ÉTape par étape Guide de planification de la conférence

L'organisation d'une conférence à partir de zéro nécessite énormément de prévoyance et de collecte de données. L'ensemble du processus peut prendre quelques années selon la taille du groupe, mais il est concevable de lancer une conférence réussie en une seule année si vous pouvez prendre des décisions rapides.

La réalité de la planification d'une conférence est que, sans aucune expérience, vous pouvez perdre beaucoup de temps à surpasser chaque petit détail tout en négligeant les questions plus importantes.

Afin de simplifier le processus pour les débutants, nous avons défini les étapes les plus importantes tout en vous fournissant des liens vers nos procédures plus détaillées sur chaque sujet particulier. Le résultat ici est un guide de planification de conférence qui vous aidera à commencer avec un modèle solide en place.

Étape 1: créez une vision de votre conférence

Chaque événement commence par une vision, mais vous devrez transformer votre vision en mots et en chiffres afin de mesurer les coûts et de prendre des décisions de planification éclairées. Tout d'abord, vous devez commencer par les bases comme qui, quoi, quand, où et pourquoi.

En savoir plus: Planification d'événements 101: Rédaction de détails essentiels

Étape 2: Création d'un plan d'affaires

À moins que votre conférence ne soit financée par une subvention ou une organisation, vous devrez déterminer où est votre argent venant et à quoi cela sert. La première partie de cette équation, le revenu, devrait être calculée tôt dans le processus de planification.

Maintenant, pour mettre un prix sur une conférence, vous devez avoir une idée de ce que vous prévoyez d'offrir aux participants. Votre itinéraire et la liste des conférenciers seront le facteur de vente pour les inscrits potentiels.

Étape 3: Comparaison des sites et des services

Une fois que vous avez une idée plus précise de la date de votre conférence et du nombre de personnes que vous souhaitez voir, vous pouvez commencer à magasiner pour un lieu approprié.

N'oubliez pas que votre sélection de lieu déterminera également vos frais de restauration et audio / vidéo. En effet, la plupart des centres de conférence et des hôtels événementiels exigent que vous utilisiez leurs services internes pour tout événement sur site.

La plupart des conférences devront fournir une sorte d'hébergement pour les invités venant de l'extérieur de la région. Cette nécessité crée un autre ensemble de considérations à prendre en compte dans votre décision de site.

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Étape 4: Recruter et gérer les registrants

Même les conférences les plus populaires doivent commercialiser efficacement leur événement dans la maison. La participation est le facteur le plus important pour le succès de votre événement. Un bon nombre de participants apporte des opportunités de revenus et de parrainage. Et plus les personnes que vous avez enregistrées créeront plus de demande pour des ouvertures de publicité et de participation.Longue histoire courte, si vous pouvez attirer une foule alors tout le reste se mettra en place beaucoup plus facile.

Gérer l'inscription devient plus difficile à mesure que votre événement prend de l'ampleur. C'est là qu'un système d'enregistrement en ligne peut vous aider à faire le suivi des numéros, à traiter les paiements et à organiser les données.

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Étape 5: Planification des détails sur site

Enfin, après avoir organisé et mis en œuvre les éléments commerciaux de la conférence, vous pouvez commencer à réfléchir sur les détails sur le site. Cela comprend la façon dont les participants navigueront dans la conférence, la disposition générale de chaque pièce et la distribution de nourriture et de boissons. C'est la partie de la planification d'une conférence que la plupart des gens associent à la planification d'événements. La meilleure façon de coordonner tous les détails est de parcourir votre itinéraire comme vos invités le feraient. Imaginez comment ils vont penser et agir à chaque moment de la journée pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

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• Idées pour une table d'inscription efficace
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Étape 6: Astuces pour la gestion des expositions

Conférences ou un étage de convention où les sponsors et les vendeurs louent des espaces pour promouvoir leurs produits.

Cela peut être une opportunité très lucrative pour votre conférence si vous organisez tout bien. Gardez à l'esprit qu'une zone d'exposition nécessitera un engagement important de temps et de ressources, alors assurez-vous d'être prêt à gérer les besoins de plusieurs fournisseurs avant de vous engager dans ce format.

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