En savoir plus sur la déduction des frais de réparation et d'entretien

Les propriétaires uniques, les entreprises de toutes tailles et les propriétaires locatifs peuvent déduire les frais de réparation et d'entretien de leurs biens et équipements. L'IRS a publié de nouveaux règlements qui sont entrés en vigueur en 2014. Ces nouveaux règlements ont resserré les règles de déduction des frais de réparation et d'entretien.

Si une réparation particulière améliore l'équipement, rétablit la propriété à son état normal ou adapte la propriété à une utilisation nouvelle ou différente, la dépense est capitalisée et amortie sur plusieurs années.

Les dépenses de réparation et d'entretien qui ne relèvent pas des catégories d'améliorations, de restaurations ou d'adaptations peuvent être déduites intégralement dans l'année où la dépense a été payée.

Les bases

"Si vous réparez des choses, vous pouvez les déduire", dit Steve Nelson, un expert-comptable diplômé qui a beaucoup écrit sur la déduction des réparations sur le blog Evergreen Small Business . un e-book à jour Préparation du formulaire 3115 pour le nouveau Règlement sur les biens matériels .

"Si ce que vous faites est une amélioration, une restauration ou une adaptation," dit Nelson, "les nouvelles règles disent que nous allons vous le faire capitaliser et le déprécier à moins que ce soit un montant tel qu'il est »

Réparations courantes et entretien qui peuvent être déduites immédiatement

« En règle générale, vous pouvez déduire les montants payés pour les réparations et l'entretien de biens corporels si les sommes versées ne doivent pas nécessairement être capitalisées. (IRS gov, Publication 535, Dépenses d'entreprise, chapitre 7, section sur les coûts de réparation et d'entretien.)

En définissant ce que nous pouvons déduire de ce que nous ne sommes pas obligés de capitaliser, cela nous oblige à nous poser la question suivante: cette dépense doit-elle être capitalisée? Sinon, nous pouvons le déduire.

Dans une autre section de la Publication 535, l'IRS clarifie la distinction entre entretien et réparations:

"Réparations.

Le coût de réparation ou d'amélioration des biens utilisés dans votre commerce ou entreprise est soit déductible, soit en capital. L'entretien courant qui maintient votre propriété dans un état normal d'exploitation efficace, mais qui n'augmente pas sensiblement la valeur ou ne prolonge pas substantiellement la durée de vie utile de la propriété, est déductible l'année où elle est encourue, sinon le coût doit être capitalisé et amorti. " (IRS gov, Publication 535, Dépenses d'entreprise, chapitre 11, section sur les réparations.) Notez que l'IRS définit ce qu'ils entendent par maintenance de routine. L'entretien de routine, dit l'IRS, "maintient votre propriété dans un état de fonctionnement normal et efficace." Un exemple serait de changer l'huile sur une voiture. Le changement d'huile maintient la voiture en fonctionnement normal et efficace, mais ne prolonge pas sensiblement la durée de vie utile de la voiture.Cependant, le remplacement de la transmission ou du moteur prolongerait considérablement la durée de vie utile de la voiture, ce qui ressemblerait davantage à une réparation qui doit être capitalisée.

Capitalisation des réparations et de l'entretien: le test «BRA»

Réparations et coûts de maintenance qui rendent une propriété

meilleure , ou remise en état de fonctionnement ou adaptable la propriété à une nouvelle utilisation doit être capitalisée et amortie sur plusieurs années. Cela peut être facilement mémorisé si l'on utilise le test BRA, un mnémonique inventé par Tony Nitti. B

Les réparations sont des réparations qui font quelque chose de mieux qu'avant. Plus précisément, les réparations relèvent de la catégorie des améliorations si elles: Correction d'un défaut existant avant l'achat de la propriété

• Correction d'un défaut survenu pendant la réalisation de la propriété
• Agrandissement ou agrandissement de la propriété a plus de capacité, ou
• On s'attend à ce que la qualité, la force, l'efficacité ou la productivité de la propriété augmentent
• Pour plus de détails, voir Qu'est-ce qu'un Amélioration? section du Règlement définitif sur les biens corporels.

Les restaurations, comme on pourrait s'y attendre, sont des réparations qui restaurent quelque chose à son état normal. La fixation d'un toit ou le remplacement complet du toit sont deux exemples de restaurations. Plus précisément, les réparations entrent dans la catégorie des restaurations s'il s'agit de réparations qui:

rétablissent la propriété détériorée à son «état de fonctionnement ordinairement efficace»; ou

• Remplacer un composant majeur ou une partie substantielle de la structure d'un bien; ou
• Reconstruire la propriété à l'état neuf; ou
• Résultat: une perte déductible, une vente ou un échange, ou un traitement de perte d'accident pour la propriété ou la composante de la propriété.
• Pour plus de détails, voir les rubriques Quelles sont les quantités pour restaurer une unité de propriété? section du Règlement définitif sur les biens corporels.

