Comment un superviseur peut gérer l'absentéisme

Selon un sondage de CCH sur les absences imprévues, les employeurs perdent du terrain lorsqu'il s'agit de garder les travailleurs au travail. Les taux d'absentéisme imprévus ont atteint leur plus haut niveau depuis 1999.

Ce qui continue de susciter le plus d'inquiétude, c'est que près de deux employés sur trois qui ne se présentent pas au travail ne sont pas physiquement malades.

Pour la plupart des entreprises, la responsabilité de la gestion de l'absentéisme incombe principalement aux superviseurs immédiats.

Ces superviseurs sont souvent les seuls à savoir qu'un certain employé est absent.

Ils sont les mieux placés pour comprendre les circonstances entourant l'absence d'un individu et pour remarquer un problème à un stade précoce. Par conséquent, leur participation active aux procédures d'absence de l'entreprise est essentielle à l'efficacité globale et au succès futur d'une politique ou d'un programme d'absence.

Malheureusement, la plupart des superviseurs n'ont reçu aucune orientation ou formation en matière de gestion de l'absentéisme. Ils ont été laissés à eux-mêmes pour mener à bien la tâche souvent impopulaire d'identification, de confrontation et de résolution des abus d'absence.

Pour s'assurer que les superviseurs sont à l'aise et compétents dans leur rôle de gestion de l'absentéisme, ils doivent bénéficier du soutien total de la haute direction. Toutes les parties doivent être conscientes du but des politiques et des procédures d'absence. Devrait-il y avoir des divergences entre les ministères? une politique peut perdre son efficacité.

Pour assurer une plus grande cohérence, les superviseurs devraient être formés à leurs responsabilités en matière de gestion de l'absentéisme, informés sur la manière de mener des entrevues efficaces de retour au travail et informés des procédures disciplinaires nécessaires.

Responsabilités du superviseur

En plus de veiller à ce que le travail soit adéquatement couvert pendant l'absence du salarié, il existe un certain nombre d'autres actions critiques que les superviseurs doivent entreprendre pour gérer l'absentéisme.

Ils doivent:

• s'assurer que tous les employés sont pleinement informés des politiques et procédures de l'organisation pour traiter l'absence,
• être le premier point de contact lorsqu'un employé téléphone au malade,
• (p. ex., date, nature de la maladie / raison de l'absence, date prévue de retour au travail, attestation du médecin si nécessaire),
• identifier les tendances ou les tendances des absences qui causent des inquiétudes,
• conduisent des entretiens de retour au travail, et
• appliquent des procédures disciplinaires si nécessaire.

L'entrevue de retour au travail

La formation des superviseurs sur la meilleure façon de gérer l'absentéisme devrait comprendre des instructions sur la façon de mener des entrevues efficaces et équitables sur le retour au travail.Des enquêtes nationales récentes indiquent que ces entretiens sont considérés comme l'un des outils les plus efficaces pour gérer l'absentéisme à court terme1.

La discussion de retour au travail permettra au superviseur d'accueillir l'employé au travail, en plus de démontrer l'engagement ferme de la direction à contrôler et à gérer l'absentéisme au travail. L'entrevue permettra de vérifier que l'employé est suffisamment en forme pour retourner au travail.

Les documents nécessaires peuvent être remplis afin que l'absence et sa conclusion soient correctement enregistrées.

Le fait qu'une procédure établie soit en place pour enquêter et discuter de l'absence avec un employé peut, en soi, avoir un effet dissuasif en cas de non-comparution pour des raisons fallacieuses.

Les entrevues doivent être effectuées le plus rapidement possible après le retour au travail de l'absent (au plus tard un jour après son retour). L'employé devrait avoir amplement l'occasion de décrire les raisons de son absence. Le superviseur devrait utiliser l'entrevue comme un moment pour explorer les problèmes que l'employé peut avoir qui mènent à l'absence.

L'objectif est de favoriser une culture ouverte et solidaire. Les procédures sont en place pour s'assurer que l'aide et les conseils sont offerts au besoin et pour s'assurer que l'employé est apte à retourner au travail.

Les employés apprécieront généralement l'opportunité d'expliquer les véritables raisons de l'absence dans une structure formalisée.

