Vidéo: Benalla, l’oligarque russe et les enregistrements #cdanslair 08.02.2019 2025
Vous voulez savoir quels enregistrements d'employés conserver en tant qu'employeur? L'employeur maintient quatre dossiers d'enregistrement des employés pour chaque employé. De plus, l'employeur conserve d'autres dossiers d'employés pour tous les employés.
Voici d'autres renseignements sur les dossiers des employés que l'employeur voudra conserver et rendre accessibles aux employés, et parfois à leurs superviseurs et gestionnaires.
- Un fichier personnel est conservé pour chaque employé. Ces dossiers personnels contiennent des documents confidentiels et sont gérés et gérés par le personnel des ressources humaines. Les dossiers du personnel sont les principaux dossiers des employés utilisés par l'employeur, l'employé et le gestionnaire de l'employé dans certaines entreprises. Dans d'autres - et je recommande cette approche - l'accès au dossier du personnel est limité aux RH et à l'employé sous supervision. Les documents typiques d'un dossier personnel comprennent la demande d'emploi, un formulaire de contact d'urgence, l'historique des mesures disciplinaires documentées, un curriculum vitae, le reçu de l'employé, les feuilles d'approbation de l'employeur, l'évaluation périodique , ou un plan de développement des performances, des certificats de formation et des preuves de présence, et des informations de contact personnelles actuelles concernant chaque employé.
Tous les fichiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque fichier personnel contient des documents identiques. La documentation du rendement d'un employé n'appartient pas au dossier personnel à moins que cela ne justifie une action disciplinaire, une récompense ou tout autre signe d'accomplissement exceptionnel. Ces notes sur les performances quotidiennes font partie du fichier que les responsables suivent pour suivre les performances, les objectifs et les contributions de leurs employés.
- gèrent également les enregistrements des employés. Les fichiers de paie contiennent un historique des emplois, des départements, des changements de rémunération, des saisies, des prêts et d'autres informations essentielles au paiement d'un employé et à la conservation d'une copie des antécédents de rémunération de l'employé. Le fichier de paie contiendra également l'historique des formulaires gouvernementaux tels que W-2, W-4 et les documents de retenue de sécurité sociale remplis par l'employé. Le fichier contiendra également des informations sur les avantages sociaux et l'autorisation de retirer des paiements du chèque de paie de l'employé.
Un dossier médical - de l'employé est également conservé. Les dossiers des employés figurant dans le dossier médical ne sont accessibles à personne à l'exception du personnel désigné des ressources humaines et de l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. Les dossiers médicaux contiennent des notes de médecin, des documents de demande de FMLA, des informations sur les tests de médicaments, des informations physiques requises et d'autres documents de ce type concernant la santé médicale d'un employé ou de sa famille. Les dossiers médicaux, en raison de la confidentialité des dossiers des employés, bénéficient du plus haut degré de sécurité et de confidentialité.Il est recommandé que les dossiers médicaux soient conservés dans des tiroirs à dossiers verrouillés qui sont verrouillés dans une pièce qui n'est pas accessible aux employés autres que le personnel désigné des RH.
- contiennent les enregistrements d'employés qui sont conservés pour tous les employés dans un fichier distinct des autres enregistrements d'employés. Les employeurs conservent ce registre d'employés distinct des autres dossiers des employés afin de maintenir la confidentialité des employés auprès des représentants du gouvernement et d'autres entités autorisées à examiner les employés I-9. Garder les I-9 dans un endroit séparé fera en sorte que si vous êtes sélectionné pour un examen fédéral de dossier I-9, les employés du gouvernement n'auront accès à aucun autre dossier concernant l'employé ou son emploi avec votre organisation.
Ces enquêtes augmentent chaque année, alors assurez-vous que vos employés ont correctement rempli les formulaires I-9 ou vous pouvez être passible d'amendes et potentiellement d'une peine d'emprisonnement.
Vous devez avoir une politique d'affichage des dossiers du personnel dans le manuel de votre employé et la suivre sans discernement en ce qui concerne les demandes des employés de consulter leurs fichiers.
Si un employé envoie une demande écrite de copie de son dossier personnel après avoir quitté votre emploi, vous devez lui en envoyer une copie. Vous pouvez facturer l'ancien employé pour le temps et des copies si vous le souhaitez, mais je ne crois pas que beaucoup d'employeurs le font.
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