Structure organisationnelle des achats

Introduction

La fonction d'achat de toute entreprise est d'une importance vitale pour le succès de cette entreprise. En négociant avec les fournisseurs, un service des achats peut obtenir les meilleurs articles de qualité, au meilleur prix, au bon moment. De cette manière, une entreprise peut s'assurer qu'elle dispose des pièces nécessaires à son processus de fabrication, ce qui permet à l'équipe de production de produire et de livrer des articles de qualité au client.

La structure d'un service des achats dépend directement du fonctionnement de l'entreprise. Le fait d'avoir une structure d'achat mal structurée peut entraîner des coûts plus élevés pour les matériaux et des incohérences dans la production de produits finis, ce qui peut entraîner une dégradation de la satisfaction de la clientèle.

Petites entreprises

Pour les petites entreprises, l'achat de matériaux est aussi important que pour les grandes entreprises. Une petite entreprise fonctionne d'une manière maigre, et le processus d'achat peut être simple, mais doit encore fonctionner avec succès. Une petite entreprise peut avoir un professionnel des achats qui doit se procurer tous les articles requis pour l'entreprise. L'avantage d'un professionnel de l'achat unique est qu'il a généralement une relation personnelle avec les fournisseurs et peut agir rapidement en cas de problème.

Cependant, ils doivent s'assurer que les matériaux arrivent quand ils sont requis et au bon prix.

Au fur et à mesure de la croissance des entreprises, le professionnel de l'approvisionnement peut facilement devenir débordé, ce qui peut l'empêcher de rester à la hauteur des fournisseurs et des livraisons. Il est important pour les petites entreprises de comprendre qu'une entreprise en pleine croissance doit s'assurer que son service des achats se développe progressivement afin de s'assurer qu'elles maintiennent les gains d'efficience qui ont été créés.

Achats centralisés

Les grandes entreprises adoptent souvent une structure d'achat centralisée avec tout le personnel des achats qui rend compte au directeur des achats. L'organisation centralisée des achats répondra aux besoins d'achat de toute l'entreprise. Par exemple, si une entreprise possède sept usines à travers les États-Unis, l'organisation centrale des achats sera située à un endroit et achètera des articles pour les sept usines.

Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les entreprises choisissent ce type de structure d'achat. En ayant un seul organisme d'achat, l'entreprise est en mesure de tirer parti des dépenses totales de l'entreprise lorsqu'elle négocie avec les fournisseurs. Cela devrait permettre au service des achats de déterminer le meilleur prix et les meilleures conditions auprès des fournisseurs en leur offrant l'engagement d'acheter de plus gros volumes.

Les centrales d'achat permettent également aux professionnels de l'achat de se spécialiser dans un domaine.Par exemple, un commis aux achats pourrait travailler avec des fournisseurs qui fournissent des produits en acier, alors que s'ils travaillaient dans un plus petit service des achats, ils devraient travailler avec des fournisseurs de nombreuses industries.

Les entreprises préfèrent souvent les services d'achat centralisés, ce qui leur permet de mieux contrôler le processus d'achat.

En dispersant les achats au sein de l'organisation, le personnel serait beaucoup plus impliqué dans le processus et aurait moins de contrôle sur le processus d'achat.

Achats décentralisés

Les organisations ayant plusieurs sites peuvent adopter un modèle d'achat décentralisé. Cela permet à chaque installation ou groupe d'installations d'effectuer leurs propres achats. Ce modèle d'achat peut être couronné de succès lorsque la culture de l'organisation est telle que chaque site agit comme son propre centre de profit ou possède une activité différente de celle des autres sites. Pour les entreprises qui ont acquis des entreprises qui ne correspondent peut-être pas à leur cœur de métier, la structure d'achat décentralisée serait plus appropriée. Les organisations d'achat locales fonctionneront souvent de la même manière que les petites entreprises, où elles auront des liens plus étroits avec les fournisseurs locaux et seront en mesure de réagir rapidement si nécessaire.

Lorsque les installations nécessitent la livraison d'articles à un moment donné, le modèle d'achat centralisé n'est pas approprié. Si une rupture de stock est imminente et que la fabrication est interrompue, un fournisseur local peut souvent livrer le même jour, alors qu'un achat centralisé traitera probablement avec un fournisseur national qui ne sera pas en mesure d'offrir la même réponse.

De nombreuses entreprises ont tenté d'adopter une combinaison d'achats centralisés et décentralisés, où les installations ont la responsabilité de l'achat de certains articles de production critiques, mais la centrale d'achat a pour tâche d'acheter des articles non critiques.