Source Documents pour les transactions comptables

Chaque fois qu'une entreprise effectue une transaction financière, une sorte de trace papier est générée. Ce document est appelé document source. Si, par exemple, une petite entreprise fait un chèque sur son compte chèque pour des fournitures de bureau, les documents sources sont le chèque et le reçu des fournitures de bureau.

Pourquoi les documents sources sont-ils importants?

Le document source est essentiel à la comptabilité et à la comptabilité car il s'agit de la preuve qu'une transaction financière a eu lieu.

Si une entreprise est auditée, les documents sources sauvegardent les journaux comptables et le grand livre comme piste de vérification incontestable.

Conserver un document source pour une entreprise équivaut à conserver des reçus pour les articles déductibles d'impôt pour vos impôts personnels. Si vos taxes sont vérifiées, elles fournissent la preuve que vous avez effectué ces achats. La même chose est vraie pour votre entreprise, mais dans les affaires, vous ne gardez pas les reçus seulement pour les dépenses déductibles d'impôt. Vous conservez des documents originaux pour chaque transaction financière.

Ce que les documents source fournissent

Un document source décrit tous les faits de base de la transaction, tels que le montant de la transaction, la personne à qui la transaction a été faite, le but de la transaction, la date de transaction.

Voici quelques exemples de documents source communs:

• chèque annulé
• facture
• reçu caisse
• reçu généré par ordinateur
• note de crédit pour un remboursement client
• carte de pointage
• bordereau de dépôt

• bon de commande

Traitement des documents sources

Le document source doit être enregistré dans le journal comptable approprié dès que possible après la transaction. Après l'enregistrement, tous les documents sources doivent être classés dans un système quelconque où ils peuvent être récupérés si et quand ils sont nécessaires.

Dans certains cas, il peut même être important de fournir la chaîne de traçabilité pour pouvoir déterminer que le document source en question est resté sous votre contrôle.

Documents sources et photocopies

Dans la plupart des cas, les photocopies des documents sources sont juridiquement acceptables. L'Internal Revenue Service, par exemple, a accepté des photocopies de reçus depuis 1997, tant qu'elles sont lisibles, contiennent toutes les informations présentes dans l'original et, dans les limites du processus de numérisation, présentent ces informations dans un format identique à original.

Un reçu de matériel précisant les objets achetés et le prix payé, mais scanné sans le nom du fournisseur, ne serait pas admissible. Un document qui présentait toutes les informations contenues dans le reçu original, mais qui a été retapé en format Word ou Excel, ne serait pas non plus admissible.

La norme IRS - complète, lisible et reproduisant fidèlement l'original - est la même que celle utilisée dans de nombreuses entreprises et agences gouvernementales.D'autres institutions, cependant, ajoutent à ces exigences générales.

L'Université de Washington, par exemple, n'accepte comme documents de remplacement que les photocopies originales de documents numérisées à une densité minimale de 300 points par pouce (dpi) et présentées en format PDF ou TIFF; il n'accepte pas les photocopies JPEG.

Si vous envisagez de numériser des documents comptables ou juridiques afin de faciliter le stockage, vérifiez auprès de l'établissement concerné que les documents seront acceptés dans le format que vous envisagez d'utiliser.