A

Les daptations sont des réparations qui changent la façon dont la propriété ou l'équipement est utilisé. Supposons par exemple qu'un propriétaire d'immeuble convertisse une usine en salle d'exposition. L'utilisation du bâtiment passe de la fabrication à la vente au détail. Puisque le contribuable a changé la façon dont il utilise la propriété, toutes les réparations liées à l'adaptation de la propriété sont capitalisées.

Plus précisément, l'IRS dit qu'une dépense d'adaptation est «Un montant est payé pour adapter une unité de propriété à une utilisation nouvelle ou différente si l'adaptation n'est pas cohérente avec votre utilisation habituelle de l'unité de propriété au moment où vous avez placé en service »(de la section« Qu'est-ce qui adapte l'unité de propriété à une nouvelle utilisation ou à une utilisation différente »du Règlement final sur les biens corporels).

Raccourcis: les trois règles Safe Harbor

La règle générale est que les frais de réparation et d'entretien doivent être capitalisés et amortis. Il y a des exceptions à cette règle générale. En fait, il existe trois exceptions, que l'IRS appelle les ports sûrs. Mais même avec un port sûr, on ne peut pas simplement annuler la dépense. L'IRS attend des contribuables à faire un choix formel (appelé «élection») en attachant une déclaration d'élection à leurs déclarations de revenus.

2 500 $ Choix de refuge pour les petits contribuables.

Une personne ou une entreprise peut déduire immédiatement les frais de réparation et d'entretien si le coût est

2 500 $ (ou moins) par article ou par facture . Une entreprise avec un «état financier applicable» a cependant une valeur refuge de 5 000 $. Cette limite de 2 500 $ entre en vigueur pour l'année d'imposition 2016. Pour les années d'imposition 2014 et 2015, la limite était de 500 $.

Voir Avis 2015-82, Augmentation de la limite «Safe Harbor minimale» pour les contribuables sans états financiers applicables (pdf), sur le site Web de l'IRS pour plus de détails concernant ce changement. Pour plus de détails sur cette disposition, se reporter à la section de minimis sur l'élection de la sphère de sécurité du Q & A sur le site Web de l'IRS. Safe Harbor pour les petits contribuables

Les réparations peuvent être déduites immédiatement si le

montant total payé pour les réparations et l'entretien de la propriété est inférieur ou égal à 10 000 $ ou 2% de la base non ajustée de la propriété, quel que soit le montant inférieur . Et la sphère de sécurité n'est disponible que pour les entreprises dont les revenus sont inférieurs à 10 millions de dollars et la propriété réparée a une base non ajustée de moins de 1 million de dollars. Pour plus de détails sur cette disposition, voir la section sur l'élection de la sphère de sécurité pour les petits contribuables du Q & A sur le site Web de l'IRS. Safe Harbor pour l'entretien courant

Si les réparations consistent en un entretien de routine, les frais de réparation peuvent être déduits immédiatement. Ce sont les types de réparations qui se produisent régulièrement.

L'IRS a expliqué cela en détail. Pour que l'entretien de routine soit immédiatement déductible, l'IRS veut que la dépense satisfasse

aux quatre critères suivants: Les réparations sont des activités récurrentes du type que vous vous attendez à effectuer;

1. Les réparations résultent de l'usure d'un commerce ou d'une entreprise;
2. Les réparations sont nécessaires pour que la propriété fonctionne efficacement dans son état normal;
3. Et on s'attend à ce que les réparations soient effectuées soit:
4. Plus d'une fois pendant une période de 10 ans (pour les bâtiments et les structures liés aux bâtiments), soit
   • Plus d'une fois pendant la classe vie (pour les biens autres que les bâtiments).
   • (La vie de la classe se réfère au nombre d'années sur lesquelles l'IRS s'attend à ce que nous déprécions la propriété.)

Publication 946, Comment déprécier la propriété , en particulier la section sur les catégories du chapitre 4 et Appendice B.) - de la section Safe Harbor for Routine Maintenance du Q & A sur le site Web de l'IRS. Une mise en garde: la règle de sécurité de l'entretien de routine ne s'applique pas aux dépenses qui relèvent de la catégorie des améliorations. Dispositions partielles

Supposons qu'un locateur remplace un toit sur une propriété locative. Pensons à cette situation. Lorsque la propriété a été mise en service en tant que location, le coût de la propriété a été divisé en deux: terrain et bâtiment. Le terrain est un actif non dépréciant. Le coût du bâtiment a été capitalisé et amorti sur plusieurs années (27.5 ans pour l'immobilier résidentiel ou 39 ans pour l'immobilier commercial). Ainsi, le coût de l'ancien toit est inclus dans le coût du bâtiment et est amorti au fil du temps.

