Que faire si vous perdez des documents d'affaires lors d'une catastrophe?

Si votre entreprise a été touchée par un sinistre, comme un ouragan, une tornade ou une tempête de neige, vous devez pouvoir reprendre vos activités immédiatement. Une chose importante à prendre en compte lors de la planification d'une catastrophe opérationnelle est de savoir comment stocker et récupérer vos dossiers d'entreprise.

Que se passe-t-il si vous perdez vos documents commerciaux en cas de sinistre? C'est un double whammy. Vous avez deux problèmes ici:

Premièrement, vous n'avez pas les enregistrements pour supporter les déductions fiscales en général et,

Deuxièmement, vous n'avez pas d'enregistrements pour supporter les pertes dues à la catastrophe.

Prise en charge des déductions fiscales en cas d'indisponibilité des documents

L'IRS exige des entreprises (et des particuliers) qu'elles fournissent des enregistrements à l'appui de leurs déductions fiscales professionnelles ou personnelles. Si vous n'avez pas de dossiers commerciaux pour appuyer les déductions et que vous faites l'objet d'une vérification, vous avez un dilemme. La réglementation fiscale stipule que «l'indisponibilité des documents d'un contribuable ne dispense pas le contribuable du fardeau de démontrer son droit aux déductions réclamées».

Vous devrez tenter de reconstituer ces documents commerciaux perdus. Mais si les documents ont été perdus ou détruits lors d'une catastrophe commerciale, que faites-vous?

Prise en charge des dommages liés aux sinistres lorsque les documents ne sont pas disponibles

En cas de sinistre qui endommage vos dossiers professionnels, suivez un processus en deux étapes.

Premièrement, documentez que la catastrophe s'est produite. Dans une affaire récente (2014) de la Cour canadienne de l'impôt, la Cour a reproché au contribuable parce qu'il n'avait jamais signalé la catastrophe.

Dans ce cas, un contribuable a prétendu que les dommages causés par les inondations avaient entraîné la non-récupération de ses documents commerciaux, mais il n'a pas documenté les dommages causés par les inondations avec une réclamation d'assurance ou d'autres preuves. Si vous ne pouvez pas prouver que les documents ont été perdus ou détruits, l'IRS peut supposer que vous ne les avez pas en premier lieu.

Le meilleur moyen de documenter une catastrophe est de déposer une réclamation d'assurance. Même si vous vivez dans une zone sinistrée, l'IRS n'a aucun moyen de savoir si votre entreprise a subi une perte à moins que vous n'ayez mis la perte par écrit.

Comment documenter les pertes commerciales

Vous aurez besoin de vos registres d'actifs pour documenter les pertes subies par les biens de l'entreprise, y compris les véhicules, l'équipement, les meubles et les accessoires. Signaler les pertes occasionnées par les pertes dans votre déclaration de revenus d'entreprise ou personnelle. Publication IRS 547 décrit le processus de détermination des déductions pour pertes, y compris la réduction de la juste valeur marchande.

Vous pouvez également demander une assistance auprès de la FEMA (l'agence fédérale d'assistance d'urgence en cas de catastrophe) ou déposer une demande d'assistance en cas de sinistre auprès de la Small Business Administration.

Selon le cas de la Cour de l'impôt mentionné ci-dessus, si vos documents commerciaux sont perdus ou détruits, vous devez faire un «effort sérieux et persuasif» pour reconstituer vos dossiers commerciaux.

Reconstitution des enregistrements après un sinistre

L'IRS dispose d'une excellente publication qui explique comment reconstruire vos enregistrements en cas de sinistre.

Sur ces formulaires, vous devez fournir la «base des coûts» et la «base ajustée» pour toute propriété appartenant à votre entreprise.

Pouvez-vous faire ça? Avez-vous des dossiers qui montrent ce que vous avez payé pour ce genre de choses?

Protéger les documents commerciaux contre les sinistres

Bien entendu, le meilleur moyen de garantir la pérennité de votre entreprise est de la protéger avant la catastrophe.

Sauvegardez les enregistrements et amenez-les à un endroit sûr, loin de votre entreprise. Sauvegardez-les en ligne, aussi.

En savoir plus sur la protection des enregistrements professionnels contre les sinistres.

Que faire maintenant avant qu'une catastrophe ne frappe votre entreprise

1. Configurez votre système de gestion des documents de votre entreprise pour avoir tous les documents dont vous avez besoin à des fins fiscales.

2. Faites en sorte que vos documents commerciaux soient à l'abri des catastrophes, autant que possible.

3. Sauvegardez vos enregistrements.

Pour plus d'informations

Source: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Références IRS que vous pourriez trouver utiles:

Publication IRS 547: Pertes, désastres et vols

Publication IRS 584-B: Carnet des pertes commerciales, accident et sinistres