Comment approuver un chèque à votre entreprise

Croyez-le ou non, vos clients veulent encore émettre des chèques (et vous pourriez même préférer les chèques, compte tenu des coûts de traitement des paiements par carte de crédit et de la possibilité de rétrofacturation). Vous avez probablement l'habitude de déposer des chèques à personnellement , mais qu'en est-il des chèques d'affaires? Le processus d'approbation n'est pas très différent - vous n'aurez qu'à ajouter quelques étapes parce que le chèque est payable à votre entreprise.

Endosser le chèque

Pour valider le chèque, rendez-vous dans la zone d'endossement au dos du chèque. C'est la courte section en haut où il est écrit "Endorse Here". "Votre approbation complète ira idéalement dans cette zone au-dessus de la ligne (bien qu'il y ait une certaine marge de manœuvre), alors planifiez à l'avance. Quelques obstacles à tout garder compact comprennent:

Vous avez un nom d'entreprise long
Des signatures multiples sont requises
Des restrictions que vous ajoutez occupent de l'espace supplémentaire (voir ci-dessous)

Maintenant , pour compléter l'endossement:

Ecrivez le nom de l'entreprise
Signez votre nom
Ecrivez votre titre (Président, Propriétaire, etc.)
Restreindre le chèque - si vous voulez

Si vous acceptez un grand volume de chèques (plus de quelques par jour, par exemple), vous pourriez en avoir marre de tout ce qui écrit. Vous pouvez également approuver vos chèques en utilisant un tampon (disponible auprès des imprimeurs de chèques et des magasins de fournitures de bureau). Renseignez-vous auprès de votre banque pour connaître les exigences avant de commander un timbre. Il se peut que vous ayez des instructions pour que tout se passe bien.

Restreindre l'endossement

Lorsque vous endossez un chèque, vous autorisez celui qui l'a à percevoir l'argent. C'est généralement très bien, car votre banque va collecter l'argent et déposer ces fonds sur votre compte. Cependant, si un chèque est perdu ou volé après son endossement, un voleur pourrait éventuellement encaisser le chèque ou faire déposer ces fonds dans un compte différent .

Un endossement restrictif réduit votre risque. Vous pouvez limiter ce qui arrive aux fonds après votre endossement (par exemple, vous pouvez empêcher que le chèque soit encaissé). La restriction la plus courante consiste à écrire "Pour dépôt seulement sur le compte 123456" (en utilisant votre propre numéro de compte, bien sûr), ce qui signifie que le chèque doit être déposé sur le compte que vous spécifiez.

Encaisser le chèque

Vous devrez probablement déposer la plupart des chèques émis à votre entreprise. Mais qu'en est-il de encaisser ces chèques - est-il possible d'encaisser les chèques émis à une entreprise? C'est le cas, mais c'est difficile. Votre meilleur pari pour obtenir de l'argent est d'utiliser votre propre banque (où vous avez votre compte courant) après que votre compte a été utilisé activement pendant un certain temps.

Quel est le problème? Les chèques émis à une entreprise sont plus compliqués.Si un chèque vous est payable à titre individuel, c'est simple: l'argent vous appartient, alors la banque doit simplement vérifier votre identité pour encaisser le chèque. Mais les entreprises sont des entités légales, elles peuvent avoir plusieurs propriétaires, et elles peuvent nécessiter l'approbation de plusieurs personnes pour retirer ou dépenser de l'argent. À moins d'être dans votre propre banque, un caissier ou un représentant du service à la clientèle ne saura pas qui est autorisé à recevoir de l'argent du compte d'entreprise - ce qui équivaut à encaisser le chèque; pour tout ce qu'ils savent, vous 999 pouvez être autorisé, mais vous pourriez tout aussi bien être un employé mécontent ou un voleur qui a volé le chèque du courrier. Plutôt que d'encaisser des chèques, vous pourriez obtenir plus de certitude quant au paiement d'un programme de vérification des chèques

faisant partie d'un service de vérification des chèques. Avant d'accepter un chèque, vous fournissez les numéros de compte bancaire et de routage des chèques des clients à votre fournisseur de vérification des chèques. Si ces contrôles sont connus pour rebondir, vous serez averti. Certains services garantissent également que vous serez payé même si un chèque encaisse (bien que le service vous dise de rejeter les chèques risqués et ne garantira pas ces chèques). Agir comme une entreprise Vous faites ce qu'il faut si les clients écrivent des chèques à votre entreprise. Vous agissez comme une entreprise légitime, et - en supposant que vous avez tout fait correctement et en évitant les garanties personnelles - vous pouvez limiter votre responsabilité personnelle si quelque chose arrive à l'entreprise.

Cependant, le traitement des chèques d'affaires entraîne des frais supplémentaires et des inconvénients, de sorte que vous pourriez être tenté de demander aux clients de faire des chèques à

vous

(à titre individuel). Vous pourriez même être tenté de déposer des chèques d'affaires dans votre compte personnel; vous êtes déjà à la banque, et l'argent finira par venir à vous de toute façon - alors, quel est un autre chèque? Les banques ne sont pas censées déposer ces chèques d'affaires dans votre compte personnel (à moins que vous ne signiez le chèque, qui est également peu susceptible d'être approuvé). Mais dans de nombreux cas, personne ne le remarque et vous pouvez vous en sortir. Si la banque remarque

, les choses peuvent devenir compliquées (et coûteuses), il est donc préférable d'éviter cette pratique. Même si vous êtes en mesure d'obtenir des chèques d'affaires dans votre compte personnel, il est vraiment

préférable d'utiliser un compte de chèques d'entreprise pour le revenu de votre entreprise. L'utilisation de votre compte personnel met vos biens personnels en péril, et il pourrait y avoir d'autres conséquences. Si vous avez besoin de plus de raisons, et de quelques conseils sur la façon d'ouvrir un compte (abordable), consultez notre page sur l'ouverture d'un compte bancaire professionnel.