Maintenant, le propriétaire a remplacé le toit. Ce type de restauration doit être capitalisé et déprécié (sur 27 ans ou 5 ans ou 39 ans, selon le cas). Alors maintenant, le propriétaire a deux actifs en cours d'amortissement: le bâtiment d'origine et le nouveau toit. Mais le vieux toit est inclus dans le bâtiment. Donc, d'une certaine manière, le propriétaire déprécie un actif (le vieux toit) qui n'existe plus. Dans ce scénario, l'IRS permet au propriétaire d'effectuer une disposition partielle. En substance, le propriétaire peut déduire le coût de l'ancien toit (en supprimant ainsi cette partie du coût de l'amortissement du bâtiment).

Quel est l'avantage? Cela donne une déduction immédiate pour le vieux toit, ce qui compense l'inconvénient d'avoir à déprécier le nouveau toit sur plusieurs années. Et, cela supprime le vieux toit (son coût historique et sa dépréciation accumulée) du bilan du contribuable. Un bonus supplémentaire: "Il n'y a pas de récupération d'amortissement car il n'y avait pas de vente ou d'échange", explique Phil Zaman, un directeur de l'Office national des impôts CBIZ. Ainsi, les dispositions partielles se traduisent par moins d'amortissement accumulé à récupérer si la propriété est vendue à l'avenir.

Ce que vous devez examiner

Afin de déterminer correctement ce qui peut être déduit et ce qui doit être capitalisé, nous passons en revue ce que la dépense est, combien cela coûte, et comment la dépense se rapporte à la propriété en cours de réparation ou maintenu.

"Nous devons faire attention à ne pas seulement écrire des choses," Nelson dit, "Ces règlements sur les biens matériels ont dit, nous devons vraiment regarder ces dépenses." Alors, comment regardons-nous vraiment ces dépenses? Pour chaque dépense de réparation ou d'entretien:

Examinez la facture pour la dépense

1. À quoi sert la dépense? Appliquer le test BRA: la dépense est-elle une amélioration, une restauration ou une adaptation?
2. Combien coûte la dépense?
3. Chaque article de la facture est-il égal ou inférieur à 2 500 $? La facture totale est-elle égale ou inférieure à 2 500 $? Si oui, pensez à utiliser la zone de sécurité
4. de minimis . Le montant est-il égal ou inférieur à 10 000 $? Égal à ou inférieur à 2% de la base non ajustée de la propriété en cours de réparation? Si oui, envisagez d'utiliser l'élection de la sphère de sécurité pour les petits contribuables.
5. Quelle est la nature de la réparation? La réparation est-elle une partie attendue et nécessaire du maintien de la propriété dans un état de fonctionnement normalement efficace? Si c'est le cas, envisagez d'utiliser la zone sûre pour l'entretien de routine.
6. Déterminez si vous pouvez annuler une «disposition partielle».
7. Capitaliser toutes les dépenses nécessaires et établir un calendrier d'amortissement pour la radiation des frais de réparation.
8. Ressources pour creuser plus profondément dans les réparations et les retenues de maintenance:

Un regard en profondeur: IRS finalise le règlement sur les dispositions de biens immobiliers amortissables (Parker Tax Publishing, 8 septembre 2014).

• Avis 2015-82 (IRS gov, pdf), qui a fait passer la valeur refuge de
• de minimis de 500 à 2 500 dollars; résumée dans IR-2015-133: Pour les petites entreprises: L'IRS porte le seuil des dépenses en biens corporels à 2 500 $; Simplifie le classement et la tenue de documents (IRS, gov, 24 novembre 2015). Règlement sur les biens matériels - Foire aux questions (GRI, 13 mars 2015).
• Décision du Trésor 9636: Directives concernant la déduction et la capitalisation des dépenses liées aux biens corporels (IRS gov, en vigueur le 19 septembre 2013).
• Procédure de recettes 2015-20 (IRS gov, pdf); résumé dans IR-2015-29: L'IRS facilite l'application par les petites entreprises des règlements sur les réparations à 2014 et aux années futures (IRS gov, 13 février 2015).
• Règlement sur les biens matériels - Conseils et ressources en matière de réparation (AICPA .org)
• Mise en œuvre du nouveau Règlement sur les biens matériels (
• Journal of Accountancy , 31 janvier 2014). Routine Maintenance Safe Harbour en vertu des nouveaux règlements de réparation IRS (Nolo.com)
• Petit refuge des contribuables pour les réparations et l'entretien (Nolo.com)
• Exigences des locateurs en vertu du Règlement IRS réparation (Nolo.com) <