Comment les boîtes aux lettres aident les entreprises à collecter les paiements

Les lockbox aident les organisations à collecter les paiements efficacement. Au lieu de gérer vous-même les paiements entrants (et d'attendre que ces paiements soient acheminés par la poste), votre banque peut configurer plusieurs boîtes aux lettres à travers le pays pour recevoir des paiements et gérer ces paiements pour vous.

Avantages des Lockboxes

La principale raison d'envisager les services Lockbox est la rapidité et l'efficacité: l'argent entre dans votre compte plus rapidement et à moindre coût pour votre organisation.

Lorsque des clients ou des partenaires vous envoient de l'argent, vous devez déposer ces fonds. Cela signifie attendre que le paiement arrive, envoyer quelqu'un à la banque avec le chèque (ou demander à un employé de convertir le paiement en un paiement électronique) et attendre que les fonds soient effacés dans votre compte.

Lorsque vous avez un volume élevé de créances, il faut des ressources importantes pour gérer ces paiements. De plus, en attendant que les chèques papier circulent à travers le pays, vous devez attendre un jour ou deux de plus avant d'être payé.

Paiement rapide: avec un service lockbox, vous êtes payé plus rapidement. Avec l'aide de votre banque, vous configurez des boîtes aux lettres dans des zones géographiques sélectionnées, ce qui minimise le temps passé par les clients. Bien sûr, vous n'avez pas d'employés à ces endroits - la banque le fait - alors vous payez pour la boîte aux lettres et pour que quelqu'un puisse traiter ces paiements pour vous.

Livraisons multiples par jour: Parfois, le courrier est livré plusieurs fois dans les centres de courrier à grand volume, ce qui vous permet également de collecter plus rapidement.

Avec votre service de courrier local, vous ne pouvez recevoir qu'une seule livraison par jour, ce qui entraîne un délai supplémentaire. Surtout quand les montants en dollars sont importants, attendre un jour de plus peut être coûteux.

Externalisation des comptes débiteurs: un employé de votre service de boîte postale ouvrira le courrier, saisira toutes les informations relatives aux paiements et fournira parfois des services supplémentaires.

La promesse des fournisseurs est que vous pouvez consacrer vos ressources à votre activité principale tout en leur permettant de gérer le traitement des paiements.

Outils supplémentaires: certains fournisseurs de lockbox offrent des fonctionnalités supplémentaires qui facilitent le déroulement des opérations. Par exemple, votre banque peut conserver un enregistrement des numéros de compte des chèques clients afin qu'ils puissent identifier comment créditer un paiement si votre client oublie d'inclure un coupon de paiement (ou si le client ne fournit pas son numéro de compte). Pour tous les articles ou les erreurs, la banque peut mettre en place un site Web où vous voyez ces «exceptions» et décidez quoi faire au sujet du paiement.

Conversion électronique: presque toutes les banques convertiront les paiements en paiements électroniques pour vous (si autorisés).

Types de verrous

Il existe deux types de services de verrouillage: au détail et en gros.

Les boîtes aux lettres de vente au détail sont utilisées par les organisations qui reçoivent un volume important de paiements relativement petits. Par exemple, une entreprise qui a des clients à travers le pays (comme une compagnie de téléphone) peut installer des boîtes de verrouillage dans plusieurs zones pour empêcher les paiements de passer plusieurs jours par la poste. Ces paiements viennent souvent avec un coupon de paiement lisible par ordinateur standard. Dans de nombreux cas, les paiements de factures "en ligne" de votre compte bancaire se retrouvent dans ces cases.

Les lockbox en gros sont destinés aux paiements plus importants et moins fréquents, tels que les paiements entre partenaires commerciaux (fournisseurs, par exemple). Étant donné que ces paiements peuvent être importants , il peut être utile d'obtenir l'argent à la banque un ou deux jours plus rapidement. Cependant, ces créances ne sont généralement pas aussi simples qu'un chèque avec un coupon de paiement standardisé - elles nécessitent plus de travail et d'expertise à traiter.

D'autres boîtes de verrouillage peuvent être configurées pour n'importe quel usage. Chaque fois qu'une créance doit passer par le courrier, quelqu'un peut concevoir une solution créative et personnalisée.