Conseils pour embaucher le meilleur planificateur d'événements ou producteur

Embaucher un planificateur d'événements ou un producteur externe n'est pas une tâche ardue, mais vous devez vous assurer de passer du temps à trouver les meilleurs planificateurs d'événements et à les trier attentivement avant de vous engager un événement.

Il y a un certain nombre de variables à considérer lors de votre sélection, y compris l'objectif de votre événement, le budget avec lequel vous travaillez, la raison pour laquelle vous embauchez à l'extérieur et les candidats disponibles pour le poste, et heureusement, nombre d'excellentes ressources que les entreprises peuvent utiliser pour choisir le meilleur planificateur d'événements ou producteur pour aider à créer leur événement d'entreprise.

Utilisez le guide suivant pour vous aider à déterminer si vous avez besoin d'un planificateur d'événements pour votre prochain événement d'entreprise, et si oui, comment sélectionner le meilleur candidat pour le travail.

Déterminez votre objectif et votre besoin pour le planificateur d'événements

La plupart des gens pensent que l'embauche d'un planificateur d'événements ou d'un traiteur commence par déterminer le budget de l'événement, mais il est plus important de commencer par définir pourquoi un événement en premier lieu. Avant de contacter une ressource externe ou interne qui vous aidera à planifier cet événement, vous devez être en mesure de partager les objectifs importants de l'événement. Répondez à vos propres questions pertinentes sur qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment - il y aura suffisamment de temps pour faire des ajustements plus tard.

Une fois que vous aurez défini vos objectifs, quelques idées claires commenceront à émerger sur le thème et le message que vous souhaitez transmettre lors de votre événement, mais surtout, vous voudrez déterminer quelles activités et les services dont vous avez besoin, la ressource externe à gérer en votre nom.

Vous voudrez déterminer le budget que vous avez pour un planificateur et s'il vous aidera à choisir le lieu, à construire les menus et à faire des recommandations sur les options de restauration, les conférenciers et les divertissements, soyez sur place le jour de besoins de production, et / ou aider à créer les documents de communication importants comme les invitations et la liste des invités.

Si vous planifiez votre événement seul et que l'un de ces besoins n'est toujours pas satisfait, il est possible que vous souhaitiez engager un planificateur d'événements pour gérer ces tâches et responsabilités.

Utilisez les sources locales pour trouver un planificateur d'événements qualifié

Souvent, les gens pensent que le bouche à oreille est le meilleur moyen d'embaucher un organisateur d'événements pour leur fête d'anniversaire, leur réunion d'affaires, leur week-end ou un autre type d'événement. et bien que cela aide certainement, ce n'est probablement pas l'approche la plus efficace.

Si vous essayez de trouver le meilleur planificateur d'événements pour votre affaire, il est préférable de faire des recherches sur quelqu'un d'expérimenté et qui jouit d'une solide réputation au sein de la communauté des planificateurs d'événements.Le bouche à oreille offre une opportunité de vente facile pour un planificateur désireux de trouver de nouveaux clients, mais la réputation des pairs est très efficace.

Qu'il s'agisse d'un événement social ou d'une réunion d'entreprise, les règles d'embauche d'un planificateur d'événements ou d'un traiteur restent les mêmes: vous voulez engager quelqu'un qui a l'expertise pour créer votre type d'événement.

Considérez les chapitres de groupes d'adhésion professionnels ou vérifiez auprès de la section nationale ou locale de Meeting Professionals International, de la International Special Events Society, de l'Association nationale des cadres de la restauration ou de l'Association of Wedding Professionals; Il est également important de savoir qui publie des articles dans leur secteur.

Si vous voulez savoir qui a la réputation de fournir des services ou de l'expertise dans un marché particulier, vérifiez auprès du bureau local des congrès et des visiteurs car de nombreux planificateurs sont des membres actifs et entretiennent également des relations avec les chambres de commerce locales; Une autre façon de trouver des experts est de contacter le service des ventes des congrès de l'hôtel - ils partageront avec vous en qui ils ont confiance.

Interviews et discussions sur les besoins de l'événement avec les candidats

La plupart des planificateurs d'événements seront impatients d'entendre parler de votre événement spécifique, mais ils fourniront d'abord de brefs détails et se concentreront un peu plus sur leur expertise. Au cours de cette période, vous devez réduire le nombre de candidats aux trois candidats les plus forts.

Vous devez ensuite demander à chaque planificateur d'événements ou à son entreprise de partager des informations sur son activité, son expérience des événements passés et sa planification des éventualités, en accordant une attention particulière à la réponse du candidat et aux questions de suivi. elle pourrait avoir pour votre entreprise, l'événement ou ses objectifs.

De bons planificateurs vous guideront à travers une discussion pour connaître les objectifs généraux, le calendrier, le budget, le nombre de visiteurs et les préférences personnelles de votre événement. Les bons planificateurs vous poseront des questions sur votre organisation et en apprendront davantage sur vos objectifs et votre événement particulier. Recherchez ces signes lors des entretiens pour trouver des candidats qui se démarqueront des autres.

