Comment négocier les coûts avec un hôtel

La demande de services hôteliers a régulièrement augmenté au cours des dernières années, ce qui a fait pencher la négociation en faveur des propriétés privilégiées plutôt que des clients de la planification d'événements. Cela a mis une pression supplémentaire sur les planificateurs d'événements pour trouver des moyens de négocier avec les ventes d'hôtels afin de réduire certaines de ces dépenses.

Selon les circonstances d'un planificateur d'événements, ces conseils vous aideront à réaliser certaines économies avec les chambres d'hôtes, les services de réunion et la restauration.

1. Tirez parti de plusieurs réunions au même endroit. L'une des stratégies les plus efficaces pour économiser de l'argent consiste à détenir la majeure partie de vos événements tout au long de l'année dans la même propriété. Les directeurs des ventes d'hôtels cherchent à atteindre certains chiffres de chiffre d'affaires et sont susceptibles de montrer plus de flexibilité à un client dont ils savent qu'il reviendra tout au long de l'année par rapport à un client ponctuel.

2. Tirer parti du nombre total de chambres pour l'événement. Les directeurs des ventes d'hôtels feront preuve de flexibilité en ce qui concerne le coût des salles de réunion et même les frais de restauration s'ils savent qu'un événement comprendra un bloc de chambres. Les chambres offrent une plus grande marge bénéficiaire que tout autre service événementiel.

3. Profitez de réductions supplémentaires sur les chambres. Les directeurs des ventes réduiront également les chambres ou offriront à leurs clients le tarif le plus bas à ce moment-là. Les planificateurs d'événements doivent comparer les prix que les directeurs des ventes fournissent à tout contrat d'entreprise déjà établi avec cet hôtel - surtout s'il s'agit d'une chaîne - pour obtenir le meilleur prix.

4. Négociez les exigences en matière d'aliments et de boissons. De nombreux planificateurs réduiront les coûts en ajustant cette catégorie, et les directeurs d'hôtels sont heureux de vous aider. Les menus sont conçus pour être ajustés pour répondre au budget de n'importe qui. Cependant, selon mon expérience, il est préférable d'identifier vos besoins alimentaires et boissons préférés, et demander des rabais que le prix dépasse le budget. Les gérants d'hôtel comprennent: les organisateurs d'événements veillent à la satisfaction de leurs clients, tout comme l'hôtel.

5. Négocier les dépenses audio / vidéo. A / V est un domaine où les dépenses cachées peuvent s'accumuler rapidement, et parfois être négociées, mais pas toujours. La location de projecteurs LCD varie d'un lieu à l'autre et peut être tarifée de manière outrageusement coûteuse. Tant que votre lieu de travail ne demande pas de travail syndiqué, soyez audacieux et suggérez d'actualiser ici, en citant même vos propres frais préférés. Et demandez à ce que certains articles de dépense soient annulés, si possible. Les taux horaires sur le travail ne sont pas négociables. Les sites sont conscients des frustrations des clients vis-à-vis des frais A / V et externalisent leurs opérations à des sociétés tierces; éliminer toute responsabilité de négociation.

6. Tirer parti de l'événement total passé à l'hôtel. Les ventes fourniront à un planificateur d'événements des coûts pour chaque dépense et / ou service séparément.Cette approche «en ligne» favorise l'hôtel ou le lieu et non le client. Lorsque cela se produit, un planificateur d'événements doit compiler l'investissement total dans son programme sur une propriété et discuter des réductions basées sur le montant total d'argent dépensé pour tous les services. À la fin de la journée, le directeur des ventes de l'hôtel sait combien d'argent ils aimeraient recevoir en échange de leurs services. Pour ceux qui comptabilisent leurs coûts et abordent la ligne de fond, plus d'économies suivront.

7. Soyez extrêmement flexible sur le temps, l'espace et les dates. Tenez un programme pendant les heures creuses et observez la flexibilité du directeur des ventes de l'hôtel. En outre, si un planificateur est flexible sur leurs besoins d'espace, les ventes d'hôtels sont susceptibles de leur trouver une place et un prix optimal. Alors qu'un planificateur d'événements recherche cet espace pendant une petite fenêtre de temps alors que l'hôtel a tout réservé et ne prévoit pas vendre cet espace, cela crée une opportunité pour les deux parties.

Astuces

1. Comparez les offres de chambres d'hôtels citées avec les moteurs de recherche de voyages en ligne. Il est surprenant de constater à quelle fréquence vous pouvez remarquer que les moteurs de recherche tels qu'Expedia ou Travelocity et d'autres sites peuvent offrir un meilleur rapport coût-efficacité que ceux offerts par un directeur des ventes hôtelières à un client corporatif ou organisationnel.