Comment rédiger une lettre de recommandation

Une lettre de recommandation joue un rôle spécifique dans le monde des ressources humaines et de l'emploi. C'est parfois nécessaire, mais jamais préféré. Les employeurs préfèrent parler directement avec les anciens superviseurs de leurs futurs employés. Cependant, les employeurs réalisent que la communication directe n'est pas toujours possible - d'où l'importance de la lettre de recommandation.

Les employés perdent la trace des superviseurs lorsqu'ils déménagent, changent d'emploi ou prennent leur retraite.

Les entreprises déménagent et ferment ou sont fusionnées ou acquises. Les services des ressources humaines perdent des records.

Même les employés qui font l'effort de rester en contact avec un superviseur antérieur en tant que référence potentielle, et préparent leurs références pour une vérification des références, peuvent perdre la trace de leurs supporters au fil du temps. Dans un de mes efforts pour obtenir des références sur un employé potentiel, j'ai trouvé une entreprise à la faillite, un superviseur a déménagé dans des endroits inconnus, et un superviseur qui était décédé. Heureusement, l'une des trois sociétés avait un bureau des ressources humaines qui avait un dossier de l'employé et était en mesure de confirmer les détails de l'emploi - mais rien d'autre.

J'ai des sentiments mitigés à propos d'une lettre de recommandation. Comme je l'ai indiqué dans Comment répondre à une demande de vérification des références , une lettre de recommandation dure indéfiniment et son contenu peut ne pas s'appliquer des années après la rédaction de la lettre de recommandation. Mais, une lettre de recommandation est un cadeau potentiel pour un employé estimé.

Une lettre de recommandation peut sauver la journée. Écrit sur papier à en-tête de l'entreprise, avec une adresse clairement imprimée et un téléphone, la lettre de recommandation fournit parfois un coup de pouce aux compétences d'un candidat. En tant qu'employeur, en particulier si vous anticipez des changements, comme je viens de le décrire, dans votre situation professionnelle, faites une faveur à vos employés sortants.

Fournir à l'employé une lettre de recommandation.

Rédiger une lettre de recommandation

Une lettre de recommandation peut durer indéfiniment et constitue un instantané du rendement d'un employé à un moment donné. Par conséquent, réfléchissez bien à la façon dont vous rédigez une lettre de recommandation et à l'information que votre lettre de recommandation transmet. Suivez la politique de votre entreprise en ce qui concerne une lettre de recommandation, si une politique existe.

Dans tous les cas, demandez à votre service des ressources humaines d'examiner votre lettre de recommandation afin de vous assurer que vous protégez les intérêts de votre entreprise et de vos propres intérêts. Rédigez une lettre de recommandation d'employé en suivant ces directives.

