Comment configurer les messages vocaux professionnels

Un message d'accueil de messagerie vocale approprié peut donner une impression positive à vos interlocuteurs ou les aliéner avant même que vous leur parliez. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur et demandez-vous «Comment voudrais-je être traité si je ne pouvais pas parler immédiatement à la personne que j'ai appelée? Que devrais-je savoir à partir du message d'accueil? > Options d'accueil de la messagerie vocale

Selon le système téléphonique que vous avez dans votre entreprise, il peut y avoir différentes options pour le type de message d'accueil que vous êtes autorisé à composer.

Ceux-ci comprennent:

Messages généraux d'accueil de la messagerie vocale

• Le message d'accueil général de la messagerie vocale est utilisé comme message d'accueil par défaut si aucun autre type de message d'accueil n'est défini.
  Exemples de messages d'accueil de la messagerie vocale interne
• Ceci est utilisé pour saluer les personnes qui vous appellent depuis votre entreprise (c'est-à-dire depuis une autre extension).
  Exemples d'accueil de messagerie vocale externe
• Ce message d'accueil sera diffusé aux personnes qui appellent de l'extérieur de votre entreprise. Le standard automatique de votre système téléphonique peut lire un message d'accueil général de l'entreprise que tous les appelants externes entendront. Si le nom de votre entreprise est mentionné dans ce message d'accueil, vous n'avez pas besoin de le répéter dans votre message d'accueil.
  Exemples d'accueil de messagerie vocale temporaires ou «d'absence du bureau»
• Le message d'accueil de la messagerie vocale temporaire ou d'absence est défini lorsque vous n'êtes pas au bureau pendant une durée prédéterminée. La plupart des systèmes de messagerie vocale vous permettent de définir une date et une heure d'expiration, vous n'avez donc pas besoin de vous souvenir de l'éteindre lorsque vous revenez.
  

Messages d'accueil de la messagerie vocale «On the Phone» ou «Occupé»

• Ce message d'accueil est utilisé pour informer les appelants que vous êtes au bureau, mais vous ne pouvez pas prendre leur appel maintenant car vous êtes
  Éléments de base de la bonne Voicemail Salutations

Salutation

• Votre nom
• Nom de votre entreprise et nom de département ou les deux
• Indication que vous ne pouvez pas prendre leur appel dès maintenant > Invitation à laisser un message
• Quand ils peuvent attendre un appel de retour
• Qui peuvent-ils contacter pour une assistance immédiate (le cas échéant)
• Pas plus de 20 - 25 secondes (règle générale)
• Évitez de donner trop d'informations et de faire des salutations trop longues
• Exemple de salutations de bonne messagerie vocale

Bonjour Jim Bucki Je ne peux pas prendre votre appel maintenant , mais je voudrais le retourner dès que je peux.S'il vous plaît laissez-moi un message confidentiel détaillé après le ton.Si vous avez besoin d'une aide immédiate, s'il vous plaît appelez ma secrétaire, Suzy Smith au poste 6336. Merci ou votre appel.

Bonjour. Vous avez atteint le département de la comptabilité. Le département est actuellement fermé. Nos heures d'ouverture normales sont du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h.S'il vous plaît laissez-nous un message après le ton et quelqu'un va retourner votre appel dès que possible. Je vous remercie.

• Bonjour. C'est Jim Bucki. Je serai absent du bureau jusqu'au jeudi 24 juillet et je vérifierai occasionnellement ma boîte vocale. Si vous souhaitez me laisser un message, veuillez le faire après le ton, et je vous rappellerai dès que possible. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Smith, au poste 6336. Merci de votre appel.
• Vous avez atteint le bureau de Jim Bucki. Je suis actuellement au téléphone en ce moment, mais je voudrais retourner votre appel plus tard. Si vous le souhaitez, s'il vous plaît laissez-moi un message après le ton. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Smith, au poste 6336. Merci d'avoir appelé.
• Salutations de la mauvaise messagerie vocale
• Bonjour. C'est Joe. Laisse moi un message.

{Musique jouée pendant une période prolongée} Hey! Parle moi.

• Bonjour. Vous avez rejoint la société XYZ. S'il vous plaît laissez-nous un message.
• Bonjour. Vous avez atteint le bureau de Joe Kartonia à XYZ. com. Je serai absent du bureau pour subir une vasectomie et je reviendrai le jeudi 26 août à 8 h 30. Je vais connaître beaucoup d'inconforts, alors je ne vérifierai pas du tout ma boîte vocale. Si vous souhaitez me laisser un message, veuillez le faire après le ton. Vous pouvez me laisser un message détaillé et confidentiel, et je vous rappellerai dès que possible. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Sally Johnson, au poste 3663. Je vous remercie de votre appel, et je reviendrai à votre visite à mon retour, et je me sens mieux.
• Le bureau est fermé. S'il vous plaît laissez un message après la tonalité.