Comment préparer les formulaires 1099-MISC - Pas à pas

Le formulaire 1099-MISC "Recettes diverses" est le formulaire utilisé par les entreprises pour déclarer les paiements effectués par ce que l'IRS appelle les «non-employés». Le formulaire est simple à remplir. le principal problème des entreprises est de savoir à qui l'envoyer et quand. Parce qu'il s'agit d'un formulaire «divers», il existe plusieurs types de paiements qui nécessitent un 1099-MISC.

Le formulaire 1099-MISC comprend des renseignements sur les indemnités versées l'année civile précédente à diverses personnes et entités.

Vous devez envoyer un formulaire 1099-MISC aux non-employés que vous avez payés 600 $ ou plus au cours de l'année civile. Ce formulaire N'EST PAS utilisé pour les salaires et traitements des employés.

Les dates d'échéance pour les formulaires 1099-MISC

1099 sont dues aux contractuels au 31 janvier de chaque année, pour l'année civile précédente, à compter des formulaires 2016 et au-delà. Vous pouvez lire les détails dans cet article à propos des échéances 2017 du rapport annuel de la taxe sur la masse salariale.

Collecte d'informations pour la préparation des formulaires 1099-MISC

Les informations de ce formulaire proviennent des documents de votre entreprise pour les paiements non-salariés pour chaque personne ou entreprise que vous payez pour les services. Vous pourriez payer ces personnes sous la rubrique «Honoraires professionnels» ou «Autres paiements». Assurez-vous de garder une trace de ces paiements par fournisseur, de sorte que vous pouvez exécuter une liste à la fin de l'année.

Le 1099-MISC est le plus couramment utilisé pour les entrepreneurs indépendants et les vendeurs qui sont des travailleurs autonomes (et non des sociétés).

Par exemple, un service de conciergerie ou un développeur Web peut être dans cette catégorie. Si vous ne savez pas si vous devez envoyer un 1099-MISC à une entreprise en particulier, lisez cet article à propos de qui devrait recevoir un formulaire 1099-MISC.

Dois-je produire un 1099-MISC pour cette personne?

Tout d'abord, déterminez si vous devez préparer un formulaire 1099-MISC pour un non-employé spécifique.

Si vous avez des questions sur la fourniture d'un 1099-MISC, vérifiez auprès de votre professionnel de l'impôt. En cas de doute, fournissez le formulaire.

Ensuite, déterminez si vous avez payé cette personne

Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de déposer un 1099-MISC si les paiements ont été faits à une société, et les paiements aux avocats sont un cas spécial détaillé ci-dessous.

Vous devez fournir ce formulaire à toute personne à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année.

La principale confusion dans ce formulaire est de savoir s'il faut utiliser la case 3 ou la case 7 pour les paiements autres que les employés. Si vous avez des doutes quant à l'utilisation de la case 3 ou 7 pour déclarer les paiements à un non-employé, notez le terme «services» dans la case 7. Vérifiez auprès de votre professionnel de la fiscalité si vous avez encore des doutes.

Numéros d'identification du contribuable et formulaire 1099-MISC

Avant de préparer un formulaire 1099-MISC pour quelqu'un, vous devez avoir un numéro d'identification fiscale valide pour cette personne. Vous devrez obtenir un formulaire W-9 de chaque bénéficiaire.Ce formulaire comprend le nom et l'adresse ainsi que l'ID du contribuable.

Comment traiter un ID de contribuable manquant

Suivez cette série d'étapes établies par l'IRS:

Faites tout votre possible pour obtenir l'ID du contribuable, en lui envoyant un formulaire W-9.

Documentez vos efforts pour obtenir le formulaire W-9. Gardez une trace des tentatives que vous avez faites, y compris les courriels et les envois, pour vous protéger contre les amendes et les pénalités lorsque l'IRS vous contacte.

Fichier le 1099-MISC à l'heure, y compris les zéros dans l'espace où l'ID du contribuable est nécessaire.