Si le superviseur doute de l'authenticité des raisons invoquées, il doit saisir cette opportunité pour exprimer ses doutes ou ses préoccupations.

En tout temps, l'employé doit savoir que l'entrevue ne fait pas seulement partie des procédures de l'entreprise, mais aussi une réunion importante au cours de laquelle l'absence a été constatée et peut avoir des répercussions sur l'emploi futur. La procédure disciplinaire de l'entreprise, en cas de niveaux d'absence inacceptables, doit être expliquée à l'employé.

Le gestionnaire peut choisir de décrire comment l'absence a affecté le département. Le message devrait être que l'employé a été manqué et que la productivité a souffert.

La façon dont le ministère devait réorganiser les dispositions de dotation pourrait également être expliquée. Cela démontrerait que l'efficacité de l'unité de travail a été affectée par l'absence.

Le superviseur doit ensuite informer l'employé qui revient de la situation actuelle (par exemple, quelles tâches sont maintenant prioritaires, quel travail a déjà été effectué et où l'employé doit maintenant concentrer ses efforts).

À aucun moment de la réunion, l'entrevue ne devrait devenir une forme de peine , mais devrait être considérée comme une occasion de souligner et d'expliquer les répercussions de l'absence au sein du ministère. La grande majorité des employés tirent un sentiment de fierté et de réussite de leur travail et la direction devrait être encouragée à traiter ces personnes comme des adultes responsables. La plupart des employés comprennent les règles raisonnables et ne veulent pas être menacés.Le faible pourcentage d'employés qui ont effectivement un problème d'absence nécessitera une surveillance étroite et peut-être même des mesures punitives pour un absentéisme excessif. Ces quelques employés irresponsables devraient être traités individuellement et fermement.

Procédures disciplinaires recommandées si l'absentéisme persiste

Les lignes directrices suivantes décrivent les mesures recommandées dans les cas où les absences de courte durée sont considérées comme étant supérieures à un niveau acceptable au cours d'une période donnée.

Étape 1: Entrevue de counseling

Le superviseur immédiat devrait informer l'employé de ses préoccupations au sujet des absences, essayer d'établir les raisons de la maladie et déterminer ce qui doit être fait pour améliorer la fréquentation.

• Si une condition médicale est identifiée à ce stade et est susceptible d'avoir un effet sur l'aptitude à l'emploi, le superviseur doit prendre rendez-vous avec un médecin agréé par l'entreprise. Cela doit être confirmé avec l'employé par écrit dans les cinq jours ouvrables.
• Si, d'après la discussion, le problème ne semble pas être dû à une incapacité de travail sous-jacente, le superviseur doit aviser l'employé que, même si les troubles constatés peuvent être réels, une amélioration soutenue de la fréquentation est attendue. dans la procédure sera prise.
• Une revue de la présence sera faite automatiquement chaque mois pour les six prochains mois.
• Étape 2: Première révision officielle (étape d'avertissement verbal)

Si les absences de l'employé continuent de s'aggraver à la suite d'une analyse et d'un suivi régulier, il devrait être invité à assister à une réunion d'examen officielle avec le superviseur.

• Le dossier d'absence doit être détaillé dans une lettre invitant l'employé à cet entretien. L'employée devrait être informée qu'elle a le droit d'être représentée par un représentant syndical ou un collègue, selon le cas.
• Le but de cette réunion sera de:
• - continuer à discuter des raisons sous-jacentes des absences,
  - informer l'employée des implications de son absence sur le service et les coûts, et
  - -fournir à l'employée (sauf lorsqu'elle décide de consulter un médecin) que, s'il n'y a pas d'amélioration substantielle et soutenue, son emploi peut être résilié en raison de son incapacité à maintenir un niveau de fréquentation acceptable. Ceci constitue l'avertissement verbal.
  Lorsqu'un traitement médical est justifié, des mesures doivent être prises immédiatement. La réunion est donc seulement ajournée pour permettre l'achèvement de cette partie du processus. Dans les cinq jours ouvrables, l'employé doit recevoir un avis médical. La réunion est ensuite reconvoquée avec HR et l'avis du médecin est discuté.
• Si le médecin confirme son aptitude au travail, l'employé doit être averti des conséquences d'une absence continue.
• Étape 3: Deuxième examen officiel (étape de la mise en garde écrite)

Lorsqu'un suivi régulier indique qu'aucune amélioration du schéma d'absence n'est survenue, une deuxième réunion officielle sera organisée avec HR.