Bien qu'il ne soit pas toujours possible de rencontrer quelqu'un en personne lors du premier tour d'interview, surtout si votre programme est en dehors de la ville, cela peut être une étape critique dans le choix du planificateur ou du producteur pour votre événement.

Les rencontres en face-à-face donnent un aperçu de l'expertise ou de l'expérience d'un planificateur dans son rapport avec l'équipe de votre entreprise qui aidera à créer cet événement. Vous choisirez un candidat qui a non seulement track record pour la production d'événements de qualité, mais aussi celui qui s'entend bien avec votre équipe.

Réduire les options et faire une sélection

Il ne suffit pas de suivre votre instinct, les conseils de vos amis ou même de vos collègues et collègues, ou la seule réunion en personne - c'est votre événement, et < votre nom et votre réputation y seront associées - vous devrez également vérifier les références de vos candidats.Assurez-vous de demander les noms des clients avec lesquels les candidats ont déjà travaillé, mais insérez également dans l'historique de chaque planificateur pour trouver des événements qu'il n'a peut-être pas mentionnés - vous pourriez découvrir qu'il ou elle a bâclé quelques événements avec un client particulier. Ne faites pas son CV. Une fois que vous avez vérifié que le candidat est bien avec votre entreprise, démontre une expertise dans le domaine et a une très bonne compréhension de l'événement que vous voulez produire avec lui, il est temps d'affiner votre sélection à un et écoutez ses idées sur l'événement. En fonction de vos objectifs et de vos idées, un bon planificateur d'événements vous présentera un plan qui vous aidera à réaliser votre thème. Si c'est une soirée privée et un dîner pour un groupe de personnes intimes, le planificateur devrait venir avec des idées qui comprennent les détails de votre programme.

À ce stade, le planificateur d'événements doit vous présenter des idées qui vous donneront l'impression d'avoir pris votre budget et doublé sa valeur. Cela devrait être évident dans la façon dont ils présentent leur vision pour votre événement.

Comparaison de votre budget avec le planificateur d'événements

En fonction des objectifs de votre événement, il est possible de créer une idée générale du coût de divers éléments de votre programme, qui varie en fonction du type d'événement hébergement et ce qu'il comprend. Beaucoup de gens qui organisent un événement pour la première fois tombent souvent dans le piège de vouloir planifier un événement de champagne sur un budget de bière, c'est pourquoi beaucoup de gens se tourneront vers leur planificateur d'événement pour l'aide.

Un candidat idéal prendra le budget que vous lui présentez et le transformera en quelque chose de magique, mais ces idées auront un prix et il est important que vous demandiez au planificateur de divulguer tous ses coûts et ses sources potentielles de ces frais seront couverts et incorporés dans le budget global - les frais de planificateur d'événements varieront d'un planificateur à un planificateur ou une société d'événements à la société de l'événement.

En fonction de la nature de votre événement, il vous sera demandé de fournir des dépôts, des documents et des contrats au planificateur d'événements et aux lieux et services de l'événement qu'ils offrent. C'est une façon parfaitement acceptable de gérer une entreprise, mais le meilleur conseil à ce stade est de demander conseil à un professionnel et de ne jamais signer un contrat qui n'a pas été examiné par votre propre conseiller juridique, surtout lorsque vous traitez avec des particuliers. mêmes ressources d'une grande entreprise.

Restez avec votre planificateur et soyez prêt à tirer et à réembaucher

La plupart des mauvaises histoires liées à la planification d'événements sont généralement le résultat d'un manque de suivi. La planification d'un événement nécessite une coordination efficace de la logistique et le renvoi à une tierce personne peut se retourner si le planificateur d'événements que vous avez engagé n'est pas entièrement responsable des buts et objectifs de votre entreprise pour l'événement.

Pour cette raison, en tant que responsable du recrutement, vous devez travailler en étroite collaboration avec le planificateur ou le producteur pour vous assurer que tous les éléments de la production se déroulent sans accroc: s'assurer que les lieux et les fournisseurs sont prêts pour l'événement. fait à chaque vendeur avant et après.Cela ne veut pas dire que la plupart des planificateurs d'événements ne livrent pas leurs services promis, cela signifie simplement que vous devez vous assurer que la logistique a été confirmée.

Si tout se déroule comme prévu, vous aurez un événement réussi et une excellente ressource de planificateur d'événements pour l'avenir, mais si le processus de planification ne fonctionne pas correctement pour les services convenus par écrit, il est important de vérifier si le projet correspond bien au planificateur.

Bien qu'il soit raisonnable d'être patient et de faire face à la logistique et à d'éventuels malentendus en cours de route, si vous ne recevez pas les services que vous souhaitez, vous devriez être prêt à avoir des discussions sérieuses. Si vous le devez, soyez prêt à utiliser un mauvais planificateur et ayez une option de sauvegarde en tout temps.