Avantages et inconvénients de 3 structures organisationnelles de projet

La structure de votre organisation influence la façon dont vous gérez et exécutez les projets. Cela peut également influer sur l'autorité et la portée de votre travail en tant que chef de projet.

Il existe trois structures organisationnelles communes, et les gestionnaires de projet travaillent dans tous les domaines: fonctionnel, projet et matrice. Jetons un coup d'oeil sur les avantages et les inconvénients de chacun, afin que vous sachiez à quoi vous vous heurtez lorsque vous rejoignez une nouvelle structure.

Une structure organisationnelle fonctionnelle

Dans une structure d'organisation fonctionnelle, le chef de projet et toutes les ressources travaillent dans la même division de l'entreprise, telle que la direction des ventes et du marketing. Généralement, le gestionnaire fonctionnel aura plus d'autorité que le chef de projet.

Avantages:

La structure fonctionnelle vous donne le moins de puissance en tant que chef de projet, mais il y a beaucoup d'autres avantages:

• Cela fonctionne bien pour les petites équipes et les petits projets car la fonction contrôle entièrement membres de l'équipe et autres ressources requises.
• Vous pouvez facilement accéder aux experts dont vous avez besoin car ils sont dans le même domaine fonctionnel.
• Il est rapide de rassembler tout le monde pour résoudre les problèmes liés au projet.
• Vous pouvez limiter les outils de communication du projet que vous devez utiliser car l'équipe est relativement petite et simple.
• Vous avez souvent des membres d'équipe enthousiastes qui souhaitent travailler sur le projet parce que cela leur offre des opportunités de carrière. Le travail de projet peut être un excellent moyen de motiver votre équipe.

• Si vous confiez le projet à une équipe fonctionnelle, il s'agira de l'équipe fonctionnelle dans laquelle vous travaillez. Cela peut faciliter la fermeture d'un projet.

Inconvénients:

Bien que cette structure présente de nombreux avantages, elle comporte également quelques inconvénients:

• Le travail se déroule dans un silo, ce qui peut signifier que vous n'avez pas accès à des personnes extérieures à votre division fonctionnelle.
• Les membres de l'équipe de projet sont peut-être plus fidèles à leur département ou chef d'équipe qu'à leur travail sur le projet, ce qui peut créer des conflits.
• Un grand projet peut aboutir à un gestionnaire de projet fonctionnel pour chaque fonction. Il peut en résulter un travail qui passe à travers les fissures si tous les chefs de projet ne travaillent pas harmonieusement ensemble.
• Le travail fonctionnel peut être isolant dans la mesure où vous n'avez pas la possibilité de réseauter largement dans l'entreprise. Il peut être difficile de maintenir une orientation stratégique.

La structure organisationnelle du projet

Des équipes dédiées sont mises en place pour travailler sur des projets dans une structure organisationnelle de projet. Le chef de projet a probablement la responsabilité de la gestion hiérarchique pour les membres de l'équipe du projet. Des exemples de ceci incluent de grandes constructions de construction, mais également des initiatives d'entreprise qui exigent une équipe dédiée.Le chef de projet a l'autorité ultime, rendant compte au promoteur du projet et au comité de projet. Les personnes sur le travail d'équipe directement pour le chef de projet.

Avantages:

L'avantage évident d'une structure de projet est que vous avez plus de contrôle sur l'équipe, mais il y a aussi d'autres avantages.

• Les équipes peuvent avoir un fort sentiment d'identité. C'est la structure la plus facile pour créer une forte culture d'équipe.
• Toute l'équipe est concentrée sur les objectifs de l'équipe, et il n'y a pas de conflit de loyauté avec le travail de jour pour les personnes travaillant sur le projet. Leur travail de jour est le projet.
• Les ressources sont dédiées au projet, il est donc beaucoup plus facile de planifier le travail. Vous saurez quand les membres de l'équipe sont disponibles et il n'y a aucun risque qu'ils soient emmenés au travail habituel pour un autre gestionnaire dans un court délai.
• Les projets exécutés dans cette structure sont de bons environnements pour améliorer vos compétences en gestion de projet, à la fois en tant que leader et en tant que compétences plus techniques.

Inconvénients:

La structure du projet est la plus facile à travailler, mais elle présente encore quelques inconvénients.

