Comment lire et approuver un ordre d'événement de banquet (BEO)

Les sites veulent s'assurer que les grands événements se déroulent sans encombre ou, s'il y a un problème, ils veulent s'assurer que ce n'est pas leur faute. Dans cet esprit, ils créent des ordres d'événement de banquet (BEO) soigneusement conçus que les coordinateurs d'événements doivent signer. Bien qu'il puisse être difficile de poursuivre si un BEO n'est pas suivi à la lettre, il s'agit à tous égards d'un contrat légal; certainement, il devrait être lu attentivement avant d'être signé.

Qu'est-ce qu'un ordre d'événement banquet (BEO)?

Presque tous les événements majeurs prévus dans un hôtel ou un établissement d'événements spéciaux nécessitent un ordre d'événement de banquet ou BEO, un contrat qui décrit tous les détails de l'événement. Si vous êtes un planificateur d'événements, vous devez vous familiariser avec les BEO afin de vous assurer que tous les détails sont correctement couverts.

L'accord est souvent décrit sur un formulaire qui détaille les sélections pour la nourriture et les boissons, audio / visuel, la configuration de la pièce, y compris les centres de table, les besoins en personnel et tous les autres éléments liés à votre événement. Inclus dans le BEO est une liste ventilée des coûts que vous devrez payer.

L'accord inclut très probablement des «blocs» d'informations dans des sous-rubriques, telles que les coordonnées, l'horaire, la nourriture et les boissons, la configuration de la salle, l'audiovisuel, les conditions et les blocs de signature.

Lecture de la commande d'événement de banquet

Bien qu'il soit évident que vous devez lire le BEO et accepter les termes décrits dans l'accord, assurez-vous de lire également les petits caractères.

Assurez-vous d'être bien informé de ce que vous acceptez, y compris tous les coûts.

Vérifiez que les éléments suivants sont décrits dans la section générale du BEO:

• Informations sur le contact sur site, y compris un numéro de téléphone portable
• Utilisation de l'espace pour le jour de l'événement (double contrôle les espaces mentionnés sont les espaces que vous avez réellement visités)
• Heure de début, de fin et de fin de l'événement
• Nombre total d'invités prévu

Arrangements concernant les aliments et les boissons

Une section du BEO sera consacrée aux arrangements de nourriture et de boisson. Vous voulez vous assurer que les éléments suivants sont détaillés dans cette section:

• Le menu entier, y compris tous les cours
• Tous les éléments d'un buffet, et comment chaque station sera installée et positionnée dans la salle
• Comment le lieu a l'intention de répondre aux besoins des clients qui ont des problèmes diététiques particuliers (comme les régimes sans gluten ou végétariens)
• Heures de service
• Des articles spéciaux concernant le service, comme le vin et l'eau pétillante sur les tables
• tous les prix des aliments
• Liste détaillée de l'alcool, des marques d'alcool et des bières disponibles au bar

Mise en place de la salle

Le BEO doit décrire précisément l'ensemble de la pièce mise en place. Cela comprend:

• Placement des tables
• Nombre de places par table
• Placement des stations d'alimentation
• Emplacement des divertissements (et détails concernant l'hébergement des artistes si nécessaire, y compris l'entreposage du matériel, boire, changer d'espace, etc.
• Emplacement de la ou des barres

Certains BEO peuvent même inclure un schéma de la pièce mise en place.

Audiovisuel et fournisseurs extérieurs

Des arrangements audiovisuels apparaîtront parfois sur un BEO, mais étant donné que de nombreux sites contractent des services audiovisuels à un tiers, il pourrait bien y avoir un contrat distinct.

S'il est inclus dans le BEO, assurez-vous que tous les détails sont finalisés avant de signer le contrat.

Termes et Conditions

Tous les contrats, y compris les BEO, sont assortis de conditions que vous devez respecter. Assurez-vous de connaître tous les termes et conditions avant de signer le document. Par exemple, quelles sont les conditions de l'accord en cas d'annulation? Comment les différends seront-ils réglés si, par exemple, un invité glisse et tombe?

Il est important de poser toutes les questions au responsable de l'installation et de confirmer les détails auprès de votre client avant de signer. Une fois que vous avez signé le BEO, c'est un contrat contraignant.