Informations requises pour un formulaire 1099-MISC

Informations commerciales. Pour chaque formulaire 1099-MISC que vous préparez, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise:

• Votre numéro d'identification employeur fédéral
• Votre nom commercial
• Votre adresse professionnelle

Numéro d'identification fiscale du destinataire > Il s'agit du numéro de sécurité sociale du bénéficiaire ou EIN fédéral. Montants du paiement

Entrez les montants versés dans la case appropriée: Case 1

• - Montants versés en location ( mais pas vers une société) Case 2 > - Redevances provenant de propriétés pétrolières, gazières ou minérales ou de propriété intellectuelle (brevets, droits d'auteur, marques)
• Encadré 3 - Autres paiements de revenu, y compris prix et récompenses (cases 3 et 7); y compris les paiements du concours (mais pas les prix et récompenses aux employés, les paiements pour les participants aux études de recherche, et les dommages-intérêts punitifs
• Encadré 6 - Paiements médicaux et de santé
• pour les paiements à chaque médecin ou autre fournisseur Les paiements effectués par les assureurs médicaux et de soins de santé dans le cadre de programmes d'assurance maladie, accidents et maladie … "mais pas aux pharmacies pour les médicaments sur ordonnance. Encadré 7 - Services fournis par un non-employé (y compris les pièces et matériaux, inclure ici les frais d'utilisation d'une installation de divertissement que vous traitez comme non-employé.
• Case 9 - Ventes directes de 5000 $ ou plus de produits de consommation destinés à la revente
• Case 14 - Produit brut versé à un avocat (expliqué ci-dessous)
• La liste de l'IRS comprend d'autres catégories que vous n'utiliseriez probablement pas, comme les produits de la pêche , le produit de l'assurance-récolte et l'impôt sur le revenu fédéral

Indiquez les montants d'impôt fédéral retenus sur les paiements à un bénéficiaire dans la case 4.

Article 409A Reports et Revenus Les cases 15a et 15b exigent que vous comptabilisiez les reports et revenus de la section 409A. L'article 409A se réfère à une section relativement récente (2004) de l'Internal Revenue Code qui concerne les régimes de rémunération différés non qualifiés. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal ou d'un avocat fiscal si vous pensez que vous pourriez avoir à signaler une rémunération différée non qualifiée à quelqu'un.

Informations nationales et locales

Dans cette section, vous saisissez des informations sur les revenus de l'État et la retenue à la source. Notez que vous pouvez entrer des informations pour un ou deux états. Entrez:

Si vous devez entrer des informations pour plus de deux états, vous devrez remplir un autre 1099-MISC pour cette information. Le montant de l'impôt de l'État retenu (case 16)

Le numéro de l'État / payeur (case 17), le numéro d'identification fiscale de votre entreprise n'est PAS le numéro d'identification de votre taxe de vente. De nombreux États utilisent le numéro d'identification fiscale fédéral (EIN) et ajouter des chiffres à la fin. Vérifiez auprès de votre département d'état des recettes pour plus d'informations.

Revenus de l'État (case 18)

Vérification de l'exactitude

Prenez le temps de vous assurer que les informations que vous fournissez aux destinataires, à l'IRS et à toute entité fiscale d'État sont exactes. Vérifiez vos totaux de paiement pour l'année et exécutez un formulaire 1096 pour vérifier l'exactitude. En savoir plus sur les autres erreurs courantes dans les formulaires 1099-MISC avant d'imprimer et de distribuer.

Imprimer et distribuer des formulaires

Le formulaire 1099-MISC est un formulaire à plusieurs parties. Voici les parties de ce formulaire et où envoyer chacun:

La copie A est envoyée à l'Internal Revenue Service

La copie 1 est envoyée au (x) service (s) des taxes d'état

La copie B est destinée au destinataire.

La copie 2 doit être produite par le destinataire avec sa déclaration de revenus de l'État

Les copies B et 2 doivent être reçues par la personne au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition.

La copie C est pour le bénéficiaire (vous).

Archivage des formulaires 1099-MISC avec l'IRS

Vous pouvez déposer des formulaires 1099-MISC auprès de l'IRS via le système de retour électronique des informations de classement (FIRE). La date limite pour le dépôt de chaque année est le 31 janvier de l'année suivante.

Clause de non-responsabilité

Les informations fournies dans ce "Comment faire" ont un but général, pour vous aider à collecter les informations dont vous avez besoin pour préparer et imprimer les formulaires 1099-MISC. Il ne s'agit pas de conseils fiscaux et ces renseignements ne sont en aucun cas exhaustifs ou ne contiennent toutes les informations qui doivent figurer dans vos formulaires 1099-MISC. Discutez avec votre conseiller fiscal pour obtenir des informations sur votre situation spécifique.

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