Préparer et utiliser un rapport sur le vieillissement des comptes clients

Un rapport sur le vieillissement des comptes clients est un rapport important à examiner au moins une fois par mois, ou plus souvent, pour s'assurer que vos clients vous paient.

Que sont les comptes débiteurs?

Les comptes débiteurs (parfois appelés «comptes débiteurs» ou «C / D») sont les montants dus à une société par ses clients. Vous pouvez les considérer comme des «paiements dus à mon entreprise».

Les créances sont considérées comme un actif commercial car elles ont une valeur, comme le montant total dû à votre entreprise.

Les créances sont classées en haut de la liste des actifs en raison de leur capacité à être converties en liquidités. Les comptes débiteurs apparaissent dans le bilan de la société, car ces sommes dues sont considérées comme des actifs. Dès qu'ils sont payés - nous espérons - ils deviendront de l'argent.

Certaines entreprises ou entreprises en espèces qui dépendent fortement de l'utilisation des cartes de crédit par les clients peuvent ne pas avoir beaucoup de créances. Mais si vous avez une entreprise dans laquelle vous facturez des clients et que vous leur offrez des conditions (le paiement au fil du temps, vous devez être en mesure d'exécuter un rapport de vieillissement A / R vous permet de voir ce qui est dû par chaque client.

Méthode comptable et comptes clients

Si votre entreprise a des clients qui ne paient pas immédiatement, vous utilisez probablement la méthode de la comptabilité d'exercice (par opposition à la comptabilité de caisse). Cela signifie que vous devez payer des impôts sur la base de revenus que vous n'avez pas reçus.

Le processus de collecte de fonds auprès des clients dans ce type d'activité commence par une facture. - une facture à un client La facture indique le montant dû et quand il est dû, y compris les conditions de paiement.Les conditions de paiement comprennent parfois une réduction pour paiement anticipé.

Le rapport sur les comptes débiteurs est basé sur le montant et les conditions indiqués sur la facture pour ce client.

Qu'est-ce qu'un Rapport sur le vieillissement des comptes clients?

Vieillissement des comptes (parfois appelé rapprochement des comptes débiteurs) est un processus de catégorisation de tous les montants dus par tous les clients, y compris la durée pendant laquelle les montants ont été impayés. compte tenu de leur âge, ou "vieillissement" de cette information. Les catégories standard pour ce type de rapport sont: Courant - échéance immédiate

• 1 - 30 jours - échéance dans les 30 prochains jours
• 31-60 jours - un mois en retard
• 61 - 90 jours - deux mois en retard
• 91 et plus - plus de deux mois en retard
• Si un client a plusieurs factures qui ont été engagées à des moments différents, le rapport indiquera combien est dû à quelle heure. Par exemple, pour Jim Jones:

230 $ 30 jours

• 
  120 $ 60 jours
• 
  390 $ Plus de 90 jours.
• Le vieillissement des comptes clients a pour but de montrer au propriétaire de l'entreprise quelles sont les créances à traiter de manière plus urgente car elles sont en retard.

Le rapport sur le vieillissement des comptes clients est un rapport standard fourni avec tous les logiciels de comptabilité d'entreprise, y compris les systèmes en ligne.

Pourquoi un rapport sur le vieillissement des comptes clients est-il si important?

La règle n ° 1 du recouvrement des créances est la suivante: «Plus une créance est exigible, moins vous êtes en mesure de la percevoir.

Connaître vos clients et leurs dettes est donc vital pour les collectionner. L'un de vos outils de recouvrement les plus importants est un rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs.

Comment lire et utiliser un rapport A / R vieillissant?

Lire un rapport sur le vieillissement des comptes clients se souvenir de la Règle n ° 1 des collections / Voici quelques lignes directrices à prendre en compte lors de la lecture d'un rapport vieillesse:

Tout d'abord, regardez

les clients. Ces montants sont-ils à jour? Sont-ils 30 jours? Ou ces factures ont-elles été en suspens pendant 120 jours ou plus? En travaillant selon le principe 80/20, aller après les plus grands contrevenants (en utilisant votre système de gestion des collections, bien sûr) vous rapportera le meilleur rendement. Déterminez comment vous allez gérer chacune de ces factures importantes, rédigez un plan et demandez à votre gestionnaire de comptes clients de commencer à travailler. Ensuite, regardez ces

factures qui sont dues depuis longtemps. Déterminez si vous êtes prêt à emmener ce client à l'étape suivante du processus de recouvrement: l'agence de recouvrement ou le tribunal des petites créances. Ou pensez-vous que ce projet de loi n'est pas payable?

Enfin, utilisez votre

système de collecte pour déterminer comment contacter tous les clients dont les factures sont en retard de 30 jours ou plus. Laissez le système vous guider, mais n'hésitez pas à faire des exceptions. Par exemple, vous savez peut-être que l'épouse d'un client est atteinte d'un cancer en phase terminale, et vous pourriez décider de ne pas poursuivre cette personne en justice. C'est votre compagnie; vous arrivez à décider. Vous pouvez également calculer un ratio d'analyse commerciale appelé "période de collecte moyenne". Ce calcul montre le nombre de jours, en moyenne, qu'il faut pour collecter sur vos ventes d'affaires. Au fil du temps, vous pouvez voir si ce ratio augmente (prendre plus de temps à collecter.)

Si vous cherchez à améliorer votre taux de recouvrement, utilisez le rapport sur le vieillissement des comptes clients et d'autres outils d'analyse financière comme peut améliorer les paiements et avoir plus d'argent dans votre entreprise.

En conclusion, vous pouvez utiliser un rapport sur le vieillissement des comptes clients pour prendre des décisions sur les prochaines étapes pour tous les clients qui vous doivent de l'argent. Utilisez le processus de collecte que vous avez configuré et n'oubliez pas la règle n ° 1.

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