Répondant aux demandes de vérification des références

On pourrait penser que fournir une référence pour un ancien employé devrait être une activité simple et directe. Mais, dans notre société litigieuse, fournir une simple référence à l'emploi, en réponse à des vérifications de références, n'est plus largement pratiqué. En fait, la plupart des entreprises attribuent des références au personnel des ressources humaines. Cela signifie que l'obtention d'une référence qui révèle des informations sur le candidat que vous proposez d'embaucher est de plus en plus difficile.

Dans un article précédent, j'ai discuté des différentes approches disponibles pour la vérification des références des anciens employés. Mon approche recommandée pour une référence d'emploi verbal différait en fonction de la performance de l'employé pendant qu'il travaillait pour votre organisation. Ma réponse à une demande de recommandation écrite, en particulier les formulaires qui demandent des réponses numériques qui évaluent les employés, reste la même. Envoyez le formulaire à HR.

Contrôles verbaux informels de référence

Ces modèles de référence d'emploi et de vérification des politiques de l'emploi conviennent à la majorité des vérifications de références, en particulier aux vérifications demandées par écrit. Dans l'article précédent, j'ai discuté d'une discussion de référence non écrite, plus informelle, que le superviseur immédiat pourrait avoir avec l'employeur potentiel.

Surtout dans le cas d'un ancien employé ou d'un employé actuel ayant de la valeur, vous pourriez discuter de façon informelle de leurs contributions avec un employeur éventuel.

De cette façon, vous aidez votre ancien collègue à choisir une opportunité d'emploi appropriée.

Vous permettez à l'employeur éventuel d'éprouver un certain niveau de confort avec le choix de son employé. Puisqu'un appel de vérification de référence intervient tard dans le processus de sélection des employés, soyez assuré que vos commentaires confirment ce que l'employeur éventuel a décidé au cours du processus de demande et d'entrevue.

Lignes directrices pour les vérifications informelles des références

Mes recherches en ligne indiquent que certains employeurs, en particulier les universités et les entités gouvernementales, semblent toujours permettre aux gestionnaires de fournir des réponses aux vérifications des références. (Les politiques des employeurs privés sont plus rarement en ligne.) Les employés des entreprises qui demandent aux employés d'envoyer des vérifications de références écrites et formelles aux RH peuvent aussi se sentir à l'aise de parler de façon informelle avec un employeur éventuel.

Ces thèmes concernant le contenu de la vérification des références méritent d'être notés pour les lecteurs qui décident de répondre à une vérification verbale des références pour les employés actuels ou anciens. Les gestionnaires ont besoin de formation pour fournir ces réponses aux demandes de vérification des références. S'il vous plaît noter mes recommandations pour quand et si un gestionnaire devrait fournir une réponse à une vérification des références.

Lorsqu'ils répondent à des vérifications de références, les responsables peuvent répondre à ces questions.

• Identifiez le titre du poste, le dernier salaire, les dates d'emploi et les principales responsabilités professionnelles.
• Si vous décidez de fournir des informations sur le rendement de l'employé, assurez-vous que la réponse est équilibrée. L'employé présentait surtout des performances de travail positives, mais vous aviez quelques inquiétudes dans ces domaines. Ces zones peuvent ou non être pertinentes dans le nouvel emploi; dans tous les cas, ils sont insuffisants pour empêcher l'embauche de l'employé.
  Répondez uniquement aux questions sur lesquelles vous avez des informations. Utilisez le dossier de l'employé, y compris les évaluations de rendement et d'autres documents écrits pour fournir des exemples précis et véridiques qui mettent en évidence le rendement de l'employé. Restez à l'écart des opinions, des ouï-dire et des prédictions.
• Si vous décidez de fournir des informations négatives sur l'employé, fournissez des informations sur les commentaires de l'employé. Fournir des exemples spécifiques à partir de la documentation écrite qui a été partagée avec l'employé.

Questions à ne jamais répondre sur les anciens employés

Vous pouvez refuser de répondre directement à ces questions ou les renvoyer avec une réponse qui contourne les éléments problématiques. (Exemple: réintégreriez-vous l'employé? Réponse: Si tous les aspects de l'expérience, de l'éducation, du rendement et des intérêts de l'employé demeuraient conformes aux exigences du poste, oui, je réembaucherais l'employé.)

• Toute question susceptible de révéler des informations sur tout aspect de la classe protégée d'un employé pour discrimination potentielle ou protection des droits civils. Voici quelques exemples de ces questions:
  Questions sur le statut matrimonial ou partenaire, les affaires familiales, la santé personnelle, les handicaps, les dossiers médicaux ou de présence, la race, l'origine nationale, l'âge, la religion, le sexe, etc.
• Toute question permettant d'identifier les activités politiques ou légales d'emploi d'un employé telles que syndicalisation, représentation syndicale, dépôt d'un grief, affiliation à un parti politique ou activités, réclamations d'indemnisation des travailleurs, utilisation de l'assurance, etc. poursuites connexes.
• Questions sans rapport avec le cadre de travail ou les performances au travail. Ceux-ci peuvent inclure des questions sur les intérêts de l'ancien employé, les passe-temps, les associations de bénévoles ou les associations membres.
• Toute question qui vous demande de prédire la performance future d'un employé. Tout ce que vous êtes qualifié pour répondre à sont des questions sur la performance que vous avez expérimentée, sauvegardés avec des exemples que vous avez écrit. Vous ne pouvez pas prédire la performance d'un employé dans un nouvel emploi, dans un nouvel environnement, pour un nouvel employeur, dans un ensemble de circonstances que vous ne pouvez pas définir ou connaître.

Avec soin et considération, vous pouvez donner un coup de pouce à vos artistes. Votre évaluation de performance informelle, véridique et documentée peut fournir la pointe de l'échelle en faveur de la prochaine opportunité de votre ancien employé.