Comment écrire et envoyer des messages électroniques professionnels

Lorsque vous envoyez des e-mails professionnels, il est important de vous assurer que le message est parfait. Vous ne voulez pas faire exploser une opportunité en faisant des erreurs - que ce soit dans la façon dont vous envoyez des courriels ou comment vous suivez vos courriels.

Que vous envoyiez une lettre de motivation, une lettre de remerciement, une lettre de démission, une lettre de recommandation ou une lettre à un employeur pour d'autres raisons non personnelles, vous devez toujours vous assurer que votre courriel est organisé et professionnel.

Voici ce qu'il faut inclure dans vos messages, ce qu'il ne faut pas inclure, et comment fermer, signer et envoyer vos messages électroniques.

Consignes relatives aux messages électroniques professionnels

Ligne d'objet: La ligne d'objet doit indiquer de manière concise votre objectif d'écriture. Votre ligne d'objet peut être aussi simple que "Merci" ou "Demande de recommandation"

Salutation: Même si vous écrivez un courriel très court, incluez un message d'accueil. Si vous connaissez le nom de la personne, incluez-la. Appelez-les par leur titre, à moins que vous ne soyez un prénom avec la personne.

Longueur: Gardez votre courriel aussi concis que possible. Les gens ont tendance à parcourir de longs courriels, donc seulement inclure des informations essentielles.

Style de police: Évitez les polices ornées, ludiques ou colorées; ceux-ci détournent simplement le destinataire de votre message réel. Évitez également d'utiliser des caractères gras ou italiques, ce qui rendrait le courriel encombré. N'écrivez pas non plus dans toutes les majuscules; cela apparaît comme en colère ou surexcité dans un e-mail.

Émoticônes: N'incluez pas les émoticônes dans un e-mail professionnel; sauvegardez-les pour la correspondance personnelle.

Orthographe et grammaire: Ce n'est pas parce que vous écrivez un courriel que vous devez vous méfier de l'orthographe et de la grammaire. Editez votre email soigneusement avant de l'envoyer. Un message sans erreur indique au destinataire que votre courriel doit être pris au sérieux.

Fermeture: Déconnectez-vous avec un bref "Merci", "Meilleur", ou un autre simple envoi, puis votre nom. La plupart des comptes de messagerie vous permettent d'intégrer une signature avec votre nom, titre et coordonnées dans chaque e-mail. C'est une excellente façon de rendre chaque correspondance plus professionnelle.

Comment envoyer des e-mails professionnels

Assurez-vous que votre message est terminé

Avant de cliquer sur Envoyer , vérifiez que la ligne Objet de votre e-mail est remplie. signature, vous envoyez le message à la bonne personne de contact, et vous avez rempli le champ Bcc pour vous envoyer une copie de sorte que vous ayez un enregistrement du message électronique.

Preuve de votre message électronique

Avant de cliquer sur envoyer, assurez-vous également de vérifier l'orthographe et de vérifier votre grammaire et votre capitalisation.Ils sont tout aussi importants dans la correspondance de recherche d'emploi par courriel qu'ils sont dans le papier dernier.

Envoyer un e-mail de test

Avant d'envoyer votre e-mail, envoyez-lui d'abord le message pour vérifier que la mise en forme fonctionne correctement. Si tout semble bon, renvoyez-le à l'entreprise ou à l'individu que vous écrivez.

Envoyer une copie du message électronique à vous-même

Utilisez le champ Bcc pour vous envoyer une copie de l'e-mail afin de savoir quand vous avez envoyé le message et qui vous avez envoyé. à.

Fichier vos copies

Avec de nombreux programmes de messagerie, vous pouvez envoyer des dossiers. Mettre en place un dossier pour tous vos e-mails de recherche d'emploi et de déposer vos copies de l'e-mail que vous envoyez dans votre dossier de recherche d'emploi.

Vérifiez régulièrement votre adresse e-mail

Le temps est essentiel lorsque vous recherchez un emploi. Il est important de consulter régulièrement et fréquemment vos e-mails afin de ne manquer aucune opportunité importante. À tout le moins, vérifiez votre courriel le matin et en début d'après-midi, de sorte que vous aurez le temps de répondre en temps opportun aux réponses aux messages que vous recevez.

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