Gagnez du temps sur les appels sortants

La gestion du temps de téléphone est importante car le téléphone reste le principal outil de communication pour la plupart des petites entreprises. Mais la plupart du temps que les entreprises passent à utiliser le téléphone est une perte de temps. Au lieu de communiquer avec les personnes avec qui nous voulons communiquer lorsque nous faisons des appels sortants, nous perdons du temps à parler à d'autres personnes ou à d'autres machines, en jouant d'interminables tournois téléphoniques.

Mais que se passerait-il si nous pouvions simplement appeler et parler aux gens avec qui nous voulions parler, dire ce que nous voulions dire et passer à autre chose?

Imaginez combien nous pourrions être plus productifs et combien de temps nous aurions à faire d'autres choses.

Nous le pouvons - et tout ce qu'il faut, c'est un peu de préparation à l'avance.

Gestion du temps Astuces téléphoniques pour les appels sortants

1) Qu'il s'agisse de fournisseurs, de clients réguliers ou d'entrepreneurs, beaucoup d'entre nous appellent les mêmes personnes à plusieurs reprises. Gardez vos informations de contact à jour avec des détails permettant de gagner du temps pour ne pas perdre de temps à essayer d'atteindre les personnes qui ne sont pas disponibles.

Par exemple, si vous savez qu'une personne que vous voulez joindre prend un déjeuner de 1 à 2 p. m. chaque jour, pourquoi perdre mon temps à essayer de l'appeler pendant ce temps?

2) Programmez les numéros pour ceux que vous appelez régulièrement dans votre téléphone. Je suis impressionné par les gens qui ne font pas cela, car le temps que vous économisez lorsque vous ne cherchez pas les chiffres et que vous les frappez est tout aussi incroyable.

3) Planifiez vos appels sortants. Avant d'appeler, notez l'objectif principal de l'appel et les points clés que vous souhaitez couvrir.

Cela vous aidera à tenir le coup lorsque vous êtes au téléphone et à vous assurer que vous couvrez tout ce que vous voulez couvrir, en gagnant du temps pendant l'appel et en évitant d'avoir à rappeler parce que vous avez oublié quelque chose. Voir 11 techniques d'appels à froid pour des ventes réussies pour savoir comment préparer un script d'ouverture qui vous aidera à rester sur le sujet.

4) Si vous appelez quelqu'un qui est entré dans votre base de données de contacts, a toutes les informations sur la personne que vous appelez devant vous lorsque vous appelez. Que vous utilisiez un ordinateur de bureau, un appareil mobile ou un Rolodex, vous bénéficiez d'une aide précieuse lors de l'appel. De plus, si vous n'avez pas à chercher quelque chose comme le nom du mari du client, vous aurez la possibilité de prendre des notes pendant l'appel, ce qui vous fera gagner encore plus de temps.

5) Bien sûr, si vous voulez prendre des notes pendant un appel (ou faire quoi que ce soit d'autre pendant que vous parlez au téléphone), un bon haut-parleur ou casque est essentiel. Libérer vos mains peut libérer beaucoup de temps.

6) Si vous atteignez le répondeur ou la messagerie vocale de quelqu'un, laissez un message complet indiquant votre numéro de téléphone deux fois et indiquant la raison pour laquelle vous appelez .Par exemple, "Voici Susan Ward au (numéro de téléphone) .J'appelle pour discuter de l'estimation pour votre projet.Vous pouvez me joindre au (numéro de téléphone) cet après-midi."

En indiquant votre numéro deux fois donne le destinataire de le message une bien meilleure chance de bien faire les choses et de les écrire sans rejouer le message.

7) Ne cédez pas à la contrainte téléphonique . Lorsque vous essayez d'atteindre quelqu'un et vous ne l'avez pas, il est tentant de rappeler - peut-être toutes les demi-heures!

Mais si vous avez laissé un bon message, inutile de perdre votre temps à laisser des messages répétés (et à remplir son répondeur ou sa boîte vocale). Donnez à la personne que vous appelez un délai raisonnable pour rappeler, par exemple jusqu'au prochain jour ouvrable.

8) Planifiez vos appels téléphoniques et regroupez-les tous en un seul bloc de temps, si possible. La plupart d'entre nous ne sont pas très doués pour le multitâche et perdent beaucoup de productivité lorsque nous passons d'une tâche à l'autre. Donc, si vous avez une douzaine d'appels à effectuer dans une journée donnée, il est plus efficace de les faire tous en une heure que de faire un ou deux, puis de faire trois autres appels une heure plus tard et deux 45 minutes plus tard.

9) Réservez vos appels téléphoniques sortants, si possible. Si vous ne recevez pas un appel rapide, lorsque vous appelez quelqu'un pour la première fois, présentez-vous, dites-lui pourquoi vous appelez, puis demandez-lui si c'est le bon moment pour parler ou si elle préfère réserver un rendez-vous pour en discuter.

Puis arrangez-vous pour l'appeler à ce moment-là. Cela peut non seulement vous faire gagner du temps sur place, mais vous faire gagner du temps lorsque vous rappelez la personne, car vous serez tous les deux prêts à discuter du problème dont vous avez parlé.

10) Dans la mesure du possible, effectuez vos appels téléphoniques sortants en "heure de grande écoute". Des recherches ont montré que plus de gens sont dans leurs bureaux tôt le matin et peuvent être atteints entre 8 heures. m. et 11 a. m.

Vous voulez plus de conseils pour gérer les appels téléphoniques? Ensuite, vous aurez envie de lire la pièce d'accompagnement à cet article, Conseils de gestion du temps pour les appels téléphoniques entrants.

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