Rationalisez vos enregistrements avec PayPal et Excel

Si vous avez été vendeur eBay pendant un certain temps, vous savez déjà que PayPal est un excellent moyen d'accepter les paiements en ligne. C'est rapide, c'est facile, et PayPal conserve des enregistrements méticuleux des transactions effectuées par ici. En fait, vous pouvez accéder à ces transactions dans un format pratique prêt à utiliser pour simplifier vos pratiques comptables. Que vous soyez acheteur, vendeur ou les deux, vous n'avez pas besoin d'utiliser directement le site PayPal pour accéder au dossier. chaque transaction.

En combinaison avec un tableur comme Excel, cette fonctionnalité PayPal peut faire de la comptabilité pour les petits et moyens acheteurs et vendeurs un jeu d'enfant, surtout si vous utilisez avec soin PayPal dans la majorité des cas. vos transactions.

Utiliser Excel pour accéder aux enregistrements PayPal

PayPal vous permet d'accéder à la base de données de vos transactions dans un format appelé CSV, ou "valeurs séparées par des virgules". La plupart des tableurs comme Excel, Quattro Pro ou OpenOffice. org Calc - les mêmes que vous pouvez utiliser pour équilibrer votre chéquier ou faire vos impôts - sont capables de lire et d'importer des fichiers stockés dans ce format.

Parce que PayPal peut créer des fichiers CSV en fonction des plages de dates, vous pouvez utiliser PayPal pour générer des informations comptables rapides, exactes et complètes (y compris les frais PayPal, les frais d'expédition et de manutention, et d'autres détails). à propos de vos transactions eBay que vous pouvez ensuite stocker sur votre propre ordinateur et manipuler dans une application de feuille de calcul, par exemple pour trier par type de transaction ou obtenir des totaux rapides à des fins fiscales.

Création d'un fichier CSV à l'aide de PayPal

Pour créer un fichier CSV de vos transactions PayPal, connectez-vous au site PayPal comme vous le feriez normalement pour voir votre compte. Une fois connecté et en consultant la page par défaut "Mon compte", procédez comme suit:

Cliquez sur "Historique".

1. Cliquez sur le lien "Historique" bleu et blanc situé en haut au centre de la page. (Indice: il se trouve juste à droite du lien "Retirer".) Sélectionnez une plage de dates.
2. Utilisez les outils dans la partie supérieure de la page pour sélectionner une plage de dates pour les transactions à afficher. Vous pouvez sélectionner des demandes courantes telles que "Dernière semaine" (pour toutes les transactions au cours des sept derniers jours) ou "Dernier mois" (pour toutes les transactions des 30 derniers jours) ou vous souhaitez afficher une plage de dates spécifique. Cliquez sur le lien "CSV".
3. Cliquez sur le lien "CSV" juste à droite du mot "Télécharger" dans le coin supérieur droit de la zone d'affichage. Une fenêtre apparaîtra vous demandant de sélectionner un format de téléchargement. Cliquez sur le bouton "Télécharger".
4. Sans changer le type de fichier de "CSV", cliquez sur le bouton jaune "Télécharger". PayPal fera une pause pendant quelques instants pour accéder à sa base de données avant d'envoyer à votre navigateur un fichier appelé Downoad.CSV. Enregistrez ceci sur votre bureau pour un accès facile. Les utilisateurs avertis qui lisent cet article savent peut-être exactement ce qu'ils veulent faire des données à ce stade. Si c'est vous, n'hésitez pas à télécharger vers d'autres formats (comme les formats Quicken ou Quickbooks) ou à dévier de la procédure suivante.

Importation de fichiers CSV dans Excel

Maintenant que vous avez téléchargé un fichier CSV contenant les transactions de votre choix et que le fichier a été enregistré sur votre bureau, procédez comme suit pour charger le fichier dans Excel.

Lancez Excel.

1. Si le fichier CSV sur votre bureau ressemble déjà à un fichier Excel (l'icône représentant le fichier ressemble aux icônes que vous voyez normalement pour les fichiers Excel), vous pouvez simplement double-cliquer sur le fichier pour l'ouvrir et voilà, vous avez fini! De nombreux utilisateurs trouveront cependant que le fichier CSV ne s'ouvre pas automatiquement dans Excel lorsque l'icône est double-cliquée. Si c'est vous, utilisez votre menu Démarrer pour lancer l'application Excel. Choisissez le menu "Fichier", puis sélectionnez "Ouvrir".
2. Une fois l'application Excel ouverte, cliquez sur le menu "Fichier" en haut à gauche de la fenêtre et sélectionnez l'option "Ouvrir" du liste de choix. Vous devriez être accueilli par une petite fenêtre de dialogue intitulée "Ouvrir" qui montre les fichiers sur votre système informatique. Sélectionnez votre bureau.
3. Dans les versions récentes d'Excel, ceci peut être accompli en cliquant sur l'icône "Bureau" à gauche de la boîte de dialogue "Ouvrir". Dans les anciennes versions d'Excel, cliquez sur la liste déroulante Emplacement en haut de la fenêtre et sélectionnez "Bureau" dans la longue liste de lieux qui apparaît. Définissez le type de fichier sur "Tous les fichiers".
4. Cliquez sur la liste déroulante "Fichiers de type" en bas de la fenêtre et remplacez le type de fichier "Fichiers Excel" par "Tous les fichiers". Cela entraînera la boîte de dialogue "Ouvrir" pour afficher tous les fichiers CSV sur votre bureau. Double-cliquez sur le fichier "Télécharger".
5. Localisez le fichier CSV (appelé "Download" ou "Download.csv" en fonction de votre version de Windows - vous devrez peut-être chercher dans une liste de tous les fichiers sur votre bureau) dans la liste des fichiers affichés dans le " Ouvrez "dialogue et double-cliquez dessus. C'est tout ce qu'il y a à faire! Vous devriez maintenant voir une liste organisée et triable de toutes vos transactions PayPal récentes dans Excel. Si vous êtes déjà familiarisé avec Excel, vous devriez pouvoir utiliser immédiatement ces informations dans vos dossiers financiers pour traiter, filtrer, organiser, rechercher ou manipuler vos enregistrements PayPal.

Notez également, comme mentionné au début de cet article, que des étapes similaires peuvent être suivies pour importer vos enregistrements PayPal dans OpenOffice. org ou Quattro Pro. Faites simplement importer votre application de feuille de calcul ou ouvrez un fichier "CSV" ou "valeurs séparées par des virgules".

En guise de note finale, gardez à l'esprit que si vous souhaitez continuer à utiliser cette information, vous devriez probablement la réenregistrer dans le format standard d'Excel (ou quel que soit le format standard utilisé par votre tableur). Pour ce faire, cliquez sur le menu "Fichier" en haut à gauche de la fenêtre Excel et choisissez l'option "Enregistrer sous".Ensuite, choisissez "Microsoft Excel Workbook" de la liste déroulante "Enregistrer en tant que type" près du bas de la boîte de dialogue "Enregistrer sous" qui s'affiche.

Bonne comptabilité!