• La lettre invitant l'employé à la réunion comprendra le dossier d'absence et, encore une fois, des conseils sur la représentation.
• Toute nouvelle information donnée lors de la réunion concernant une mauvaise santé ou un changement de la nature de la maladie peut nécessiter l'évaluation d'un médecin agréé par l'entreprise.
• L'employé devrait avoir l'occasion d'expliquer son dossier d'absence. Le cas échéant, le superviseur doit informer l'employé qu'un avertissement écrit officiel est émis et que cet avertissement demeurera dans le dossier de l'employé pendant une période déterminée. Une copie de l'avertissement devrait être envoyée à l'employé et à son représentant.
• L'employé doit être informé que le non-respect des attentes de la compagnie en matière de présence et l'amélioration du dossier d'absence inacceptable entraîneront la cessation de son emploi.
• Lorsque l'aptitude au travail est mise en doute, procéder à des options de redéploiement selon les directives reçues par le médecin. Consulter le représentant syndical de l'employé (s'il y a lieu) au sujet du processus de redéploiement et des options.
• Étape 4: Suspension temporaire du travail
• Si, suite à la mise en œuvre des étapes précédentes du processus disciplinaire, aucune amélioration de l'assiduité ne se produit, la direction peut procéder à une suspension temporaire sans solde. L'intention de suspendre doit être confirmée par écrit avec les détails des dates de début et de fin. Une copie de la lettre de suspension doit être envoyée au représentant de l'employé (le cas échéant).
• Étape 5: Cessation d'emploi

Il s'agit de la dernière étape du processus disciplinaire en vertu duquel l'employé est congédié pour ne pas être en mesure de se conformer aux exigences de l'entreprise en matière de présence au travail. Le congédiement ne peut avoir lieu qu'avec l'autorisation écrite d'un cadre supérieur et des RH.

• La lettre d'appel à l'employé comprendra de nouveau des conseils sur la représentation et précisera le registre des absences. L'employé devrait être informé qu'à la suite de l'entrevue, il pourrait être congédié pour incapacité d'accomplir ses tâches.
• Encore une fois, il se peut que le médecin d'entreprise doive être consulté si de nouvelles informations sont disponibles concernant la santé ou la capacité de travail de l'employé.
• Lorsque le redéploiement n'est pas possible ou approprié, envisager de procéder à un licenciement pour des raisons de capacité. L'admissibilité aux prestations d'invalidité dépendra des circonstances de chaque cas.
• Si une décision de licenciement est prise sur la base de la capacité, une copie de la lettre de licenciement doit être envoyée au représentant de l'employé (le cas échéant).
• L'employé peut avoir le droit de faire appel contre le licenciement. L'appel devrait être conforme aux procédures disciplinaires de l'entreprise.
• Défis dans la gestion de l'absentéisme

Sachez que les superviseurs sont souvent mal à l'aise ou ne sont pas disposés à signaler ceux qui ont dépassé les niveaux acceptables d'absentéisme. En raison des nombreuses pressions qui pèsent déjà sur les superviseurs, la mise en œuvre cohérente des politiques d'absentéisme n'est pas toujours leur priorité absolue.

Il est important d'essayer d'éliminer la subjectivité de la gestion de l'absentéisme et de s'assurer que tous les employés sont traités de la même façon.Il est essentiel d'être cohérent, persévérant et juste envers tous. Lorsque l'absence n'est pas abordée ou abordée de manière incohérente, le moral peut diminuer.

Les employés peuvent avoir l'impression d'avoir été traités injustement lorsqu'ils ont l'impression que d'autres employés absents «s'en tirent mal». "

La majorité des employés apprécieront les politiques et les programmes qui facilitent, plutôt que punitifs. Des mesures rigoureuses ou punitives qui forcent les employés à venir au travail peuvent faire en sorte que les employés deviennent «absents au travail».

Ils font le moins possible et s'opposent à tout effort pour les amener à faire plus. D'autres programmes devraient être mis en place pour aider les employés à être présents au travail, tels que l'horaire de travail flexible, le partage d'emploi, les prix de présence et les programmes de mieux-être.