Comment prouver votre entreprise Déductions fiscales

ARRÊTEZ! Avant de déposer votre déclaration de revenus d'entreprise auprès de l'IRS, demandez-vous: Si je devais prouver ces déductions, pourrais-je le faire? Si vous n'êtes pas sûr, lisez cet article.

L'essentiel est: Si vous ne pouvez pas le prouver, ne le déduisez pas.

C'est formidable de pouvoir déduire des impôts pour toutes vos dépenses d'entreprise, mais il est encore mieux d'être en mesure de prouver ces déductions dans une vérification de l'IRS. Si vous avez un préparateur d'impôt compétent, cette personne vous demandera de voir tous les documents sur vos déductions fiscales.

Donc, avant d'aller à votre préparateur d'impôt avec vos documents (PAS dans une boîte à chaussures, s'il vous plaît!)

Dans cet article, nous allons examiner quelques dépenses d'entreprise simples, en demandant toujours à la question, "Comment puis-je prouver que c'est une véritable dépense d'entreprise?" Et nous allons toujours regarder ces transactions du point de vue de l'IRS et votre préparateur d'impôt.

Le fait le plus important à retenir est que vous DEVEZ être capable de montrer non seulement que la transaction a eu lieu, mais que c'était pour un objectif commercial .

Acheter une propriété ou payer des dépenses

Vous achetez une imprimante tout-en-un de Best Buy pour votre entreprise. Vous écrivez un chèque de votre compte d'entreprise, ou vous utilisez votre carte de crédit professionnelle. Donc, cela suffit pour montrer que c'est une dépense d'entreprise, n'est-ce pas? En fait non. L'enregistrement de votre chèque annulé ou de votre reçu de carte de crédit n'est qu'une partie de votre preuve. Le chèque annulé ne montre pas ce que vous avez acheté. L'utilisation d'une carte de crédit est préférable, car le reçu montre l'achat.

Inclure le reçu de la caisse enregistreuse avec votre chèque annulé est également nécessaire pour montrer ce que vous avez réellement acheté.

Paiement à partir d'un compte personnel

Le paiement des frais de votre compte bancaire professionnel ou de votre carte de crédit professionnelle s'effectue de la même manière. Bien sûr, vous devriez utiliser un chèque d'entreprise séparé ou un compte d'épargne ou une carte de crédit professionnelle.

Bien que l'utilisation de vos comptes personnels ne soit pas nécessairement un problème, il est plus difficile de prouver que ce chèque personnel a été utilisé à des fins commerciales.

Lorsque vous démarrez votre entreprise pour la première fois, vous devrez peut-être utiliser un compte personnel pour quelques articles. Par exemple, j'ai récemment formé une nouvelle LLC et j'ai dû utiliser un chèque personnel pour l'enregistrement dans mon état. Lorsque vous utilisez un compte personnel à des fins professionnelles, assurez-vous d'avoir beaucoup de documentation. Dans ce cas, j'ai imprimé un reçu du secrétaire d'État qui montrait que j'avais payé pour une inscription LLC. Dans ce cas, il était assez difficile de croire que c'était pour un usage personnel.

Utilisation des journaux de dépenses

Certaines dépenses sont plus difficiles à prouver que d'autres. Les deux grands exemples de ceci sont les frais de voyage, y compris le kilométrage, et les biens cotés.Dans les deux cas, la meilleure façon de satisfaire la demande de l'IRS pour la preuve des dépenses est de tenir un journal.

L'IRS préfère la preuve "à la fois". Autrement dit, une note que vous faites sur un bordereau de dépenses ou un reçu ou un journal de kilométrage au moment où l'argent est dépensé est préférable à une liste que vous écrivez à la fin de l'année.

Tenir un journal de kilométrage , c'est, je le sais, tenir un journal de distance est une énorme douleur. Cela signifie que chaque fois que vous montez dans votre voiture (peu importe si l'entreprise a payé pour la voiture, en passant), vous devez enregistrer:

• La date
• Le kilométrage
• Où vous êtes allé > Le but - professionnel ou personnel - aussi précisément que possible.
• Si vous voulez faciliter les choses, notez le kilométrage sur la voiture le 1er janvier de l'année, puis notez le kilométrage uniquement à des fins commerciales.

