Comment tirer le meilleur parti des événements spéciaux de votre organisme sans but lucratif

Ce n'est pas toujours une question d'argent

Selon une étude largement citée par Charity Navigator en 2007, les événements spéciaux ne sont pas de bonnes sources de financement. En fait, selon l'étude, l'organisme de bienfaisance moyen dépense 1 $. 33 pour recueillir 1 $ en contributions aux événements spéciaux.

Mais la plupart des directeurs du développement savent que les événements spéciaux peuvent servir à plusieurs fins, et peut-être que la collecte de fonds est la moindre d'entre elles.

Élargir les objectifs de votre événement

Stephanie Roth, rédactrice du Grassroots Fundraising Journal, écrit que puisque les événements spéciaux ne soulèvent pas beaucoup d'argent rapide, mais Il faut beaucoup de gens - du pouvoir et du temps, il est crucial que les collecteurs de fonds prévoient accomplir d'autres tâches importantes à travers leurs événements.

Roth suggère que les événements spéciaux créent d'autres possibilités de collecte de fonds grâce à des méthodes «auxiliaires» de collecte de fonds. Parmi ces méthodes sont:

• Contributions en nature telles que les dons de nourriture, le lieu ou le divertissement. Pourquoi est-ce utile? Les contributions en nature sont plus faciles à obtenir d'une entreprise sans relation préalable. Mais, il pourrait être un pied dans la porte à d'autres contributions.
• Les parrainages sont couramment utilisés pour augmenter les revenus des événements. Les commanditaires paient pour divers avantages tels que la publicité à travers l'événement, une annonce dans le programme ou un logo de l'entreprise affiché en évidence.
• Les ventes aux enchères silencieuses vous permettent de facturer un événement que de nombreuses personnes peuvent se permettre, mais qui apportent ensuite plus de fonds grâce à l'enchère.
• Les livres d'annonces peuvent être donnés aux invités de l'événement. Le livre d'annonces est composé de s payés et comprend également des informations sur le but non lucratif. Les perspectives pour les acheteurs d'annonces comprennent les entreprises locales, les vendeurs, les entrepreneurs et même les donateurs qui veulent faire de la publicité pour un service.

• Des événements spéciaux peuvent également établir des relations, en aidant les donateurs potentiels à ressentir un lien avec votre cause. Un événement offre un «temps d'affrontement» important avec vos supporters, préparant parfois le terrain pour des cadeaux importants.
• Les événements sont l'occasion d'attirer de nouveaux donateurs et de les présenter à votre organisation. Pour ce faire, planifiez un événement qui aura un large attrait pour la communauté et facturez des frais d'entrée raisonnables ou rendez-le gratuit.
• Des événements spéciaux peuvent également générer beaucoup de publicité. Votre personnel de relations publiques trouvera de nombreuses façons de faire passer le mot, des dépliants aux entrevues avec les médias locaux et les médias sociaux. L'amélioration de la visibilité dans la communauté est essentielle à la réussite de la collecte de fonds.
• Utilisez des événements spéciaux pour offrir une expérience de collecte de fonds à vos bénévoles. Demandez-leur de contacter les donateurs, de les suivre et d'interagir avec eux pendant les événements. Ceci est particulièrement utile pour les membres du conseil qui hésitent à demander de l'argent aux donateurs. Ils peuvent acquérir de l'expérience de cette manière moins stressante.

Détails Do Matter

Il existe autant de types d'événements spéciaux que de types d'organismes sans but lucratif et de causes, mais vous planifiez le succès en découvrant ce qui a fonctionné pour d'autres organisations. N'hésitez pas à demander à vos pairs d'autres organismes sans but lucratif de partager leurs conseils pour réussir. Rappelez-vous que le succès est dans les détails. Voici quelques-uns des conseils fournis par les experts des événements spéciaux:

• Prenez des photos de chaque invité lors de l'événement et envoyez la photo avec une note de remerciement, ou partagez-la sur les médias sociaux.
• Renseignez-vous si les clients ont des besoins spéciaux tels que les besoins alimentaires avant l'événement.
• Placez les visiteurs officiels à la porte de l'événement (par exemple, si l'événement est organisé par une école, demandez aux élèves d'être des «greeters»).
• Fournir un enregistrement d'événement efficace.
• Donnez à chaque invité une carte indiquant: «Vous êtes assis à la table # ___. "
• Fournit un diagramme des emplacements des tables.
• Donnez des faveurs de table qui reflètent votre mission.
• Fournissez des menus imprimés individuels indiquant chaque cours qui sera servi.
• Dans votre programme écrit, mettez en évidence votre mission et le but de l'événement.
• Incluez un remerciement spécial de la part de quelqu'un qui bénéficiera de l'événement, par exemple les personnes que vous servez.
• Lors de la planification de votre événement, écrivez votre plan, créez un calendrier et recrutez des volontaires compétents.

Si vous vendez des billets

• Peu importe que votre événement soit élégant ou amusant, si vous n'accueillez pas les gens, vos efforts seront vains. La fréquentation n'est pas tant stimulée par la publicité que par la vente de billets.
  Vous avez besoin de beaucoup de bottes sur le terrain pour vendre des billets. Bien que ce soit la tâche la moins glamour, c'est essentiel. Recrutez beaucoup de bénévoles puisque, en moyenne, la plupart des vendeurs de billets bénévoles vendront environ cinq billets chacun.
• Essayez différents points de prix pour vos billets. Faites en sorte que la majorité des billets soient vendus pour tout le monde, mais offrez des billets plus chers qui offrent un avantage supplémentaire.
• Considérez votre événement comme un engagement à long terme, mais investissez dans des outils de rapport et d'analyse qui fourniront les commentaires dont vous avez besoin pour améliorer l'événement à chaque fois ou pour le laisser tomber s'il n'est pas productif.

Les événements spéciaux ne sont pas un moyen de recueillir beaucoup d'argent immédiatement, mais ils peuvent faire partie de votre stratégie de cultivation de donateurs et promouvoir votre travail. Prévoyez simplement de les utiliser avec parcimonie et de les rendre vraiment «spéciaux».