Planification Événements communautaires et festivals alimentaires

Le Taste of Chicago est l'un des plus grands festivals gastronomiques des États-Unis. Il a commencé en 1980 comme une idée parmi plusieurs propriétaires de restaurants de Chicago et la ville a organisé son premier festival de la nourriture comme un événement d'une journée avec 36 vendeurs de nourriture cette année. Environ 275 000 personnes se sont présentées à l'événement en plein air. Depuis lors, il a atteint une fréquentation de plus de 3,5 millions de dollars et plus de 12 millions de dollars de revenus sur plusieurs jours.

Le bureau du maire des événements spéciaux à Chicago et l'Illinois Restaurant Association travaillent ensemble pour planifier et exécuter ce festival alimentaire annuel.

Planification d'un festival d'alimentation communautaire

Qu'il s'agisse d'un grand festival culinaire comme le Taste of Chicago ou d'une version plus petite des mêmes festivals communautaires, la planification est une responsabilité importante pour les planificateurs d'événements municipaux et municipaux. The Taste of Chicago est une excellente étude de cas pour toute communauté envisageant un programme similaire. Les principaux domaines fonctionnels de tout festival d'alimentation communautaire seront les suivants:

• Opérations
• Fournisseurs d'aliments
• Programmation
• Parrainage
• Marketing / Relations publiques
• Comptabilité / Gestion des contrats

Nous approfondirons chaque domaine, mais Tout d'abord, nous allons avoir une idée de la chronologie et la gestion générale d'un tel événement en utilisant la planification réelle de la Taste of Chicago.

Calendrier de planification du Festival des aliments communautaires

Pour ceux qui envisagent ce type d'événement pour la première fois ou qui envisagent une expansion à un festival existant, il est important de commencer à planifier au moins un an avant votre événement.

Pour un exemple concret, le Bureau des événements spéciaux du Maire suit l'horaire approximatif suivant pour chaque Taste of Chicago de l'année:

• 12 Months : Identifier le lieu, les dates et le croquis de la carte du festival. Impliquez les agences de la ville à chaque étape
• 9 mois : Mise à jour de la carte du festival et lancement des appels d'offres
• 6 mois : Confirmation des fournisseurs, commanditaires, programmeurs et fournisseurs
• 4 mois < : Finaliser le divertissement et re-confirmer le domaine fonctionnel 3 Mois
• : Produire le matériel de marketing du festival 1 Semaine
• : Gérer les opérations charger 1 Jour
• : Gérer la charge fournisseur -in Événement Conclusion
• : Gérer le chargement des opérations 1 semaine après
• : tenir une réunion de synthèse et faire des recommandations Gestion générale des festivals communautaires

En tant qu'agence gouvernementale, le Bureau des événements spéciaux du maire est en charge de la Taste of Chicago et une longue liste d'autres événements le long du lac de Chicago, des festivals de quartier et d'autres domaines. The Taste est unique à Chicago parce que c'est un événement gratuit, mais les recettes de Taste sont payantes pour la majorité des autres événements gérés par le bureau.

Avec une expérience de gestion de festivals alimentaires qui remonte à 1980, la plupart des équipes fonctionnelles du bureau du maire des événements spéciaux et de l'Illinois Restaurant Association ont une grande expérience dans leurs domaines. Cela permet au directeur général de Taste of Chicago de se concentrer sur les efforts de planification et d'exécution de toutes les parties impliquées et de garder l'événement sur la bonne voie.

En plus des membres du bureau, le directeur général travaille avec au moins 20 bureaux et agences de la ville différents, y compris (mais sans s'y limiter):

Service de police

• Service d'incendie
• Département de Santé
• Rues et assainissement
• District du parc
• Communications du Bureau de la gestion des urgences
• Un autre secteur fonctionnel important du Bureau des événements spéciaux du maire est la comptabilité / gestion des contrats. Étant un événement gouvernemental, il s'agit d'un processus d'approvisionnement hautement structuré et tous les accords doivent respecter les directives de la ville.

Avec la mise en place d'un calendrier de planification des événements et la gestion générale des événements, nous pouvons désormais examiner chacun des principaux domaines fonctionnels de l'événement.

Après avoir été présenté à l'histoire de l'événement Taste of Chicago et en utilisant sa planification et son exécution comme étude de cas, nous sommes prêts à approfondir chacun des principaux domaines fonctionnels de l'événement.

Opérations

La zone des opérations est responsable de la préparation du site, de la scène et de la production, du support des événements, de la sécurité, etc.

Les opérations nécessitent de nombreuses réunions avant l'événement et l'équipe des opérations est étroitement liée à la disposition de la carte d'événements.

Selon le directeur des opérations de Taste of Chicago, faire participer toutes les agences de la ville au début du processus est une grande différence. L'équipe des opérations gère les processus suivants:

Chargement pré-événement (configuration)

• Opérations pendant l'événement
• Chargement après événement (démontage)
• Ces processus incluent les fermetures de rues, tentes de construction, opérateurs de chariots élévateurs, charpentiers, électriciens, équipements et personnel d'entretien, sécurité, logistique pour les camions des fournisseurs, remorques de gestion, et plus encore. Réfléchissez à ce que votre équipe des opérations va gérer elle-même et à ce qu'elle sous-traitera pour votre événement. Avec quelles autres agences votre équipe devra-t-elle travailler? Contactez-les dès que possible.

