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Quatre mots devraient avoir leur place dans votre manuel de planification d'événements: Obtenez-le par écrit . La plupart d'entre nous ont entendu la phrase prononcée à un moment ou un autre. Avec raison Promesses faites au cours de la conversation peuvent facilement devenir un souvenir lointain ou complètement oublié. Obtenir les termes convenus par écrit sert à protéger les deux parties impliquées et est une nécessité dans les affaires. Savoir négocier les meilleurs contrats de planificateur d'événements est une étape importante sur la voie du succès.
Précisez les services que vous fournirez
Vous pouvez penser qu'en tant que planificateur d'événements, il est assez évident quels services vous fournirez. Raison de plus pour les décrire en détail. Les planificateurs d'événements offrent une vaste gamme de services; le but ici est d'établir ce que vous allez fournir pour éviter toute confusion plus tard. Que ce soit la sélection du menu, les arrangements floraux ou le choix du lieu, indiquez clairement les éléments qui sont de votre responsabilité. Une fois signé, vos responsabilités seront limitées aux éléments spécifiques inclus dans le contrat de planificateur d'événements.
Lire entre les lignes
Lors de l'examen des contrats d'événement, faites attention aux détails. Lisez attentivement chaque ligne. Et lisez ensuite entre les lignes . Soyez à l'affût de toute langue qui est vague; les éléments qui sont abordés dans les généralités seront sujets à interprétation et cela peut faire des ravages pour vous et votre entreprise de planification d'événements.
Surveillez les frais cachés ou les clauses qui indiquent qu'il peut y avoir des frais supplémentaires. Clarifiez ces add-ons ou négociez-les pour les supprimer complètement du contrat d'événement.
Question, Question, Question
Lorsque vous êtes en train de négocier des contrats d'événement, remettez tous les frais en question. Si un hôtel ou un vendeur a un objet listé dans le contrat de l'événement, il devrait être en mesure d'expliquer sa présence et de justifier le coût associé.
Parfois, demander simplement des éclaircissements peut entraîner la suppression des frais.
Ne soyez pas intimidé. En tant que jeunes, on nous enseigne que la seule question stupide est la question non posée. En négociant, demandez loin. Si quelque chose dans un contrat ne vous est pas clair, demandez. Si vous remarquez qu'un élément de campagne a été omis, demandez. Mieux vaut demander maintenant que de payer le prix pour cela plus tard.
N'acceptez pas ce que vous ne voulez pas; Demandez ce que vous voulez au lieu
Si les appels locaux gratuits ne sont pas importants pour vos invités en raison de la disponibilité des téléphones cellulaires, alors n'acceptez pas cela comme un équipement inclus. Au lieu de cela, demandez à l'hôtel d'échanger cet élément de ligne pour quelque chose qui est important pour vos invités. Des taux plus bas ou des rabais peuvent être beaucoup plus précieux pour vous alors faites une liste de ces «cadeaux» que vous ne voulez pas et négociez plutôt pour quelque chose de mieux que vous voulez.Les commodités qui sont généralement disponibles comprennent les transferts aéroport, les laissez-passer de club de santé gratuits, les surclassements de chambre, le service Internet, la livraison gratuite et la réception et plus encore.
Calendrier de paiement
Assurez-vous que votre contrat de planification d'événement spécifie votre calendrier de paiement. Cela comprend le dépôt initial ou la provision, et les détails concernant la façon dont les paiements futurs seront effectués.
Le calendrier des paiements peut être lié à certains jalons dans le processus de planification de l'événement ou peut être une date fixe sur le calendrier avant l'événement. Développer le calendrier qui fonctionne le mieux pour votre entreprise de planification d'événements et votre flux de trésorerie. Assurez-vous d'inclure toutes les taxes et les frais supplémentaires. Plus important encore, ne commencez pas à travailler sur la planification d'un événement avant d'avoir reçu le dépôt initial. Si le dépôt n'apparaît jamais, vous avez tout fait pour rien. Littéralement.
Annulation d'événement
Pendant que vous consacrez votre temps et votre énergie à planifier un événement, la dernière chose que vous pensez peut être l'annulation de ce même événement. Toutefois, si votre client décide d'annuler l'événement à tout moment après le début du travail - pour quelque raison que ce soit - votre contrat doit spécifier ce qui se passe si l'événement est annulé.
C'est une étape nécessaire pour vous protéger, votre entreprise de planification d'événements et vos revenus attendus.
Le point clé à inclure par écrit est que le dépôt et tous les paiements antérieurs effectués jusqu'au point d'annulation ne sont pas remboursables. Dans la planification d'événements, la plupart des travaux sont terminés avant l'événement réel. Vous méritez d'être payé pour le travail déjà accompli. À ce stade, selon votre calendrier de paiement, vous pouvez également inclure une clause stipulant que les clients paieront pour les services rendus jusqu'à la date à laquelle vous recevez un avis écrit indiquant que l'événement est annulé.
Clause de résiliation ou Force Majeure
Une clause de résiliation - ou force majeure - est insérée dans un contrat pour décharger l'une ou l'autre des deux parties de toute responsabilité dans le cas où elles ne pourraient pas remplir les conditions du contrat pour des raisons indépendantes de leur volonté. comme des arrêts de travail, la guerre ou les conditions météorologiques extrêmes. L'intention ici est de vous protéger contre tout risque découlant de circonstances incontrôlables. Assurez-vous que vous êtes protégé par cette clause et spécifiez les termes et les délais de résiliation. Par exemple, «l'une ou l'autre des parties peut mettre fin à la présente entente sans responsabilité en raison d'un ou de plusieurs de ces motifs ou de raisons similaires sur avis écrit à l'autre partie dans les dix jours de la survenance. "
Indemnisation (" Ce n'est pas ma faute )
Une clause d'indemnisation offre une protection si l'autre partie fait quelque chose qui vous cause un préjudice ou amène un tiers à vous poursuivre en dommages-intérêts. La clause est une promesse qui dit essentiellement que l'autre partie ne peut pas vous tenir responsable des réclamations, pertes, dommages, responsabilités et dépenses qui résultent de leur négligence, de leur non-exécution ou de leur inconduite volontaire. Assurez-vous que votre contrat a cette clause.
Lors de la négociation, soyez prêt
Avant de négocier les contrats d'événement, faites vos devoirs.Déterminer ce qui est impliqué dans la planification de cet événement et savoir quels termes et protections vous voulez. Votre contrat doit refléter la responsabilité partagée, évitez donc les accords unilatéraux. Ce qui est bon pour une partie est bon pour l'autre. Lors de la négociation, soyez un bon auditeur. Faites attention aux articles contractuels qui peuvent être négociables et ceux qui vous mettent mal à l'aise. Soyez confiant et ne faiblit pas sous pression. Rester ferme. Ne signez rien tant que vous n'êtes pas entièrement convaincu que les conditions sont équitables et vous offrent la protection dont vous avez besoin.
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