Découvrez les régimes de reddition de compte pour les employés

Un plan comptable est une entente de remboursement des employés ou une méthode de remboursement des dépenses d'entreprise qui est conforme aux règlements de l'IRS.

Si votre entreprise a un régime comptable, le remboursement de certaines dépenses d'entreprise n'est pas imposable pour l'employé. Si votre plan de remboursement d'entreprise n'est pas conforme aux exigences de l'IRS pour un plan comptable, ces remboursements sont imposables pour l'employé, et la retenue d'impôt fédéral sur le revenu et les charges sociales doivent être effectuées sur ces paiements.

De plus, en tant qu'employeur, vous devez déclarer ces paiements sur le formulaire W-2 de l'employé.

Les plans responsables peuvent inclure le remboursement d'un certain nombre de dépenses, y compris:

• Frais de voyage, y compris les repas et les divertissements,
• Achat d'outils et d'équipement et

Le régime responsable doit également inclure une procédure obligeant les employés à rembourser à l'employeur les remboursements excédentaires (supérieurs aux montants admissibles). Si un employeur établit et maintient un régime comptable, les frais de déplacement des employés ne doivent pas être considérés comme un revenu imposable.

Exigences du plan autorisé

Pour être considéré comme un «plan comptable» par l'IRS, votre arrangement doit inclure TOUT ce qui suit:

1. Les dépenses doivent avoir une connexion commerciale ; c'est-à-dire qu'ils doivent avoir été payés ou engagés pendant l'exécution des services en tant qu'employé.
2. L'employé doit rendre compte adéquatement à l'employeur pour ces dépenses dans un délai raisonnable. Vous devez demander aux employés de vous fournir des informations détaillées sur ces dépenses, y compris la date, l'heure, le lieu, le montant et l'objectif commercial de la dépense.
3. Vous devez demander à l'employé de rembourser les remboursements excédentaires dans un délai raisonnable et précis, selon les circonstances.

Si ces trois conditions ne sont pas remplies, le plan est déterminé par le IRS ne pas être responsable, et toutes les dépenses remboursées à l'employé par votre entreprise sont imposables à l'employé.

Remboursements excédentaires

Le remboursement excédentaire est un remboursement supérieur aux montants admissibles. Si l'employé ne retourne pas les remboursements excédentaires dans un délai raisonnable, ces montants excédentaires sont imposables pour l'employé. La situation la plus courante serait un cas dans lequel vous donnez une avance à une employée avant qu'elle ne parte pour un voyage, et ses dépenses pendant le voyage sont inférieures au montant avancé.

Un délai raisonnable pour le retour des remboursements excédentaires est déterminé par l'IRS comme, par exemple:

• Une avance reçue dans les 30 jours de la date de la dépense
• L'employé fournit un compte adéquat des dépenses dans les 60 jours après qu'ils ont été payés ou engagés.
• L'employé retourne tout remboursement excédentaire dans les 120 jours suivant le paiement ou l'engagement.
• L'employé reçoit une déclaration (au moins une fois par trimestre) sur laquelle il demande une déclaration ou une comptabilisation adéquate des avances en souffrance, et l'employé se conforme dans les 120 jours suivant la réception de la déclaration.

Soumettre un plan comptable à l'IRS

Non, vous n'êtes pas tenu de soumettre un plan écrit à l'IRS. Mais vous devriez être en mesure de prouver que vous avez défini vos exigences en matière de remboursement des dépenses des employés. Vous aurez besoin de quelque chose par écrit pour montrer à l'IRS que vous comprenez ce qu'est un plan comptable et que vous exploitez votre entreprise aux exigences.

Tout d'abord, vous devez définir ces exigences par écrit, dans le cadre de votre manuel de procédures et de politiques de l'employé.

Deuxièmement, vous devez documenter toutes les transactions avec les employés pour leurs remboursements de dépenses, en tenant des dossiers pour montrer que toutes les exigences du plan comptable ont été respectées.

Impôt sur le plan comptable et taxe professionnelle

Le fait que ces dépenses soient effectuées dans le cadre d'un régime comptable n'a aucune incidence directe sur votre capacité de déduire ces dépenses dans votre déclaration de revenus d'entreprise. Mais vous devez toujours fournir une documentation adéquate pour prouver que ces dépenses étaient liées aux affaires.

Pour les remboursements de voyage, par exemple, vous pouvez déduire la dépense sur la ligne appropriée de votre déclaration de revenus d'entreprise. Par exemple, pour les frais de repas et de représentation, utilisez la ligne 24b de l'annexe C (pour les propriétaires uniques ou les sociétés à responsabilité limitée).