Vidéo: 6 astuces afin d’améliorer la productivité et participation dans les salles de réunion modernes 2025
L'économie et d'autres facteurs politiques ont eu un impact énorme sur la façon dont les réunions d'affaires sont perçues, et les planificateurs d'événements ont été confrontés à une pression accrue pour trouver des moyens d'éviter la participation insuffisante aux réunions d'affaires. conventions.
Même dans une économie en croissance, les frais de voyage sont souvent perçus comme trop élevés pour ce type d'événements et de nombreux professionnels choisissent simplement de s'en passer.
Malgré ce changement, la plupart des entreprises et des organisations voient encore l'impact important des réunions. Daniel Fortin, président de DNL Events and Logistics à Montréal, au Canada, a déclaré: "Rien ne peut remplacer la synergie qui peut se créer lorsque les gens se réunissent." Dans l'économie d'aujourd'hui, l'organisation de réunions fructueuses peut signifier mettre l'accent sur la tenue de réunions locales et centralisées qui réduisent les coûts de déplacement, mais plus important encore, cela signifiera utiliser ces dix conseils pour accroître la participation aux réunions.
Effectuer des rappels
Une fois les invitations initiales envoyées, rappelez et suivez les appels téléphoniques vers le plus grand nombre possible d'invités, lancez une invitation personnelle et recommandez-leur de participer à l'événement. Historiquement, le suivi téléphonique augmente considérablement la participation aux réunions d'affaires. Assurez-vous de parler de l'événement à venir lors d'autres événements commerciaux. Le bouche à oreille peut toujours être un excellent moyen de créer un buzz, ce qui nous amène à la prochaine astuce.
Passez le mot
Diffusez les nouvelles de votre événement partout et à tout endroit, y compris les publications locales, les publications nationales, les publications des membres, les publications professionnelles, les bulletins personnels et tout autre outil de communication disponible. Assurez-vous de penser aux outils qui atteignent votre public cible.
Promouvoir en ligne (site Web de l'entreprise, médias sociaux et courriel)
Affichez les détails de l'événement sur le site Web de votre entreprise.
Faites la promotion de l'événement dans votre blogue et dans votre bulletin électronique mensuel. Affichez les détails de l'événement sur les réseaux sociaux où votre public cible est actif, comme LinkedIn, Facebook et Twitter. Encouragez les membres de votre organisation à faire de même. Demandez-leur de partager le lien de l'événement avec leurs relations, leurs amis et leurs abonnés. Si vous participez à des communautés en ligne pertinentes telles que les forums de l'industrie, faites la promotion de votre événement dans ces communautés.
Incorporer des invitations partout
Une autre façon de faire passer le mot aux invités potentiels est de lancer des invitations à se joindre à vous lors de vos événements dans toutes vos méthodes de communication d'entreprise. Ajoutez une ligne dans votre signature électronique avec un lien vers le site Web ou l'invitation de votre événement personnalisé. Si vous avez un message vocal ou un message en attente, assurez-vous d'inclure vos informations d'événement à venir dans votre message enregistré.
Utiliser votre réseau social et son réseau
Le réseautage social consiste à développer le groupe de personnes que vous considérez comme des amis, des clients, des partenaires commerciaux et des connaissances professionnelles. Obtenir la participation que vous recherchez est plus facile lorsque vos participants sont encouragés à apporter un invité ou une relation d'affaires. Et ne supposez pas que les gens de votre propre réseau connaissent déjà l'événement.
Ça ne fait jamais mal de tendre la main et de leur rappeler.
Inclure un conférencier invité Qui est un dessin
L'objectif de la réunion, le sujet, le thème et les conférenciers invités devraient être pertinents, frais et amusants. Un moyen efficace d'augmenter la participation aux événements d'affaires est de faire venir des conférenciers populaires, surtout s'ils travaillent dans la même industrie ou dans une industrie connexe. Vous devriez également envisager d'avoir un animateur qui sera interactif et divertissant.
Choisissez un événement important
Choisissez un nouvel événement et un lieu d'événement intéressant. Que le grand tirage soit la ville choisie ou le lieu lui-même, les gens sont plus susceptibles d'assister à un événement qui est pratique et offre une occasion de profiter d'une bonne ambiance. Assurez-vous que l'événement est dans un endroit pratique pour vos participants et envisagez d'autres commodités comme le stationnement ou les transports en commun pour le site.
Soyez créatif
L'objectif est de rendre un événement unique. Proposer de nouvelles activités utiliser un nouveau format interactif pendant la présentation; faire un effort pour être original. Soyez conscient de votre agenda. N'utilisez pas les cadeaux traditionnels à la fin lorsque les participants sont prêts à partir. Envisagez d'inclure une séance sur l'innovation qui engage les participants dans la planification de votre prochaine conférence / événement. Une séance amusante et informative aura un impact positif sur la participation à des événements futurs. Faites une séance de remue-méninges et rapportez les idées à votre comité de planification pour l'événement de l'année prochaine.
Envoyer des commentaires Sondages
Que vous incluiez ou non une séance de remue-méninges, optimisez votre réussite future en envoyant des enquêtes de satisfaction après l'événement. Toujours demander de futures suggestions de sujets et même des critiques constructives car obtenir ces commentaires est très utile pour la planification des réunions et des événements futurs.
Par exemple, certaines personnes préfèrent les séminaires le matin et d'autres préfèrent les programmes l'après-midi. Certains aiment les mardis et d'autres comme les jeudis. Dans votre sondage, découvrez ce que vos participants aiment et auraient aimé voir lors de l'événement. Le suivi est la clé de votre succès marketing.
Écouter et transmettre
Il est toujours important d'écouter les besoins de vos participants et des participants, mais si vous demandez des commentaires, assurez-vous de montrer que vous écoutez. Comme le dit le vieil adage, nous avons deux oreilles et une bouche, alors nous devrions écouter deux fois plus que nous parlons. Gardez toujours à l'esprit que la participation à votre événement peut être liée à la qualité des événements précédents que vous avez organisés. Construire une réputation d'écoute des besoins et des désirs de vos invités et la réalisation de ces promesses.
Plus de bons conseils
Pour obtenir d'autres bons conseils sur l'augmentation de votre participation aux réunions d'affaires lors de votre prochain événement, n'oubliez pas de consulter nos articles, Comment augmenter la participation aux séminaires et aux événements corporatifs.
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