Remplir le formulaire I-9 Vérification de l'admissibilité à l'emploi

Le formulaire I-9 sert à vérifier l'admissibilité des employés aux États-Unis. Loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (1986) oblige les employeurs à vérifier l'admissibilité au travail de tous les employés embauchés. La vérification comprend à la fois l'identité et l'admissibilité au travail. L'employé atteste de la validité de l'information en fournissant des documents, et l'employeur confirme avoir examiné les documents. Les employeurs sont tenus de conserver le formulaire en cas d'inspection.

Le formulaire I-9 sert également de base à une vérification supplémentaire par l'employeur, en utilisant le système E-Verify.

Avant de commencer Remplir le formulaire I-9

Ayez sous la main des exemplaires du formulaire I-9 avant de commencer à embaucher votre premier employé. Assurez-vous d'avoir la version la plus récente du formulaire I-9. Le formulaire actuel, avec date d'expiration 31/03/2016, doit être utilisé par les employeurs pour vérifier l'emploi après le 7 mai 2013.

Des exemplaires du formulaire I-9 (format PDF) sont disponibles sur le site Web des services douaniers et de l'immigration des États-Unis (USCIS). Ce formulaire peut être rempli en ligne, puis imprimé pour les signatures.

Le formulaire I-9 doit être rempli au moment de l'embauche et vous (l'employeur) devez conserver tous les formulaires I-9 pour tous les employés. Si le formulaire est rempli complètement et que vous avez accepté les documents présentés par l'employé, vous pouvez congédier l'employé si vous constatez que l'employé a déformé son statut d'admissibilité au travail ou si les formulaires présentés par l'employé ne sont pas valides .

Remplir la section 1 - Renseignements sur l'employé et attestation

Section 1 est remplie par l'employé. L'employé doit inclure le nom, le nom de jeune fille, l'adresse et la date de naissance. L'employé doit inclure le numéro de sécurité sociale, mais ce numéro est facultatif sauf si votre entreprise utilise le système E-Verify.

L'employé atteste alors de son statut - l'un des suivants:

citoyen des États-Unis

ressortissant non-citoyen des États-Unis

résident permanent légal (y compris numéro d'étranger) > Alien autorisé à travailler (y compris numéro d'étranger ou numéro d'admission) jusqu'à (inclure la date d'expiration, le cas échéant)

Quelqu'un peut aider l'employé à remplir la section 1 du formulaire I-9. La section

Préparateur et / ou Traducteur Certification doit être remplie par l'assistant. Assurez-vous d'imprimer le nom et l'adresse de l'assistant. Remplir la section 2: Examen et vérification par l'employeur

La section 2

est remplie par l'employeur. Vous devez examiner les documents nécessaires pour vérifier à la fois (a) l'identité et (b) l'admissibilité au travail de l'employé. Notez que les documents de la liste A, comme un passeport américain, vérifient l'identité et l'éligibilité au travail. Les documents de la liste B vérifient l'identité et les documents de la liste C vérifient l'éligibilité au travail.Vous devez avoir un document de CHACUNE de la Liste B et de la Liste C si vous n'avez pas de document de la Liste A. Documents Acceptables

Une liste

de documents acceptables est incluse 9 forme. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les documents acceptables, y compris des exemples de documents, dans le manuel de l'USCIS pour les employeurs. Une note sur les cartes de sécurité sociale: Vous ne pouvez pas accepter une carte de sécurité sociale feuilletée ou une carte de sécurité sociale qui stipule «non valable à des fins d'emploi». Les impressions de l'administration de la sécurité sociale montrant des informations de sécurité sociale pour un employé ne sont pas des remplacements acceptables pour une carte de sécurité sociale.

Les documents qui vous sont présentés pour vérification doivent correspondre au statut d'admissibilité attesté par l'employé. Si les documents qui vous sont présentés ne correspondent pas au statut attesté par l'employé, vous ne pouvez pas les accepter. Par exemple, si un employé atteste qu'il ou elle est citoyen américain, mais qu'il vous montre une «carte verte», vous ne pouvez pas accepter le document.

