Comment économiser du temps sur les appels téléphoniques entrants - Conseils téléphoniques

Les appels téléphoniques entrants peuvent prendre beaucoup de temps et diminuer sérieusement votre productivité en vous éloignant des autres tâches. Mais tout comme il existe des façons de gérer les appels téléphoniques sortants qui amélioreront votre gestion du temps, il existe des façons de gérer les appels téléphoniques entrants pour réduire le temps que vous passez à parler au téléphone - sans être impoli avec la personne appelée toi. Ces conseils de réponse téléphonique vous aideront.

Conseils pour les appels entrants

1) Répondez à votre téléphone avec un message d'accueil approprié.

Par exemple, lorsque vous répondez au téléphone, dites «Cypress Technologies, Susan, comment puis-je vous aider? Cela permet non seulement à l'appelant de savoir qu'il a atteint une entreprise, mais il lui incombe de répondre à la question, ce qui lui permet de gagner du temps sur des questions exploratoires telles que «Est-ce Cypress Technologies?

2) Pensez et priorisez en parlant.

L'appel est-il mieux géré maintenant ou plus tard? La plupart des appels téléphoniques reçus par les entreprises sont des demandes rapides auxquelles il est facile de répondre, par exemple: «À quelle heure êtes-vous ouvert? Mais d'autres impliquent des réponses plus complexes et plus longues. Si c'est le cas, dites-le à l'appelant, et demandez quand il serait pratique de la rappeler pour en discuter.

3) Utilisez des techniques telles que la paraphrase et la synthèse pour garder les appels téléphoniques sur la bonne voie.

Si vous parlez à quelqu'un au téléphone qui semble vouloir discuter ou s'écarter du sujet, dites quelque chose comme: «Alors ce que je vous entends dire est …» ou «Ainsi, le les points clés sont … "ou" Est-ce (insérez le résumé) un résumé juste de ce que vous disiez? " Il est difficile d'être bavard avec quelqu'un qui refuse de discuter.

4) Prenez l'habitude de fermer chaque appel téléphonique entrant avec un résumé des actions que vous et l'appelant avez accepté de prendre.

Bien que cela ne prenne que quelques secondes dans la plupart des cas, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps en évitant les erreurs et la nécessité de revérifier. Par exemple, après une conversation au cours de laquelle vous avez organisé une réunion avec un client, vous pourriez dire: «Bien.

Je vous rencontrerai à votre bureau à (insérer le lieu ) à 10 heures demain et nous allons passer en revue les échantillons ensemble. "

5) Gardez un bloc-notes et d'écrire des outils par tous vos téléphones, de sorte que vous pouvez noter les détails pendant l'appel.

Ce n'est pas seulement une bonne gestion du temps à ce moment-là, vous aidant à rester concentré sur l'appel, mais une aide à la gestion du temps plus tard si vous avez besoin de trouver et / ou revoir les détails d'une conversation particulière.

6) Donnez à vos clients et clients l'option d'email.

Beaucoup d'entre eux utiliseront l'email pour vous contacter plutôt que de téléphoner s'ils savent quelle est votre adresse email.Assurez-vous que l'adresse e-mail de votre entreprise est bien visible sur vos cartes de visite et sur votre site Web, si vous en avez un. Si vous avez leurs adresses e-mail, envoyez un e-mail à vos clients et clients actuels, en mentionnant l'option e-mail et en la présentant comme un moyen d'améliorer les communications.

7) Utilisez la technologie pour gérer le temps que vous passez à répondre au téléphone.

Votre entreprise devrait au minimum avoir un répondeur et un répondeur. Configurez-les avec des scripts d'affaires appropriés, et utilisez-les pour répondre au téléphone lorsque vous n'êtes pas au bureau ou lorsque vous avez besoin de travailler sur quelque chose d'ininterrompu. Prévoyez ensuite du temps pour répondre à ces messages téléphoniques chaque jour.

En termes de gestion du temps, vous gagnerez un temps précieux en regroupant les appels téléphoniques.

8) Si vous exploitez une entreprise à domicile, procurez-vous un téléphone ou une ligne d'affaires distincts.

Vous devez disposer d'un deuxième téléphone «réservé aux entreprises» avec son propre répondeur «professionnel uniquement» et / ou votre messagerie vocale. Non seulement cela est plus professionnel, mais cela vous fera gagner du temps pour parcourir les messages et déterminer ceux qui sont liés aux affaires.

9) Il est toujours préférable d'avoir une personne qui répond au téléphone.

Si la machine tombe en panne ou pire, un système automatisé de réponse vocale interactive (RVI) est un véritable système d'extinction qui vous coûtera cher quand les gens ne prennent pas la peine de laisser des messages ou de rappeler. Si la réponse aux appels téléphoniques entrants prend trop de temps durant votre journée, envisagez d'engager une réceptionniste ou un service de répondeur professionnel pour répondre à votre appel.

Le coût de faire faire à quelqu'un d'autre peut être plus que compensé par l'augmentation de votre productivité et de meilleures ventes.

10) Gardez un script écrit des questions fréquemment posées (et des réponses) postées par votre téléphone.

Cela vous permet d'économiser du temps et de l'argent à vos employés s'ils n'ont pas besoin de chercher des réponses ou de réfléchir à la façon de répondre à une demande particulière lorsque vous répondez au téléphone.

Récapitulatif sur les astuces de téléphone

N'oubliez pas que le téléphone est censé être un outil de travail, et non un intrusif qui gâche votre temps de travail. Le traitement de vos appels téléphoniques entrants selon ces conseils de gestion du temps vous aidera à mieux gérer votre temps, à améliorer votre productivité et à remettre votre téléphone à sa place, ce qui vous aidera à gérer votre entreprise plutôt qu'à gérer votre entreprise.