• Fournissez la lettre de recommandation sur le papier à lettres original de l'entreprise avec l'adresse imprimée, le téléphone et les informations de contact supplémentaires dans un format de lettre commerciale standard. Vous pouvez fournir à l'employé plusieurs copies de la lettre de recommandation sur la papeterie dans une enveloppe de papeterie.
• Adressez la lettre de recommandation à l'employeur qui demande la lettre de recommandation, ou à qui l'employé a l'intention d'envoyer la lettre de recommandation. Si la lettre de recommandation est générique, adressez la lettre à: «À qui de droit».
• Signez la lettre de recommandation à l'encre et inscrivez votre nom, titre de poste, numéro de téléphone et adresse électronique.
• Commencez par: Ceci est une lettre de recommandation pour: Nom de l'employé.
• Décrivez votre relation avec l'employé, son titre et son emploi. Par exemple, «J'étais le superviseur de Mark lorsqu'il travaillait comme opérateur de machines de métiers spécialisés au département des tours chez Alcon Tool. "
• Pour les principaux éléments de la lettre de recommandation, décrivez les principales responsabilités du poste de l'employé. Par exemple, «les principales responsabilités de Mark consistaient à utiliser x machine; entretenir les outils et l'équipement de l'entreprise; créer un espace de travail sûr et bien entretenu; dépannage des problèmes de qualité, de machine et de performance; servir comme chef d'équipe de jour; me soutenant en tant que superviseur suppléant en mon absence; et servant à la tête de l'équipe de participation des employés.
• Puis, dans le corps de la lettre de recommandation, fournissez votre évaluation globale de la contribution et de la valeur de l'employé. La déclaration devrait indiquer que l'évaluation porte sur le rendement de Mark à un certain moment. Par exemple, «Mark était un employé apprécié qui a contribué bien au-delà de la norme lorsqu'il travaillait dans mon ministère. Ceci est apparent et a été reconnu par son affectation à des rôles de leadership. "
• Indiquez pourquoi Mark a quitté votre emploi dans la lettre de recommandation si les raisons sont favorables à la prochaine opportunité d'emploi de Mark. Par exemple, "Mark a quitté Alcon Tool pour accepter le poste de superviseur dans une autre entreprise. Un poste de superviseur n'aurait pas été disponible ici depuis plusieurs années. "
• Terminez la lettre de recommandation sur une note positive. Par exemple, "Nous étions désolés de voir Mark partir mais lui souhaitons tout le meilleur dans son nouveau travail en tant que superviseur. "
• Enfin, indiquez que l'employeur potentiel peut vous contacter s'il a besoin d'informations supplémentaires. Signez et complétez la lettre de recommandation.

Ce sont les éléments appropriés d'une lettre de recommandation d'un employé.

Ce qu'il ne faut pas écrire dans une lettre de recommandation

Certaines précautions s'imposent avant d'écrire une lettre de recommandation à un employé. Lorsque vous écrivez une lettre de recommandation, ne faites pas de déclarations de ce genre. Ne pas:

• Fournissez des détails que vous ne connaissez peut-être pas avec certitude s'ils se trouvaient en dehors des limites de l'emploi de l'employé dans votre entreprise. Par exemple, ne nommez pas l'entreprise pour laquelle vous croyez que l'employé est allé travailler. Vous ne savez peut-être pas si l'employé a déjà travaillé là-bas. Mark vous a dit qu'il avait accepté un poste de superviseur. Votre lettre de recommandation ne doit pas fournir des informations potentiellement contradictoires qui pourraient causer des problèmes ultérieurs pour l'employé dans sa recherche d'emploi.
• Prédire l'avenir. La seule performance que vous pouvez remarquer est la performance que vous avez vécue pendant que l'employé travaillait pour vous. Tout le reste est de regarder la boule de cristal et inapproprié pour une lettre de recommandation. Ceci est inapproprié: "Je suis sûr que vous recevrez la même performance exemplaire de Mark que nous avons faite quand il travaillait pour Alcon Tool. " Le temps change; les vies changent; des événements imprévisibles se produisent. Pour vous ou un employeur potentiel, dix ans plus tard, c'est invérifiable.
• Fournir des informations personnelles, protégées ou confidentielles relatives au personnel, telles que le salaire, le numéro de sécurité sociale, la race, la religion, l'état matrimonial, la composition de la famille, les problèmes médicaux ou l'âge. (Une lettre de recommandation que j'ai reçue une fois m'a dit que le superviseur était sûr que Betty améliorerait sa fréquentation et qu'elle serait une excellente employée maintenant que son divorce était définitif, que ses problèmes de garde d'enfants avaient été résolus et que son ex-mari avait déménagé. Je suis sûr que le superviseur a voulu dire cette recommandation d'une manière positive.) Fournissez autre chose que des informations factuelles que vous pouvez directement, avec votre expérience personnelle, signaler.
• Une copie de la lettre de recommandation, après examen par les Ressources humaines, doit être placée dans le dossier personnel de l'employé.

Plus d'exemples de lettres d'employeurs

Lettres d'avertissement / d'action disciplinaire

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