Que sont les procès-verbaux des réunions et qui les enregistre?

Les minutes de réunion sont la documentation écrite ou enregistrée utilisée pour informer les participants et les non-participants de ce qui a été discuté et de ce qui s'est passé pendant une réunion. Les procès-verbaux des réunions sont généralement pris ou enregistrés pendant la réunion afin que les participants aient un compte rendu de ce qui s'est passé pendant la réunion.

Les minutes comprennent généralement:

• les noms des participants,
• les points de l'ordre du jour couverts,
• les décisions prises par les participants,

• les actions de suivi engagées par les participants,
• dates d'échéance pour l'accomplissement des engagements, et
• tout autre événement ou débat méritant d'être documenté en vue d'une révision future ou d'un historique.

Des comptes-rendus de réunions exemplaires se concentrent sur les décisions prises lors de la réunion et les engagements pris par les participants. Les engagements sont accompagnés des dates d'échéance et de tous les autres détails nécessaires pour une compréhension partagée par les participants à la réunion.

Compte-rendu de réunion en tant que document historique

En tant que document historique, ils sont également utiles pour documenter les idées clés ou les discussions qui ont mené à la prise d'une décision. Par exemple, répondre à des questions plus tard quand un membre de l'équipe dit, "ce que nous pensions quand nous avons choisi cet objectif."

Des procès-verbaux de réunion efficaces présentent les cinq alternatives discutées par l'équipe et la raison principale pour laquelle l'une a été sélectionnée par rapport aux autres voies disponibles.

Les minutes de réunion efficaces pour une réunion d'affaires type n'ont pas besoin d'enregistrer toutes les discussions.

Ils n'ont pas non plus besoin de dire qui a dit quoi. Ils ne devraient pas non plus documenter ce que chaque participant dit en détail. Dans l'exemple donné, un preneur de notes efficace résume la discussion plutôt que d'écrire chaque mot.

(Reconnaître que cette règle est différente pour d'autres types de réunions dans des situations telles que les actions en justice, les audiences judiciaires, etc.

Ces procès-verbaux exigent un enregistrement exact de la conversation et des déclarations.) réunion de travail ne pas.

Quand et comment partager le compte rendu de la réunion

Idéalement, les procès-verbaux des réunions sont distribués aux participants à la réunion par voie électronique à la fin de la réunion. Pour ce faire, les participants ont un avis immédiat de leurs engagements et des délais. Si cela n'est pas possible (par exemple, le preneur de notes veut corriger les erreurs), le preneur de notes devrait diffuser le procès-verbal dans les 24 heures suivant la réunion.

Le procès-verbal rappelle les engagements pris par les membres de l'équipe lors de la réunion. Ils aident les participants à transférer leurs engagements de réunion à leurs calendriers et à faire des listes. Ils servent de rappel de tout élément qui doit atteindre les participants avant la prochaine réunion.

(Cela peut éliminer l'un des problèmes les plus significatifs des réunions, en général: distribuer des informations lors de la réunion pour que les participants passent la réunion à lire plutôt qu'à interagir.) Après tout, l'interaction n'est-elle pas l'objet d'une réunion? Pour toute autre chose, vous avez des outils comme email et Yammer.

Vous voudrez examiner le compte rendu de votre réunion précédente au début de la prochaine réunion afin que les gens puissent vérifier leur exactitude et les prochaines étapes.

Les procès-verbaux des réunions contribuent efficacement à la réussite des réunions lorsque les procès-verbaux sont écrits et distribués en temps opportun. Cela est particulièrement vrai lorsqu'une équipe a établi des normes solides qui soutiennent son succès commercial.

Comment les organisations traitent-elles les procès-verbaux des réunions?

Critique pour la réussite d'une réunion, le preneur de notes ou l'archiviste documente la réunion pour les participants, l'historique et les employés qui ont besoin de savoir ce qui s'est passé lors de la réunion. Sans les minutes de réunion complètes, les chances de succès de la réunion sont diminuées.

L'employé qui prend les minutes de réunion est généralement un membre de l'équipe et prend les notes tout en participant à la réunion. Dans les réunions qui ont des procédures juridiques ou gouvernementales, ramifications, ou des exigences telles que les audiences, les réunions du conseil d'entreprise ou les dépositions, une personne non participante prend le procès-verbal et enregistre souvent les procédures.

L'employé qui enregistre les procès-verbaux doit avoir l'oreille attentive aux détails pour pouvoir les enregistrer avec précision. L'employé doit également effectuer plusieurs tâches de manière efficace pour participer à la réunion tout en enregistrant les minutes.

Dans certaines réunions, le même employé prend le procès-verbal à chaque réunion. Dans d'autres, le rôle de preneur de minutes passe de l'employé à l'employé. À l'instar de la direction de réunion, le rôle du preneur de notes renforce le leadership, la communication et les compétences en leadership de réunion efficace.

Quelles sont les exigences d'un preneur de notes d'une réunion?

Les exigences pour l'enregistreur ou le preneur de notes incluent:

• Enregistrer avec précision les décisions, les engagements et les principaux points de discussion lors d'une réunion.
• Notez les actions que les membres de la réunion se sont engagés à faire en même temps que la date d'échéance que les membres se sont engagés à prendre. Les éléments d'action portent un nom, mais la discussion générale ne précise pas qui a dit quoi lors des réunions informelles sur le lieu de travail.
• Passez en revue les principales décisions et les affectations ou les engagements volontaires et les mesures à prendre à la fin de la réunion afin que les participants puissent examiner et se mettre d'accord sur les événements et les engagements avant de quitter la réunion.
• Le responsable de la réunion peut demander au preneur de notes de récapituler la discussion périodiquement pendant une réunion.
• Au cours d'une série de réunions, le preneur de notes prend une minute pour revoir le procès-verbal de la réunion au début de la prochaine réunion. Les employés présents peuvent ajouter ou corriger tout ce qu'ils désapprouvent dans le procès-verbal.
• La distribution d'une copie du procès-verbal de la réunion dans les 24 heures suivant la réunion a été la recommandation standard des facilitateurs de réunions pendant des années.Maintenant, cependant, l'enregistreur a probablement pris les minutes sur un appareil électronique tel qu'un ordinateur portable ou un iPad. Ainsi, le preneur de notes devrait distribuer les notes de réunion après un examen rapide de l'orthographe, de la grammaire et de la clarté - souvent au cours ou dans les minutes de la réunion.

L'enregistreur est un rôle qu'une réunion doit avoir pour s'assurer que les résultats d'une réunion sont communiqués et mis en œuvre par les participants. Sans les notes, les participants doivent s'appuyer sur la mémoire des autres participants. Garanti, ce n'est pas un bon plan.

La documentation d'une réunion du preneur de notes est nécessaire au succès d'une réunion, tout comme la documentation est nécessaire pour améliorer les performances des employés.

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