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Si vous êtes dans votre bureau en ce moment, arrêtez ce que vous faites et jetez un coup d'œil. Plus précisément, jetez un coup d'œil à votre bureau. Maintenant, pensez à ce que vous voyez. Y a-t-il une énorme pile de documents sur un coin - des documents importants comme des factures, des contrats et des mises à jour de projets?
Avant d'être sur la défensive Nous obtenons le concept de «chaos organisé» que vous avez probablement eu avec votre bureau. Tous ces documents - les formulaires LEED, les RFD, les applications, etc. - ont leur place.
Ils doivent tous être gérés avant d'être classés. Certains doivent être signés, d'autres doivent être scannés, d'autres doivent être traités et envoyés à vos clients.
Alors allons-y à la chasse: Si votre bureau est en désordre, cela cause des problèmes. Les bonnes nouvelles sont: il y a encore de l'espoir pour vous.
Solutions pour "surcharge de document"
Si tout ce que nous avons évoqué jusqu'ici s'applique à vous, ne vous inquiétez pas. Vous êtes en bonne compagnie. Ce sont des problèmes communs chez les gestionnaires de la construction. Heureusement, il existe un logiciel de gestion de la construction à votre disposition qui fait un excellent travail pour résoudre la grande majorité d'entre eux.
Les bons systèmes de gestion de construction offrent un grand nombre d'options pour la gestion de documents, et ces solutions servent un certain nombre de buts utiles. Ils peuvent vous aider à trouver des formulaires et des documents rapidement et facilement, ce qui réduit le temps que vous passez à remplir (lire: «trouver») tous vos documents.
Le temps que vous économisez peut être utilisé pour améliorer votre visibilité auprès des clients et vous concentrer sur la partie productive de votre travail.
Il est temps de s'organiser
La fonctionnalité la plus importante du logiciel de gestion de documents est la capacité à organiser vos fichiers importants. Il élimine le besoin de fouiller à travers d'énormes classeurs ou des piles de papiers sur votre bureau.
Vous branchez simplement le document que vous cherchez dans le moteur de recherche du logiciel, et il apparaît presque instantanément.
Le logiciel peut également vous aider à télécharger des fichiers existants, ce qui vous permet de différencier facilement les anciens fichiers physiquement placés dans un classeur et ceux qui ont déjà été ajoutés à votre système logiciel. Avec de nombreuses applications, vous pouvez également accéder aux documents via le stockage dans le cloud, vous permettant d'accéder à vos fichiers lors de vos déplacements. La gestion des documents de construction en nuage est un choix judicieux compte tenu de sa capacité à vous aider à traiter les documents plus rapidement et avec un plus grand niveau d'efficacité.
Deux solutions logicielles qui font cela sont Viewpoint et Aconex. Les deux sont construits sur des systèmes de recherche similaires à l'algorithme de Google, ce qui accélère le processus de recherche. Viewpoint se distingue par l'ajout de la possibilité de rechercher et indexer les e-mails via Outlook qui sont également attachés à Vista.
Options de collaboration supérieures
Le logiciel de gestion des documents de construction facilite le travail avec votre équipe. Par exemple, l'outil de gestion de la construction de Procore permet aux gestionnaires de distribuer les autorisations par utilisateur. Il stocke les versions antérieures de vos fichiers, mais a également mis en place des sauvegardes qui partagent régulièrement les mêmes brouillons de fichiers afin que les utilisateurs ne font pas l'erreur de modifier les mauvaises versions.
Mieux encore, il fonctionne avec la plupart des plates-formes mobiles et de bureau, ce qui est une bonne nouvelle pour les entreprises qui utilisent des iPad et autres tablettes dans le cadre de leur système de gestion.
Solutions économiques
Les moyens par lesquels un bon logiciel de gestion de documents de construction peut économiser de l'argent pour votre entreprise sont nombreux. Les plus évidents incluent la réduction drastique des besoins en fournitures comme le toner, le papier, la photocopie et les unités de classement physiques. Même plus que cela, il peut économiser plusieurs milliers de dollars par an en coûts de main-d'œuvre. Au bas de l'échelle, de nombreuses entreprises - et pas seulement la construction - déclarent avoir économisé des milliers de dollars sans avoir à passer du temps à classer des tâches.
Le logiciel de gestion de documents permet également d'économiser du temps (et en fin de compte de l'argent) à la recherche de documents perdus. On estime que recréer des documents mal classés ou mal placés peut coûter jusqu'à 250 $ chacun.
Combien de fois avez-vous brouillé pour trouver des documents perdus cette année?
The Bottom Line
Le logiciel de gestion de documents de construction vous présente un moyen efficace d'économiser votre argent et votre temps pour votre entreprise. Si vous ne l'avez pas encore essayé, il est temps de faire le premier pas et de vérifier certaines des ressources listées ci-dessus.
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