Conseils pour vous aider à préparer le formulaire 1099-MISC

MISE À JOUR: La date limite pour le dépôt des formulaires 1099-MISC et 1096 formulaires de transmission avec l'IRS a changé. Pour les formulaires de 2016, la date limite de dépôt est le 31 janvier 2017. Détails dans cet article sur les échéances du rapport annuel de la taxe sur la paie 2017.

Le mois de janvier est traditionnellement le moment de préparer la nouvelle année de paie. L'une de ces tâches de paie consiste à envoyer des rapports annuels aux travailleurs contractuels que vous avez payés l'année précédente. Le formulaire que vous devez envoyer aux entrepreneurs indépendants est le formulaire 1099-MISC.

Avant d'envoyer le formulaire 1099-MISC:

1. Vérifiez l'année sur les formulaires d'impôt.

L'IRS change ces formulaires chaque année, alors assurez-vous d'avoir la version de l'année en cours. L'année du formulaire est l'année du paiement, PAS l'année où vous remplissez le formulaire. Donc, si vous envoyez un formulaire 1099-MISC pour un travail en 2016 en janvier 2017, utilisez le formulaire 2016.

2. Envoyer 1099-MISC à des entrepreneurs indépendants, pas aux employés

Le formulaire 1099-MISC n'est pas destiné aux employés. Il doit être envoyé à des entreprises extérieures et des contractuels à qui vous avez payé au moins 600 $ pour l'année. En savoir plus sur comment savoir si vous devriez envoyer un 1099-MISC ou un W-2 à un travailleur. Et assurez-vous de savoir qui devrait recevoir un formulaire 1099-MISC.

3. Assurez-vous d'avoir un formulaire W-9 pour chaque bénéficiaire.

Avant d'envoyer un 1099-MISC à un entrepreneur indépendant, vous devez remplir un formulaire W-9. Le formulaire W-9 a pour but de vérifier le numéro d'identification fiscale de la personne.

Si vous ne recevez pas de formulaire W-9 d'un non-employé, ou si l'identification fiscale n'est pas valide, l'IRS vous notifiera que vous devez commencer à retenir la retenue sur les paiements effectués à cette personne.

4. Commandez les formulaires 1099-MISC et utilisez le bon formulaire

Si vous envoyez vos propres formulaires 1099-MISC (sommaire de fin d'année pour les entrepreneurs indépendants), il est maintenant temps de commander des formulaires pour cette année d'imposition.

Si vous avez un service de paie, vérifiez qu'ils ont ce dont ils ont besoin pour préparer ces formulaires en janvier.

Vous pouvez obtenir des formulaires 1099-MISC auprès des magasins de fournitures de bureau ou de l'IRS. Vous ne pouvez pas utiliser un formulaire 1099-MISC que vous téléchargez sur Internet car l'encre rouge de la copie A est spéciale et ne peut pas être copiée. Vous devez utiliser le formulaire officiel.

5. Vérifiez les erreurs avant de soumettre à l'IRS

erreurs courantes dans remplir les formulaires 1099 comprennent l'utilisation du formulaire pour la mauvaise année, ne pas utiliser le bon formulaire, envoyer le formulaire à la mauvaise personne ou société, omettant d'inclure toutes les informations demandées, et d'autres erreurs de formulaire.

6. Enregistrer les paiements dans l'année correcte

Assurez-vous que les paiements aux entrepreneurs sont enregistrés dans la bonne année. L'utilisation du concept comptable de réception présumée comme date à laquelle la personne a un accès illimité aux fonds est ce qui compte.Alors, mettez les paiements dans l'année correcte en utilisant la date de paie.

Si vous payez un travailleur contractuel pour la dernière semaine de décembre, mais que le chèque est daté de janvier, ce revenu compte vers janvier. Apprenez-en plus sur les délais de paiement aux entrepreneurs et aux fournisseurs à la fin de l'exercice, ainsi que sur les autres problèmes liés au calendrier des revenus et des dépenses de fin d'exercice.

En janvier, préparer et distribuer les formulaires / dossiers 1099-MISC avec les formulaires IRS

1099-MISC doivent être distribués aux non-employés au plus tard le 31 janvier de l'année suivante.

Les formulaires 1099-MISC pour 2015 doivent être remis au non-employé au plus tard le 31 janvier 2016.

À partir des formulaires de 2016, vous devez envoyer des copies de tous ces formulaires 1099-MISC au IRS, avec un formulaire de transmission (formulaire 1096) au plus tard le 31 janvier 2017.

En savoir plus sur la façon de préparer et de distribuer le formulaire 1099-MISC.