiers, les bons contrôles de saisie des données et les systèmes automatisés devraient tous servir à répondre à vos besoins généraux en matière de traitement des paiements.