• Avoir une équipe dédiée à un projet est un engagement coûteux. Il a tendance à être une option uniquement sur les grands projets.
• Si vous supprimez des personnes de leur travail fonctionnel, elles pourraient avoir du mal à revenir en arrière, surtout si le projet est long. Le travail de projet s'étend et revient à ce que vous faisiez auparavant après une période de travail dans un environnement multidisciplinaire sur un nouveau projet stimulant. Ce n'est pas une perspective attrayante pour beaucoup de gens. Cela peut rendre encore plus important pour vous de gérer la transition de l'équipe lorsque vous fermez un projet.
• Parfois, la fermeture d'un projet peut signifier la perte de votre emploi si l'entreprise a déménagé et s'il n'y a pas d'autre poste disponible pour vous.
• De par leur nature, les équipes dédiées absorbent des ressources pour travailler sur une seule chose. Cela peut limiter le nombre de projets que l'entreprise peut réaliser à tout moment, surtout lorsque différents projets nécessitent les mêmes compétences.
• Les chefs de projet dans ce type de structure font également la gestion hiérarchique de leurs équipes. Cela signifie consacrer du temps et des efforts à des tâches de ressources humaines que vous n'auriez pas à faire dans d'autres structures. Si vous aimez cet élément de travail avec les gens, cela pourrait être un avantage.

La structure organisationnelle de la matrice

La troisième option est une structure matricielle. Les ressources sont partagées entre le travail habituel et le travail de projet. Cela peut vouloir dire avoir deux gestionnaires, ou «ligne pointillée», la responsabilité d'un chef de projet ainsi que le chef d'équipe. La structure de la ligne de gestion fonctionnelle est normalement en place en premier et le chef de projet prend la ligne pointillée.

Cette structure répartit la puissance et l'autorité entre le chef d'équipe fonctionnel ou de division et le chef de projet. Vous devrez utiliser vos compétences de négociation à leur pleine puissance!

Avantages:

Les structures matricielles sont très courantes car elles permettent aux managers de faire des choix très flexibles sur la façon dont les gens passent leur temps.Il est fort probable que vous travailliez dans un environnement matriciel à un moment donné de votre carrière. Les avantages de cette structure sont les suivants:

• Les ressources sont utilisées efficacement et peuvent être déplacées d'un projet à l'autre au besoin.
• Vous pouvez travailler sur beaucoup de choses différentes, parfois en parallèle, bien que l'on puisse dire que c'est aussi un inconvénient.
• Les équipes et les individus peuvent être très réactifs. Si un nouveau projet doit être prioritaire, il est assez facile de pivoter et de se concentrer soudainement sur autre chose. Vous ne pouvez pas le faire facilement dans une structure de projet, qui prend plus de temps à se dissoudre et à se regrouper.
• La structure exige que tout le monde utilise le même cycle de vie et la même méthodologie de gestion de projet, il est donc facile de passer d'un projet à l'autre. Les gens peuvent rejoindre une équipe de projet avec relativement peu d'intégration requise lorsque la terminologie et les processus sont communs.

Inconvénients:

Comme toutes les configurations, celle-ci a aussi ses pièges. Bien qu'il s'agisse d'une structure commune, je ne pense pas que de nombreux lieux de travail modernes aient résolu les problèmes de surcharge. Il peut être facile de donner trop de travail à un individu si vous n'avez pas de système en place pour gérer et surveiller l'intégralité de sa charge de travail. Parmi les autres inconvénients, citons:

• Les conflits entre les projets sont fréquents car vous pourriez vous battre pour les mêmes ressources qu'un autre projet.
• L'autre projet pourrait avoir délimité les meilleures ressources - les personnes les plus appropriées avec les bonnes compétences - ou leur supérieur hiérarchique pourrait ne pas les rendre disponibles pour le travail du projet.
• Il peut y avoir un conflit entre les tâches habituelles et le travail de projet pour les individus, en particulier lorsque les deux gestionnaires leur donnent des priorités différentes.
• Les ressources peuvent avoir un conflit sur le chemin de développement qu'elles prennent pour leurs futures carrières. Bien que vous sachiez que vous voulez rester dans la gestion de projet, vous pouvez avoir la possibilité de progresser dans un rôle fonctionnel plus senior ou un rôle plus axé sur le projet. Mais beaucoup d'options de carrière sont une bonne chose, même si cela rend les décisions difficiles.

Une structure organisationnelle qui fonctionne parfaitement pour tout le travail de routine ne fonctionne pas toujours pour les projets, et vous devez gérer dans l'environnement dans lequel vous travaillez. C'est une bonne idée d'acquérir de l'expérience dans chacune de ces structures si vous le pouvez afin de pouvoir en faire l'expérience directe. Cela vous aidera à décider quel environnement vous convient le mieux et correspond à vos compétences et préférences. Ensuite, vous pouvez faire un choix éclairé si vous avez la chance de décider de votre futur environnement de travail.

Comprendre les avantages et les inconvénients de chacun d'entre eux vous donnera l'occasion de déterminer le meilleur moment pour passer votre temps et votre influence afin de tirer le meilleur parti de votre équipe et d'aider à la réussite de votre projet.