En utilisant le formulaire I-9 pour vérifier l'admissibilité à l'emploi - FAQ

Avant de finaliser l'embauche de nouveaux employés, vous devez remplir une liste de nouveaux documents d'embauche. Un document important dans cette liste est le formulaire I-9 - Vérification de l'admissibilité à l'emploi.

Version du formulaire I-9 MISE À JOUR: Le formulaire I-9 est mis à jour périodiquement par les services américains de la citoyenneté et de l'immigration (USCIS). Assurez-vous d'avoir le dernier formulaire. L'USCIS a une date requise après laquelle le dernier formulaire révisé doit être utilisé.

Actuellement, le formulaire à utiliser est celui qui expire le 31/09/2019. Ce formulaire doit être utilisé à compter du 18 septembre 2018. Pour plus d'informations sur les dates de révision du formulaire I-9, vous pouvez vous inscrire et recevoir des mises à jour par courrier électronique de l'USCIS.

Qu'est-ce que le formulaire I-9?

Formulaire I-9, ou Formulaire de vérification d'admissibilité à l'emploi, est utilisé pour fournir la documentation qu'un employé nouvellement embauché est autorisé à travailler aux États-Unis. Tous les nouveaux employés doivent remplir ce formulaire et fournir (1) identité et (2) admissibilité à l'emploi.

Où puis-je me procurer le formulaire I-9?

Le formulaire I-9 est fourni par le Service des douanes et de l'immigration des États-Unis (USCIS), que les employés et les employeurs peuvent utiliser pour vérifier l'admissibilité à l'emploi. Vous pouvez obtenir ce formulaire en ligne en format PDF; les instructions sont incluses. Vous pouvez également aller sur le site Web d'USCIS pour obtenir une copie du formulaire et voir les instructions

Comment puis-je savoir que j'ai la version la plus à jour du formulaire I-9?

Regardez la date d'expiration dans le coin supérieur droit.

La version actuelle du formulaire I-9 a une date d'expiration du 31/03/2016. Cette version du formulaire doit être utilisée par les employeurs pour vérifier l'emploi après le 7 mai 2013. Le formulaire est également disponible en espagnol.

Suis-je tenu d'utiliser le formulaire I-9 pour tous les nouveaux employés?

Oui, vous devez avoir en votre possession une copie du formulaire I-9 pour chaque employé de votre entreprise.

Un formulaire I-9 est-il nécessaire pour les entrepreneurs indépendants?

Les employeurs n'ont pas besoin d'utiliser un I-9 pour vérifier l'admissibilité au travail des entrepreneurs indépendants, puisque ces travailleurs ne sont pas des employés. Assurez-vous simplement que toute personne travaillant pour vous est correctement classée (employé vs entrepreneur indépendant)

Un formulaire I-9 est-il nécessaire pour un travailleur indépendant?

Non, car un travailleur indépendant est un propriétaire d'entreprise et non un employé. Une exception: Les propriétaires d'une société travaillent comme employés. Dans ce cas, il pourrait être prudent de remplir le formulaire I-9 et de l'avoir dans le dossier de chaque propriétaire / employé.

Quand dois-je demander à un employé de remplir le formulaire I-9?

USCIS spécifie le moment précis où vous devez demander à un nouvel employé de remplir ce formulaire. Vous devez demander au nouvel employé de remplir la section 1 du formulaire I-9 au plus tard le premier jour de travail, mais vous ne pouvez pas exiger que cette personne remplisse cette section avant d'accepter un emploi dans votre entreprise.

Que se passe-t-il si un employé ne parvient pas à produire des documents de vérification?

Vous avez le droit de refuser d'embaucher ou de congédier un employé nouvellement embauché qui ne produit pas les documents de vérification d'emploi requis dans les jours ouvrables suivant l'embauche.

Et si je ne suis pas sûr des documents?

Vous devez regarder les documents fournis par chaque employé et vous devez les accepter s'ils semblent authentiques.

Vous pouvez demander ces documents au Department of Homeland Security, mais ils ne vérifieront pas les documents spécifiques à moins qu'ils ne soient soumis via le système E-Verify.

Puis-je être accusé d'une violation s'il y a un problème avec l'I-9 ou les documents?

Vous ne pouvez pas être accusé de violation si le formulaire I-9 est correctement rempli et rempli et que vous avez conservé le formulaire, même si l'employé est déterminé à ne plus être autorisé à travailler aux États-Unis. bonne foi "défense.

Un nouvel I-9 est-il nécessaire pour chaque employé si une entreprise est vendue?

Si une entreprise en acquiert une autre, il existe deux moyens d'action concernant le formulaire I-9 et la vérification de l'admissibilité à l'emploi: a) le nouveau propriétaire peut demander un nouvel employé I-9 pour TOUS; les employés peuvent être traités comme des employés permanents, donc aucune nouvelle vérification n'est nécessaire.

Quel que soit le plan d'action, tous les employés doivent être traités de la même manière.

Lire la suite: Instructions étape par étape pour remplir le formulaire I-9.

Les informations contenues dans ces réponses sont destinées à être brèves et n'incluent pas toutes les questions fréquemment posées. Pour plus de détails et plus de questions, voir cette publication du Department of Homeland Security (DHS) pour les employeurs.