Guide des modèles de factures pour les pigistes

Quand j'engage de nouveaux rédacteurs (ce que je fais parfois pour le volume), je dois souvent leur expliquer à quel point une facture peut être simple. Il est difficile de lire le ton dans certains courriels, mais je pense que certains d'entre eux peuvent paniquer quand je dis que je veux une facture. Pas besoin de paniquer!

De quoi ont-ils besoin?

Une facture a plusieurs objectifs. Ce n'est pas seulement le catalyseur qui vous fait payer, même si je me risquerais à dire que c'est le rôle n ° 1, hein?

Mais cette facture est souvent nécessaire à l'acheteur pour d'autres raisons. Ils ont besoin de ce disque. Ils doivent prouver qu'ils vous ont payé, souvent afin qu'ils puissent annuler votre paiement. Dans mes années d'écriture, je n'ai eu qu'un client, un magazine, qui n'avait pas besoin de facture. Je ne sais pas pourquoi ou comment ils ont réussi cela.

Types de factures / logiciels

Dans l'article original que j'ai écrit sur les factures, j'ai déclaré que je m'en tiens à un document Word. Si j'ai le temps, je vais le changer en PDF, mais cela n'arrive pas toujours. Une autre pratique courante que j'ai vu utilise une feuille de calcul Excel pour générer la facture. Mais une considération importante que je n'ai pas mentionnée à l'époque est la pléthore de logiciels de comptabilité là-bas. En raison des options abordables ciblant les petites entreprises telles que Freshbooks ou Quickbooks, vous ne devrez peut-être jamais vous-même générer une facture. J'ai entendu des choses merveilleuses sur ces applications, mais je dois encore les vérifier.

Pensées? Assurez-vous de laisser des pensées dans mon blog sur le sujet.

Quoi inclure

Depuis cet article original, j'ai clarifié certaines des parties les plus importantes d'une facture d'écriture. C'est, bien sûr, par essais et erreurs.

• Votre nom et votre adresse postale doivent être placés tout en haut de la page afin que le chèque vous parvienne très rapidement et que vous n'ayez pas envoyé d'e-mail dans un délai d'une semaine.
• Incluez un logo à des fins d'image de marque (si vous en avez un).
• Date de la facture! Certaines entreprises et éditeurs ont une période d'attente obligatoire sur votre facture - 30 jours, voire 60 jours - et vous voulez la bonne date là-bas. Encore une fois, il s'agit d'éviter un retard de paiement.
• Si vous faites plusieurs projets pour ce client, nommez-les! Utilisez un phrasé qui dénote ce projet de l'avant ou de l'après. Cela limitera les erreurs et (vous l'aurez deviné) vous serez payé à temps.
• Rendez les instructions de paiement claires. Si vous voulez une vérification sur papier, devrait-elle être faite pour vous ou votre entreprise? Si vous voulez un paiement Paypal, alors, par tous les moyens, inclure les informations pertinentes.
• Certaines grandes entreprises et certains éditeurs ne se réfèrent à votre facture que par un numéro de facture. Parfois, ils dictent même ce nombre ou les conventions de votre numéro.Sinon, j'utilise simplement la date: Facture # 112811.
• Ce qui précède représente quelques années de danse de facturation. Soyez sûr de lire les bases de ce qu'il faut inclure sur votre facture d'écriture ici.

Conseils pour les factures des rédacteurs

Certains clients me disent qu'ils n'ont pas nécessairement besoin de la longue liste des articles que j'ai inclus dans les factures antérieures. Dans le même temps, j'ai rencontré des clients qui me demandent de décomposer ma facture en pièces très spécifiques.

Lorsqu'il s'agit de générer des factures, il est important de garder à l'esprit que vous ne gagnez pas d'argent en faisant cela. Alors, restez simple et rapide. J'aime cette idée de jeudi chez Bram chez Women on Writing. Elle dit qu'elle fait des factures dans les décors, un jour de la semaine. Vous pouvez également créer un modèle, le sauvegarder et le réutiliser.

Voici quelques conseils:

1. Stick avec ce que vous savez. Je ne connais pas beaucoup d'auteurs qui ne peuvent pas utiliser Microsoft Word et / ou Publisher pendant leur sommeil, alors pensez à utiliser l'un des modèles fournis avec ces systèmes logiciels pour créer votre facture.

2. Marquez-le. Vous voulez que cet employeur se souvienne de vous à l'avenir s'il avait d'autres postes d'écriture disponibles. Si vous avez un logo, ou même une police, un devis ou une mise en page spécifique à votre service, pensez à l'utiliser sur votre facture. À tout le moins, vous devez inclure votre nom, votre adresse et d'autres informations d'identification dans l'en-tête de votre facture.

3. Fournissez les détails. Le corps de la facture doit détailler le service que vous avez fourni. Si vous avez terminé le service au moyen d'un taux horaire, assurez-vous d'énumérer les heures travaillées. Si vous avez terminé un projet par page ou par mot, fournissez également ces détails. Vous voudrez détailler exactement ce que vous avez fait, comment et pendant combien de temps.

4. Dessinez-le. Incluez une colonne par charge qui indique votre taux (c.-à-d. Cents par mot ou dollars par heure), puis enregistrez-la dans la colonne des frais totaux. Cela permet non seulement d'éliminer les erreurs de calcul ou les fautes de frappe, mais cela permet également au client d'estimer facilement le coût de l'embauche pour un travail futur!

5. Mettez en gras le total. Rendez le total général facile à trouver pour le service de comptabilité. peut-être que vous serez payé beaucoup plus vite!

6. Citez vos termes. J'espère que ce ne sera pas une surprise pour votre client, car les termes sont généralement discutés à l'avance. Quoi que vous ayez accepté, rappelez doucement à votre employeur en ajoutant un texte de présentation d'une phrase en deux phrases. Exemple: Total net net 10 jours.

7. Relisez. Puis relisez-le! Ce n'est pas le moment d'espacer et de perdre un compte futur potentiel. Assurez-vous que votre facture est aussi parfaite et parfaite que votre projet avant de l'activer.

8. Soyez payé. Célébrez votre succès!