Pour déduire les frais de kilométrage d'affaires, en utilisant la déduction de kilométrage standard ou les dépenses réelles, vous devez démontrer que vous avez utilisé la voiture au moins 50% du temps pour les affaires.

Conseil: si vous êtes connecté à votre smartphone,

essayez une application de kilométrage ou une application de frais. Il vous permettra d'économiser beaucoup de papier et de garder votre journal de dépenses en ligne. Enfin, rappelez-vous que le

trajet domicile-travail (aller-retour au travail) n'est pas considéré comme une dépense de voyage déductible. Même si vous pouvez suivre les frais de déplacement, ne les incluez pas dans votre carnet de voyage. Utilisation des reçus de voyage d'affaires

En plus d'un journal de kilométrage, si vous voyagez pour affaires, vous devrez suivre les reçus pour les dépenses.

Ces dépenses, comme le kilométrage, sont examinées de près par un auditeur de l'IRS, car il est facile d'inclure les frais de voyage personnels dans les voyages d'affaires.

Le meilleur moyen de prouver vos frais de voyage (hôtels, vols, voitures de location, repas et divertissements) est d'utiliser un bordereau de carte de crédit (en utilisant votre carte de visite, bien sûr) avec des notes supplémentaires. Faites la note au moment où vous engagez la dépense. Vous pouvez également utiliser un agenda, un carnet de rendez-vous ou un calendrier pour noter les événements de voyage d'affaires, puis les lier avec vos reçus.

Acheter une propriété répertoriée

Jetons un coup d'œil à cette imprimante tout-en-un que vous avez achetée. L'imprimante peut également être utilisée pour l'impression personnelle et l'IRS catégorise ces types de propriété en tant que propriété listée. Ils sont sur une liste, car ils peuvent être utilisés à des fins personnelles ou professionnelles. L'IRS exige un degré plus élevé de preuve d'utilisation professionnelle.

Vous devez documenter spécifiquement comment vous utilisez la propriété listée. Le meilleur moyen est de conserver un journal avec la propriété (comme le journal des dépenses décrit ci-dessous). Chaque fois que vous utilisez l'imprimante ou une autre propriété répertoriée, notez la date, l'utilisation (nombre de copies, par exemple), le travail spécifique (impression de copies d'une brochure commerciale) et si l'utilisation est commerciale ou personnelle. associé à l'imprimante, comme les cartouches.

À la fin de l'année, vous devriez être en mesure d'afficher le pourcentage d'utilisation pour les entreprises, puis d'attribuer ce pourcentage aux coûts.Par exemple, si vous constatez que vous avez utilisé l'imprimante 60% du temps pour l'entreprise, vous pouvez prendre 60% des coûts comme déduction d'entreprise.

Pour rappel, si vous possédez la propriété sur votre lieu de travail (PAS votre bureau à domicile), vous n'avez pas besoin de tenir un journal. Toute utilisation dans un établissement est supposée être à des fins commerciales.

Utilisation des relevés de compte Supposons que vous ayez perdu le relevé de votre carte de paiement ou que vous n'ayez pas reçu le chèque annulé pour l'achat de cette imprimante. Vous pouvez utiliser un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit pour prouver un achat d'entreprise, mais vous aurez également besoin d'une vérification supplémentaire, à partir d'un carnet de rendez-vous, d'un calendrier ou d'un agenda.

Il n'y a rien de tel que trop de preuves

S'il y a un doute quant à savoir si certaines dépenses sont à des fins commerciales, il est préférable d'avoir plusieurs façons de prouver la dépense.

Votre système de gestion des documents commerciaux

Enfin, les dossiers que vous tenez sur ces dépenses d'entreprise devraient faire partie de votre système global de tenue de dossiers.