Préparation d'un guide de planification de conférence

La planification d'une conférence nécessite un ensemble de compétences qui inclut des compétences organisationnelles incroyables, la capacité à effectuer plusieurs tâches, l'énergie, la créativité, le sens des affaires, les compétences interpersonnelles et le souci du détail. Il nécessite également un guide de planification de conférence complet qui non seulement vous tiendra au calendrier mais vous fournira l'assurance nécessaire que vous n'avez pas oublié quelque chose en cours de route.

La planification de la conférence est différente des autres types de planification d'événements et comprend des étapes supplémentaires.

Les conférences ont tendance à être des événements à grande échelle qui prennent généralement un an ou plus à planifier. Votre liste de choses à faire peut inclure la sélection d'un lieu, la réservation de chambres d'hôtel, l'inscription en ligne, la sécurisation des conférenciers, l'organisation de salons, l'organisation d'une salle d'exposition, la gestion des repas et plus encore. Préparer un guide de planification de conférence bien organisé qui trace les étapes est un must pour tout planificateur de conférence réussi.

Les étapes suivantes vous aideront à préparer un guide de planification de conférence qui servira de plan directeur pour la planification de toute conférence. Personnalisez et modifiez le guide en fonction de l'événement que vous planifiez et gardez-le à portée de main. Une fois préparé et utilisé correctement, il deviendra bientôt votre outil de planification de conférence le plus précieux.

Commencer par les bases

La première partie de votre guide de planification de la conférence devrait inclure les bases concernant la conférence:

• Date et heure de l'événement
• Emplacement de l'événement (si connu)
• Objet de l'événement

Incluez tous les autres éléments connus, tels que les dates alternatives ou le nombre de participants.

Quel est le plan?

Avant de planifier les différents éléments d'une conférence, vous devez déterminer quels sont ces différents éléments et où ils s'inscrivent dans le schéma général de votre événement.

Alors prenez un stylo et un tampon ou asseyez-vous devant l'ordinateur et commencez à écrire tout ce qui vous vient à l'esprit. Ne vous inquiétez pas d'énumérer les choses par ordre d'importance ou dans une séquence chronologique quelconque. Cela viendra plus tard. À l'heure actuelle, vous créerez essentiellement une version très longue et simple de votre liste de choses à faire, qui sera divisée en différents composants autonomes à traiter individuellement pendant le processus de planification.

• Sélection de la salle
• Sélection de l'hôtel
• Espace de réunion
• Suites d'accueil
• Salle d'exposition et cabines
• Cérémonie d'ouverture
• Conférencier / inscription des exposants
• Inscription des participants
• Organisation des voyages
• Inscriptions des participants
• Programme des événements
• Restauration et boissons
• Audiovisuel
• Personnel sur place

Prenez le temps compiler cette liste pour ne rien négliger et aller de l'avant et ajouter tout ce qui se passera plus tard.Ne soyez pas submergé par les nombreuses zones de responsabilité énumérées; le but ici est de penser à tout maintenant afin que vous puissiez planifier et gérer chaque élément de manière efficace.

Sélectionnez un lieu

Une fois que vous avez déterminé la date de la conférence et que vous comprenez la portée générale de l'événement, l'étape suivante consiste à sélectionner un lieu.

Selon la taille de la conférence, vous pouvez sélectionner un lieu pour tous vos besoins de conférence, de la salle d'exposition aux salles de réunion, salles de banquet et chambres d'hôtel. Si la conférence est trop grande pour être hébergée en un seul endroit, cherchez un lieu à proximité d'hôtels ou de sites de restauration extérieurs pour que les participants à la conférence n'aient pas à voyager trop loin pour faire la navette d'un événement à l'autre.

Pensez à l'inscription des participants

Comment les participants s'inscriront-ils à cette conférence? Comment vont-ils recevoir une confirmation d'inscription? Comment les étiquettes de nom seront-elles produites et distribuées lors de la conférence? Votre guide de planification de la conférence comprendra des réponses à toutes ces questions et devrait être mis à jour une fois l'inscription à la conférence en cours.

Si un événement attire de grandes foules, un système d'inscription en ligne est la solution.

Le système peut traiter les paiements, suivre les enregistrements et organiser d'autres informations pertinentes et aider à générer des rapports.

Exposants et salles d'exposition de la conférence

Les espaces d'exposition sont une caractéristique courante des conférences, ce qui permet aux commanditaires et aux fournisseurs de louer des espaces pour promouvoir leurs produits et services. C'est également une opportunité pour l'hôte de la conférence d'apporter des revenus si la fonction d'exposition est efficacement promue et bien reçue. Selon la taille de votre conférence, la gestion des exposants et du hall d'exposition nécessitera plus de temps et de ressources.

Comme indiqué ci-dessus, les systèmes d'enregistrement de conférence en ligne sont le meilleur moyen de suivre les inscriptions, donc si vous attendez un grand nombre d'exposants, pensez à intégrer l'inscription des exposants dans votre système d'inscription. Les exposants auront également besoin des éléments suivants:

• Badges d'exposant
• Carte de la salle d'exposition avec numéros de stand
• Manuels pour le stand d'exposition et démontage
• Contrats de stand d'exposition
• Liste des sur site vendeurs disponibles pour aider à la location d'objets et services

En tant que planificateur de conférence, vous serez responsable de l'embauche de sécurité pour assurer la sécurité des matériaux situés dans la salle d'exposition.

Planifier les détails de la conférence

Certaines des plus grandes responsabilités étant abordées, telles que la sélection des lieux de conférence et l'inscription des participants, vous pouvez vous concentrer sur la planification des détails de la conférence. Comme c'est le cas pour la planification d'un événement de toute nature, l'organisation est primordiale tout comme l'attention aux détails.

Il est maintenant temps de sortir cette longue liste de choses à faire que vous avez rassemblées au début du processus de planification de la conférence.Parcourez la liste et apportez les modifications ou les ajouts nécessaires pour refléter les dernières tâches et responsabilités. Ensuite, mettez ces éléments dans l'ordre chronologique, en commençant par les éléments qui peuvent ou doivent être complétés bien à l'avance. Par exemple:

• Bloc de livre des chambres d'hôtel
• Espace de salle d'exposition de réserve
• Systèmes d'enregistrement de conférence en ligne de recherche
• Plan marketing plan de conférence

Commencez par le début et continuez. Pour chaque détail qui doit être pris en compte, inclure un suivi pour s'assurer que les contrats sont signés et reçus. À l'approche de la date de la conférence, vos tâches incluront des tâches à court terme telles que:

• Choisir les couleurs et la décoration
• Faire des arrangements floraux
• Choisir le menu
• Organiser le transport pour les conférenciers ou VIP > Considérez votre guide de planification de conférence comme votre manuel de référence pour tout ce qui est inclus dans la planification d'une conférence, aussi petite soit-elle. Ce guide deviendra rapidement un outil inestimable qui non seulement vous permettra de rester organisé et conforme au calendrier, mais qui apaisera les nerfs au fur et à mesure que la grande date approche et que vous vous demanderez si vous avez oublié quelque chose.