Restaurants / Vendeurs

Compte tenu de la complexité et de la taille des festivals gastronomiques comme le Taste of Chicago, l'Illinois Restaurant Association prend la tête de la gestion des vendeurs de nourriture qui participent à l'événement annuel. Pour 2015 Taste of Chicago, l'événement s'est associé avec plus de 60 vendeurs de nourriture, y compris 19+ nouveaux restaurants qui représentaient beaucoup de quartiers distincts de Chicago. Bien sûr, à Chicago, certains articles seront toujours trouvés chez les vendeurs de nourriture sélectionnés pour l'événement, y compris la pizza, les côtes levées, la crème glacée et le gâteau au fromage. Votre festival d'alimentation communautaire aura probablement aussi ses aliments traditionnels.

C'est un endroit convoité pour être sélectionné en tant que vendeur de restaurant qui participe à ce festival gastronomique particulier et les critères exigent que les participants soient des restaurants locaux qui reflètent les quartiers de Chicago.De plus, ils doivent être capables de gérer le volume et avoir un statut complètement propre avec la ville. Les restaurants participants suivent les cours et vérifications suivants:

Terminer le cours du certificat d'assainissement du festival d'été de l'Illinois

• Le département de santé publique de Chicago visite les kiosques trois fois par jour
• Gérer le flux d'inventaire entre leurs kiosques et camions réfrigérés En ce qui concerne votre événement communautaire, réfléchissez aux critères que vous pourriez exiger des fournisseurs de produits alimentaires participants et à ceux que vous aimeriez avoir. La première année peut être difficile, mais avec le succès de chaque année, vous trouverez probablement que vous avez de plus en plus de participants volontaires.
• Programmation

The Taste of Chicago est un événement communautaire général. Cela signifie que si la «nourriture» attire les foules, ce sont les autres activités qui retiennent les gens. Au fil des années, l'équipe de programmation a incorporé plusieurs des éléments suivants dans le programme:

Concerts gratuits sur plusieurs scènes (animateurs nationaux et locaux)

Pavillon de démonstrations culinaires avec de grands chefs et auteurs de livres de cuisine

• Village familial y compris une scène pour enfants
• Tente environnementale pour l'éducation "verte"
• Pavillon des sports avec conseils de remise en forme
• Pavillon international (shopping)
• Promenade de 2 milles
• Fournisseurs alimentaires
• Budweiser Clydesdales et leur Dalmatien compagnons
• Manèges
• Programme de feux d'artifice
• Cérémonie d'ouverture
• Réfléchissez aux autres programmes et activités que vous pourriez inclure dans votre festival de la gastronomie.
• Parrainage

Le Taste of Chicago comprend plusieurs catégories de commandites, ce qui constitue une source majeure de financement et de soutien en nature. Les spécialistes du marketing d'entreprise et les planificateurs d'événements corporatifs ont tendance à participer à des événements communautaires comme le goût de renforcer leur marque et de gagner en visibilité.

L'hospitalité est un élément que certains sponsors incluent dans leurs forfaits, permettant à ces sponsors de bénéficier d'un accès privilégié à certaines aires de repos et à des tentes privées pour accueillir leurs propres événements clients.

Types de sponsors au Goût:

Communications cellulaires

Chaîne d'épiceries

• Boissons
• Commerces de détail et banques
• Compagnies aériennes et hôtels
• Médias
• Constructeurs d'automobiles
• Fournisseurs d'aliments
• Restaurants
• Organismes de conditionnement physique et de soins de santé
• District de City Park et transports publics
• Pensez aux commanditaires locaux qui pourraient être intéressés par le financement de votre événement communautaire et réfléchissez aux types de forfaits et les avantages que vous pourriez fournir à ces sponsors.
• Marketing / Relations Publiques

Les marketeurs qui travaillent sur Taste of Chicago sont dans une position enviable car c'est le type d'événement qui attire automatiquement l'attention des médias à Chicago et ailleurs. Mieux encore, les sponsors médias aident également à promouvoir le goût. Cela signifie que le Bureau des événements spéciaux du maire n'a pas à dépenser trop sur les formes traditionnelles de publicité pour passer le mot et promouvoir l'événement.

Les spécialistes du marketing font la promotion de l'événement en rédigeant des communiqués de presse dédiés à chaque secteur de l'événement, en entretenant le site Web de l'événement et en produisant la brochure de l'événement. Ces éléments nécessitent une collaboration étroite avec tous les autres domaines fonctionnels pour documenter la planification et la modification du contenu au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Au début, il peut être difficile pour les festivals culinaires communautaires d'obtenir le même genre d'exposition que les grands événements bien connus comme le festival Taste of Chicago. Mais pensez à quels médias vous pourriez être en mesure d'atteindre pour obtenir gratuitement la presse et commencer à planifier pour les matériaux de marketing que votre équipe de marketing traitera comme un site Web, des dépliants et des brochures.