Personnel Aperçu des fichiers et Politique des fichiers échantillons

Un dossier personnel est une documentation enregistrée par l'employeur sur l'historique et le statut de l'ensemble de la relation de travail avec un salarié. L'employeur conserve ces documents d'emploi dans un dossier personnel pour trois raisons.

• L'employeur veut avoir des informations précises à portée de main et organisées lorsque vous avez besoin d'accéder à l'information pour une raison quelconque. Les changements dans les contacts d'urgence, les adresses des employés, le suivi des évaluations de rendement, les lettres disciplinaires, la reconnaissance des employés et les documents de demande d'emploi sont des exemples de types d'information que l'employeur voudra pouvoir accéder rapidement.

• L'employeur doit conserver la documentation sur les questions de personnel telles que la sélection des employés, le rendement, les antécédents de travail, la justification de la rémunération et les demandes de promotion interne, pour n'en nommer que quelques-unes.
  Une réclamation de l'EEOC, une action en justice ou même la nécessité de justifier l'absence d'une augmentation ou d'une promotion auprès d'un employé exigent que l'employeur ait recueilli et conservé ce type de documents d'employé.
• Certains registres d'employés sont requis par les gouvernements fédéraux ou d'État pour que les employeurs puissent les conserver. L'organisation de l'information sur les employés dans un dossier personnel est logique pour l'accès et la conformité et la préparation légales.

Types de dossiers de personnel

Un employeur maintient généralement plusieurs types de dossiers de personnel, à des fins professionnelles, de confidentialité pour les employés, de protection de la vie privée et de conformité légale. Je ne suis au courant d'aucune loi indiquant le nombre de dossiers qu'un employeur est tenu de conserver.

Cependant, il existe de nombreuses lois et il existe des pratiques exemplaires en matière de confidentialité des employés, qui régissent le contenu des dossiers du personnel et qui a accès à ces informations.

Ce sont les fichiers personnels que la plupart des employeurs des États-Unis entretiennent. (Les lois et les pratiques dans le monde entier peuvent différer.)

• Dossier personnel: Il s'agit du dossier principal de l'employé qui contient l'historique de la relation de travail.
• Fichier de paie: Vous souhaitez conserver un fichier distinct pour tous les problèmes de paie liés au salaire et aux avantages sociaux.
• Dossier médical de l'employé: La Loi fédérale de 1996 sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) exige que les employeurs protègent les dossiers médicaux des employés en toute confidentialité.
• I-9 Formulaires d'employé: Vous devez conserver un fichier distinct pour tous les formulaires I-9 employés (pas par employé), car vous ne voulez pas que les employés du gouvernement soient autorisés à vérifier ces formulaires. des circonstances, en regardant à travers vos dossiers personnels personnels confidentiels.

Dossiers d'accès des employés aux dossiers du personnel

Les employés ont accès aux dossiers personnels des employés sous la direction et la supervision du personnel des ressources humaines.Les dossiers personnels des employés sont considérés comme la propriété de l'employeur qui a la responsabilité de les conserver et de les sauvegarder.

Exemple de politique sur les dossiers personnels

Vous trouverez ci-dessous un modèle de politique sur les dossiers personnels à utiliser dans votre entreprise. Il aborde les différents fichiers recommandés et qui devrait avoir accès à chaque fichier.

Exemple de politique

La Société conserve trois dossiers d'employés pour chaque employé.

Un fichier personnel est conservé pour chaque employé de (nom de votre entreprise). Ces dossiers personnels contiennent des documents confidentiels et sont gérés et gérés par le personnel des ressources humaines. L'accès à ce fichier est limité au personnel des ressources humaines et suppose que le gestionnaire de chaque employé conserve son propre dossier avec les documents pertinents au rendement de l'employé.

Les documents types d'un dossier personnel comprennent la demande d'emploi, un formulaire de contact d'urgence familial, un historique des mesures disciplinaires documentées, un curriculum vitae, un manuel de l'employé et des feuilles de signatures d'employeur, des renseignements personnels actuels et des références.

Tous les fichiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque fichier personnel contient des documents identiques.

Les fichiers de paie

sont également conservés; Les fichiers de paie contiennent un historique des emplois, des départements, des changements de rémunération et ainsi de suite. L'accès au fichier de paie est limité au personnel comptable et RH approprié. Un dossier médical

de l'employé est également conservé. Le contenu du dossier médical n'est accessible à personne, sauf au personnel désigné des Ressources humaines et à l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. À votre nom de compagnie), les dossiers médicaux reçoivent le plus haut degré de stockage sûr et de confidentialité. Un employé peut consulter son dossier personnel en communiquant avec un membre du personnel des Ressources humaines pendant les heures normales de bureau. Aucun employé ne peut modifier ou retirer un document de son dossier personnel qui doit être vu en présence d'un membre du personnel des RH.

Aussi connu sous le nom

dossiers des employés, dossiers des employés, dossiers des ressources humaines, documentation Avis de non-responsabilité - Veuillez noter:

Susan Heathfield s'efforce d'offrir une gestion des ressources humaines éthique, précise et sensée. , et des conseils sur le lieu de travail sur ce site, mais elle n'est pas un avocat, et le contenu du site, bien qu'autoritaire, n'est pas garanti pour l'exactitude et la légalité, et ne doit pas être interprété comme un conseil juridique .

Le site a un public mondial et les lois et règlements sur l'emploi varient d'un état à l'autre et d'un pays à l'autre, de sorte que le site ne peut pas être définitif pour tous sur votre lieu de travail. En cas de doute, demandez toujours l'aide d'un conseiller juridique ou de l'aide de l'État, du gouvernement fédéral ou du gouvernement international afin de vous assurer que votre interprétation et vos décisions sont correctes. Les informations sur ce site sont à titre indicatif, d'idées et d'assistance uniquement.