Vidéo: Comment faire un brainstorming efficace 2025
Les réunions peuvent être très aléatoires. Ils peuvent être un excellent moyen de vérifier avec des collègues, fixer des objectifs, décrire des listes de tâches et faire avancer les choses, mais ils peuvent aussi être une énorme perte de temps si ce n'est pas fait correctement.
Ne perdez pas votre temps ou celui de votre collègue avec des réunions inutiles ou inefficaces qui ne prennent que de l'espace dans la journée. Suivez ces cinq conseils pour des réunions de projet géniales qui laisseront chacun se sentir accompli.
1. Définissez votre objectif
Avant même d'annoncer votre réunion, la toute première étape à suivre est de déterminer pourquoi vous souhaitez organiser une réunion en premier lieu. Ne tenez pas de réunions régulières juste pour les avoir. Chaque réunion devrait avoir un but précis, et cet objectif doit être décidé à l'avance.
Par exemple, le but de votre réunion peut être de partager des informations compliquées ou importantes avec les membres de votre équipe d'une manière rapide et efficace, de réfléchir à des options potentielles pour des projets actuels ou futurs, de faire une prendre une décision en équipe ou vérifier rapidement ce que tout le monde fait et ce que tout le monde doit faire ensuite.Lorsque vos réunions commencent avec un objectif clair et défini, non seulement elles se terminent plus rapidement, mais vous en faites beaucoup plus.
Une fois que vous saurez ce que sera votre réunion, il est essentiel de le faire savoir à tout le monde.
Le meilleur moyen de le faire est de créer et distribuer un agenda à l'avance. De cette façon, vous pouvez collecter toutes les informations et questions importantes à l'avance et tout le monde peut être prêt à discuter et à agir sur le sujet en question.
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3. Donner à chacun une chance de parler
Dans un effort pour gagner du temps et ramener tout le monde au travail, il peut être tentant d'avoir une personne qui présente la réunion pendant que tout le monde écoute.
Résistez à cette envie. Au lieu de cela, donnez à chacun une chance de parler qui veut ou doit. Cela vous permettra de vous assurer que les préoccupations et les objections de tout le monde sont prises en compte et peut même vous fournir d'autres idées que vous n'auriez pas envisagées auparavant.
4. Rédigez rapidement les minutes
Si votre réunion implique une prise de décision ou dure plus de cinq minutes, vous devez vous assurer que quelqu'un dans l'équipe du projet prend quelques minutes. Votre coordinateur de projet pourrait le faire. Non seulement ces minutes peuvent aider les personnes qui ont raté la réunion à se rattraper, mais elles servent également de rappel important des décisions prises et des mesures à prendre pour ceux qui étaient là. Rendez-les disponibles dès que possible.
Les souvenirs peuvent être difficiles. Ne donnez pas à vous-même ou à votre collègue la possibilité d'être en désaccord sur les décisions ou les plans qui ont été faits.Si le sujet de votre réunion est suffisamment important pour organiser une réunion, il est important de le faire par écrit.
5. Annuler si nécessaire
L'annulation d'une réunion planifiée peut laisser vos collègues se sentir soulagés ou aggravés - tout dépend de la façon dont vous vous en approchez. Par exemple, si vos collègues sont en retard sur le travail et qu'ils profiteraient d'une heure supplémentaire dans la journée, l'annulation de votre réunion peut être un énorme soulagement.
S'ils ont manqué d'autres engagements importants en raison de la réunion que vous avez programmée puis annulée, ne soyez pas surpris s'ils sont aggravés.
Ne vous sentez pas obligé de tenir une réunion juste parce que vous en avez prévu une. Si la réunion n'est plus nécessaire, l'information peut être obtenue d'une autre manière ou si une urgence survient, vous devez annuler. Assurez-vous d'annuler aussi longtemps à l'avance que possible, et de tenir les gens au courant de ce qui se passe et pourquoi. De cette façon, tout le monde peut utiliser son temps aussi efficacement et efficacement que possible.
En tant que chef de projet professionnel, vous devez vous assurer que toutes les tâches sont accomplies de manière aussi efficace et efficiente que possible, y compris des réunions. Utilisez ces cinq conseils, et vos réunions seront un atout, pas un gaspillage.
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