Les sept péchés capitaux des présentations PowerPoint

Il n'est pas surprenant que les diaporamas Powerpoint © soient devenus la norme pour les visuels dans la plupart des présentations commerciales. Ils sont rapides à produire, faciles à mettre à jour et efficaces pour donner un intérêt visuel à la présentation. Cependant, ils peuvent aussi être une catastrophe même pour les présentateurs expérimentés. La clé du succès est de s'assurer que votre diaporama est une aide visuelle et non une distraction visuelle. Pour de meilleurs résultats, évitez les «sept péchés capitaux» des présentations Powerpoint ©.

1. Transitions de diapositives et effets sonores.
Ils deviennent le centre d'attention, ce qui à son tour distrait le public. Pire encore, lorsqu'une présentation contenant plusieurs effets et transitions tourne sur un ordinateur beaucoup plus lent que celui sur lequel elle a été créée, le résultat est une lecture léthargique, presque comique. De tels gadgets améliorent rarement le message que vous essayez de communiquer. Sauf si vous présentez à une convention de science-fiction, omettez le texte guidé par laser!

Laissez les fondus, les fondus, les lingettes, les stores, les dissolves, les damiers, les coupures, les couvertures et les fentes aux cinéastes hollywoodiens. Même les «builds» (lignes de texte apparaissant à chaque fois que vous cliquez sur la souris) peuvent être source de distraction. Concentrez-vous sur votre message, pas sur la technologie.

2. Clipart standard.
Mort à l'écran des haricots! Powerpoint © est maintenant si largement utilisé que le clipart inclus avec celui-ci est devenu un "cliché visuel". "Cela montre un manque de créativité et une adhésion fatiguée à un formulaire standard.

Assurez-vous d'abord que vous avez besoin de graphiques pour améliorer votre message. Si vous le faites, utilisez vos propres photos numérisées ou des graphiques de meilleure qualité provenant de sociétés telles que PhotoDisc. Les captures d'écran peuvent ajouter du réalisme lors de la présentation d'informations sur un site Web ou un programme informatique. Deux programmes de capture d'écran populaires sont Snagit (www.techsmith.com) pour Windows et Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) pour Macintosh.

Les deux sont disponibles en shareware.

3. Modèles de présentation.
Un autre cliché visuel. Les modèles vous forcent à intégrer vos idées originales dans le moule préemballé de quelqu'un d'autre. Les modèles contiennent souvent des arrière-plans gênants et de mauvaises combinaisons de couleurs. Prenez un bon livre sur les graphiques Web et appliquez les mêmes principes à vos diapositives. Créez votre propre look distinctif ou utilisez le logo de votre entreprise dans un coin de l'écran.

4. Diapositives de texte lourd.
Les diapositives projetées sont un bon moyen de représenter graphiquement une idée ou de donner une vue d'ensemble.Ils sont un moyen médiocre pour le détail et la lecture. Évitez les paragraphes, les citations et même les phrases complètes. Limitez vos diapositives à cinq lignes de texte et utilisez des mots et des phrases pour faire valoir vos points. Le public sera capable de digérer et de retenir les points clés plus facilement. N'utilisez pas vos diapositives comme notes d'un conférencier ou simplement projeter un aperçu de votre présentation.

5. Le "Moi" Paradigme.
Les présentateurs scannent souvent un tableau ou un graphique directement à partir de leur matériel d'impression existant et l'incluent dans leurs présentations de diapositives. Les résultats sont presque toujours sous-optimaux. Visuels d'impression sont généralement destinés à être vus de 8-12 pouces plutôt que vu de plusieurs pieds. Typiquement, ils sont trop petits, trop détaillés et trop textuels pour une présentation visuelle efficace.

La même chose est vraie pour la taille de la police; Une police de 12 points est adéquate lorsque le texte est en face de vous. Dans un diaporama, viser une police d'au moins 40 points. Souvenez-vous du public et déplacez le cercle de "moi" à "nous". "Assurez-vous que tous les éléments d'une diapositive sont suffisamment grands pour être facilement visibles. La taille compte vraiment.

6. En train de lire.
Une présentation orale devrait être axée sur la parole et l'écoute interactives, et non sur la lecture par le conférencier ou le public. Les exigences de la langue parlée et écrite diffèrent considérablement. Le langage parlé est plus court, moins formel et plus direct. La lecture du texte ruine une présentation. Un point connexe concerne les documents distribués à l'auditoire. L'un de vos objectifs en tant que présentateur est de capter et de retenir l'attention du public. Si vous distribuez des documents avant votre présentation, votre auditoire lira les documents plutôt que de vous écouter. Souvent, les parties d'une présentation efficace dépendent de créer du suspense pour engager le public.

Si le public peut lire tout ce que vous allez dire, cet élément est perdu.

7. La foi dans la technologie.
Vous ne savez jamais quand un dysfonctionnement de l'équipement ou des interfaces incompatibles vous obligeront à donner votre présentation sur un autre ordinateur. Soyez prêt en sauvegardant votre présentation sur un CD-ROM.

Mieux encore, c'est une carte mémoire flash compacte avec un adaptateur pour l'emplacement PCMCIA de votre ordinateur portable. Avec lui, vous pouvez toujours faire des changements de dernière minute. C'est aussi une bonne idée de préparer quelques transparents couleur de vos diapositives clés. Dans le pire des cas, aucune technologie ne fonctionne et vous n'avez aucun visuel à présenter. Vous devriez toujours être capable de donner une excellente présentation si vous vous concentrez sur le message. Familiarisez-vous toujours avec la présentation, pratiquez-la et soyez prêt à engager le public, peu importe la technologie disponible. C'est presque un art perdu.

Dr. Joseph Sommerville a reçu le titre "Expert en présentation" pour aider les professionnels à concevoir, développer et livrer des présentations plus efficaces. Il est le directeur de Peak Communication Performance, une firme basée à Houston travaillant dans le monde entier pour aider les professionnels à développer leurs compétences en communication stratégique.