Exigences de vérification d'emploi Formulaire i-9

Lorsqu'ils sont embauchés pour un nouvel emploi, les employés doivent prouver qu'ils ont légalement le droit de travailler aux États-Unis.

Qu'est-ce qu'un formulaire I-9?

Les employeurs sont tenus de vérifier l'identité et l'admissibilité à travailler pour tous les nouveaux employés. Un formulaire d'admissibilité à l'emploi (I-9) est un formulaire créé par le département des Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) du Department of Homeland Security (DHS) pour chaque employé embauché aux États-Unis.

Le formulaire I-9 est utilisé pour vérifier l'identité d'un employé et pour déterminer s'il est autorisé à commencer à travailler pour l'entreprise.

Lorsque les formulaires d'admissibilité à l'emploi sont remplis

Un formulaire d'admissibilité à l'emploi (I-9) doit être rempli pour tous les nouveaux employés. L'employeur doit vérifier l'admissibilité à l'emploi et les documents d'identité présentés par l'employé et enregistrer l'information sur le formulaire I-9 dans les trois jours suivant son embauche.

Si un employeur omet de remplir et de conserver des formulaires I-9 pour chaque nouvel employé, il peut être passible d'amendes ou d'autres conséquences juridiques du ministère du Travail. Les employés doivent fournir des documents à l'appui de leur demande et prouver qu'ils ont légalement le droit de travailler aux États-Unis.

De plus, les employés doivent présenter des documents originaux et non des photocopies.

La seule exception est qu'un employé peut présenter une copie certifiée conforme d'un certificat de naissance. Sur le formulaire, l'employeur doit vérifier l'admissibilité à l'emploi et les documents d'identité présentés par l'employé et consigner l'information sur le formulaire I-9.

En savoir plus sur:

Nouveaux employés embauchés Contexte législatif

La loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) a jugé que les employeurs américains étaient juridiquement responsables de la vérification de l'admissibilité à l'emploi pour tous les nouveaux employés. La première partie du formulaire I-9 doit être remplie par l'employé, et l'employeur est tenu de remplir la deuxième section dans les trois jours suivant la date de début de l'employé.

Bien que le formulaire I-9 ne soit pas exigé pour les volontaires ou les employés contractuels, les ressortissants étrangers titulaires d'un visa d'emploi sont tenus de remplir le formulaire pour indiquer leur statut légal aux États-Unis.

Si un employé est incapable de lire ou d'écrire en anglais, le formulaire permet à un traducteur ou à un préparateur juridique de remplir le formulaire au nom de l'employé. Depuis octobre 2004, le processus de vérification I-9 peut être complété électroniquement.

Documentation requise pour prouver votre admissibilité au travail

En plus de vos informations personnelles de base, lorsque vous remplissez un formulaire I-9, vous devez fournir un document établissant votre identité et votre admissibilité à travailler aux États-Unis. .La documentation comprend généralement un certain type de photo d'identité et la confirmation du statut juridique dans le pays pour vérifier l'admissibilité à travailler aux États-Unis.

Acceptable I-9 Documents

Il existe trois catégories de documents que vous êtes autorisé à soumettre. Les employés doivent présenter l'un des documents de la liste A ou l'un des documents de la liste B et l'un des documents de la liste C.

Liste A (documents établissant à la fois l'identité et l'admissibilité à l'emploi)

États-Unis Passeport

• Carte de résident permanent ou de réception des étrangers (I-551)
• Carte de résident temporaire (I-688)
• Autorisation d'emploi (I-766, I-688B ou I-688A) > Passeport étranger avec tampon temporaire I-551
• Pour les étrangers autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique, passeport étranger avec formulaire I-94 autorisant l'emploi auprès de cet employeur
• Liste B (Documents établissant une identité seulement)
• Permis de conduire délivré par un État ou une possession excentrée

Carte d'identité délivrée par un État ou une possession éloignée

• Document tribal amérindien
• Permis de conduire canadien ou carte d'identité avec photo (pour les étrangers canadiens autorisés à travailler seulement pour un employeur spécifique)
• Carte d'identité de l'école avec photographie
• Regis de l'électeur carte de tration
• U. S. Carte militaire ou fiche provisoire
• Carte d'identité militaire
• Liste C (documents établissant uniquement l'admissibilité à l'emploi)
• Carte du numéro de compte de sécurité sociale sans restriction d'emploi

Copie originale ou certifiée d'un certificat de naissance un sceau officiel délivré par un organisme d'État ou de gouvernement local

• Attestation de naissance à l'étranger
• U. S. Carte d'identité de citoyen
• Document tribal amérindien
• Formulaire I-94 autorisant l'emploi chez cet employeur (pour les étrangers autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique)
• Non I-9 Documentation?
• Un employé qui ne produit pas le document requis ou un reçu pour un document de remplacement (dans le cas de documents perdus, volés ou détruits) dans les trois jours ouvrables suivant le début de l'emploi peut être congédié. Un employé qui présente un reçu a quatre-vingt-dix jours pour présenter les documents originaux.

I-9 Processus de revérification des formulaires

Les formulaires I-9 des citoyens des États-Unis sont valides indéfiniment, sauf si un écart d'emploi supérieur à un an se produit. Les ressortissants étrangers sur un visa de travail ou les étudiants et les visiteurs d'échange doivent avoir leur I-9 revérifié avec chaque extension, ou après que leur visa a expiré avec un nouveau permis d'autorisation de travail est délivré.

Les formulaires I-9 doivent être conservés par l'employeur pendant trois ans après la date de début de l'employé ou un an après la fin de son emploi, selon la dernière éventualité.

Quand n'avez-vous pas besoin d'un formulaire I-9

Depuis que la loi a été instituée le 6 novembre 1986, la plupart des travailleurs rémunérés doivent soumettre des formulaires I-9. Cependant, il y a quelques exceptions à la règle. Vous n'avez pas besoin d'un formulaire I-9 si vous:

avez été embauché au plus tard le 6 novembre 1986 et que vous poursuivez votre emploi dans l'espoir de poursuivre votre entreprise à l'avenir.

Vous êtes embauché pour un «travail domestique occasionnel», comme garder les enfants, nicher ou nettoyer, dans une maison privée de façon intermittente.

• Vous êtes un entrepreneur indépendant.
• Vous ne travaillez pas physiquement aux États-Unis.
• Clauses anti-discrimination
• L'IRCA comprend également des clauses anti-discrimination. En vertu de l'IRCA, les citoyens américains, les résidents permanents et les demandeurs d'asile autorisés légalement à travailler aux États-Unis ne peuvent se voir refuser un emploi ou être licenciés de force en raison de leur origine ou de leur nationalité. De plus, les employeurs doivent accepter l'un ou l'autre des documents susmentionnés pour le formulaire I-9, à condition que les documents soient des originaux ou des copies certifiées conformes. L'IRCA est exécutoire pour tous les employeurs avec trois travailleurs supplémentaires.

Sanctions pour les employeurs qui embauchent des travailleurs non autorisés

Les employeurs qui embauchent des travailleurs non autorisés peuvent se voir imposer une amende de 250 $ à 5 500 $ par travailleur, selon la gravité de la situation. L'acceptation de documents frauduleux peut aussi amener une compagnie à payer entre 375 $ et 3 200 $ pour la première infraction et à doubler cette dernière par document pour des occurrences supplémentaires.

Enfin, les employeurs peuvent se voir infliger une amende ou subir d'autres répercussions pour discriminer en fonction de la nationalité, de l'origine nationale, de la fraude ou du rejet de documents ou de représailles.

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