Dates d'expiration des documents

Certains documents, comme un passeport ou une autorisation de travail, ont une date d'expiration. Les documents qui ont expiré ne sont pas acceptables pour la vérification. Si un document expire dans le futur, vous devez l'accepter, mais prenez note de la date d'expiration dans votre système de tenue de dossiers des employés. Si un document expire et que l'employé ne fournit pas un nouveau document indiquant une date d'expiration future, cet employé n'est plus admissible à travailler aux États-Unis. Si votre entreprise est inspectée, vous pourriez être passible d'amendes et de pénalités pour continuer d'employer cette personne. .

Documents originaux seulement

Tous les documents présentés doivent être des originaux. Les photocopies ne sont pas acceptables. Si vous avez une question à savoir si un document est une copie, recherchez un timbre ou un sceau d'un organisme gouvernemental des États-Unis ou d'une entité d'un état, d'un comté ou d'une administration municipale.

Si un document porte un nom différent du nom donné par l'employé sur l'I-9, posez des questions. De légères variations d'orthographe des noms sont acceptables tant que le document semble être authentique et qu'il a trait à la personne.
Après avoir examiné les documents et avoir raisonnablement déterminé qu'ils sont à la fois (a) authentiques (pas des copies ou autrement discutables) et (b) liés à l'employé nommé, vous devez attester sous peine de parjure que, au mieux de votre connaissance, l'employé est autorisé à travailler aux États-Unis. Indiquez la date à laquelle l'employé a commencé à travailler pour votre entreprise. Signez, datez, imprimez votre nom et votre titre et incluez l'adresse de l'entreprise.

Section 3 Mise à jour et revérification

La section 3 est utilisée pour mettre à jour les informations sur les documents qui ont expiré et permet d'ajouter une nouvelle date d'expiration au document.

Conservation des copies de documents

Si votre entreprise utilise le système E-Verify, gardez des photocopies de tous les documents. Si vous n'utilisez pas E-Verify, vous n'avez pas besoin de conserver des copies de documents. Si vous gardez des copies, faites-le pour TOUS les employés.

Une fois le formulaire I-9 rempli - Que faire?

En tant qu'employeur, vous devez conserver une copie du formulaire I-9 rempli pour tous les employés. Vous n'avez pas besoin de soumettre ce document à une agence gouvernementale américaine.

Les détails de cet article sont fournis pour vous aider, en tant qu'employeur, à comprendre les conditions requises pour remplir le formulaire I-9. Ils ne sont pas destinés à être inclusifs. Assurez-vous de lire tout le document I-9 pour vous assurer que vous remplissez ce document complètement et correctement.

Corriger les erreurs

Corriger les erreurs sur le formulaire I-9 dans le même était que vous le feriez pour d'autres documents importants. N'utilisez pas le voile blanc ou essayez d'effacer l'erreur. La procédure standard pour corriger les erreurs dans les documents importants est:

Parcourez les informations incorrectes (assurez-vous que les informations peuvent encore être lues)

• Effectuez la modification
• Datez et paraphez la modification.
• Conseils pour remplir le formulaire I-9

En tant qu'employeur, vous pouvez désigner un employé ou une autre personne pour remplir les parties de l'employeur du formulaire I-9. Mais, dit l'INS, «si quelqu'un d'autre remplit le formulaire I-9 en votre nom, il ou elle doit assumer toutes les responsabilités de l'I-9.»

1. Un employé peut recevoir de l'aide pour remplir la section 1. S'assurer que l'aide complète Le bloc "Certification préparateur et / ou traducteur" bloque la signature de l'employé.
   Plus d'informations - réponses aux questions sur le formulaire I-9

2. Voir cet article avec les réponses aux questions fréquemment posées sur le formulaire I-9 et la vérification de l'éligibilité à l'emploi
   Vous devez protéger les informations privées fournies par les employés. Formulaire I-9 et sur les pièces justificatives. Utilisez cette information à des fins I-9 UNIQUEMENT et stockez les documents dans un endroit sûr et sécurisé, comme un classeur verrouillé auquel seules quelques personnes de confiance ont la clé.

3. Certaines agences d'emploi des États-Unis peuvent vérifier l'admissibilité à l'emploi et certifier les employés qu'elles vous envoient. Assurez-vous d'obtenir et de conserver une copie de la certification de votre état dans ce cas.