Comment négocier des baux commerciaux qui favorisent les locataires

Si un locateur ou un agent de location vous dit simplement les conditions, demandez quelque chose en indiquant les conditions par écrit avant de soumettre une contre-offre. Si elles hésitent à offrir une lettre, demandez un courriel ou une copie de la liste pour l'espace (qui contiendra au moins les informations de base de crédit-bail).

Pourquoi est-il si important d'avoir des termes initiaux par écrit? Un agent de location agit au nom des intérêts du propriétaire.

Si un agent a mal compris ou tenté de modifier les instructions du locateur, le fait d'avoir des conditions écrites peut indiquer au locateur que votre contre-offre a été faite de bonne foi d'après les renseignements fournis par l'agent de location .

Il est également possible que vous puissiez mal comprendre les conditions de location si elles ne sont pas écrites. Cela pourrait vous amener à contrer trop haut ou trop bas basé sur des informations que vous avez mal comprises.

Une autre raison d'avoir les termes par écrit est que cela vous donne le temps de rechercher plus sur le bail, de demander à un avocat sur les termes, ou même de comparer les conditions à tout autre bail que vous envisagez .

Demander des conditions par écrit n'est en aucun cas un engagement légal de votre part à aller de l'avant. Vous avez toujours la possibilité de contrer les termes ou de les refuser purement et simplement.

Une contre-offre

Lorsque vous achetez une maison, vous négociez le prix. Un vendeur énumère la maison pour le montant d'argent qu'ils aimeraient obtenir de la vente, mais s'attend presque toujours à obtenir moins.

Un acheteur intéressé par l'achat d'une maison soumettra quelque chose par écrit au vendeur avec une contre-offre. Dans ce cas, une contre-offre est une offre d'achat de la maison à un prix inférieur à celui demandé par le vendeur. En termes simples, une contre-offre est une négociation.

Cela vaut également pour le crédit-bail commercial.

Bien que certains baux soient vraiment non négociables, la plupart du temps, cela fonctionne comme l'achat d'une maison: un locateur ou un agent inscripteur demande un prix de location (ou un ensemble de conditions) mais laisse une certaine marge de négociation. En d'autres termes, dans l'immobilier commercial, on s'attend presque toujours à ce que le locataire (ou locataire) soumette une contre-offre, de sorte que le propriétaire gonfle les prix et / ou les conditions.

• 3 questions à poser avant de négocier ou de signer un bail commercial
• Graphique montrant les types de baux commerciaux
• Bail triple net
• Bail entièrement viabilisé (bail brut)

Le processus de négociation initial < Une fois que vous avez exprimé votre intérêt à louer un espace, certains propriétaires vous offriront simplement un formulaire qui énonce les conditions du bail. Ces formulaires peuvent avoir une section de réponse ou une pièce jointe à compléter où vous pouvez contrer l'offre. D'autres peuvent simplement offrir une copie des documents de la liste (une annonce ou un dépliant) avec "les termes de demande."

Dans la plupart des cas, cependant, il est de votre intérêt de soumettre une lettre ou une autre forme de communication écrite avec une contre-offre. Pourquoi? Parce que dans une lettre, vous pouvez inclure des arguments de vente expliquant pourquoi vous feriez un locataire idéal, informez le propriétaire de votre entreprise et rendez l'affaire plus personnelle.

Pour une propriété chaude comptant plusieurs parties intéressées, votre lettre peut servir de stratagème de vente pour inciter le locateur à vous choisir et accepter vos conditions. La négociation peut aller et venir, alors soyez patient. Un agent inscripteur a généralement une certaine liberté de prendre des décisions, mais il est fort probable qu'il devra s'entretenir avec le propriétaire. Cela peut prendre du temps.

Si vous n'avez pas reçu d'offre dans un délai de un à deux jours ouvrables, il est bon de faire un suivi. Mais essayez de ne pas paraître désespéré ou trop anxieux car cela pourrait affecter le résultat de vos négociations. Rappelez-vous que la plupart des agents inscripteurs veulent déplacer une propriété aussi rapidement que possible, de sorte qu'ils n'ont généralement pas besoin de beaucoup de «harceler». "

Préparer une offre ou une contre-offre

Votre offre promotionnelle doit être présentée par votre entreprise, et non par vous personnellement, même si vous êtes propriétaire d'une entreprise individuelle.

Votre lettre d'offre est un argument de vente. Vous demandez des termes différents qui sont plus en votre faveur et vous voulez que le propriétaire vous voie et que votre entreprise soit un bon choix.

Votre lettre d'offre doit toujours inclure les informations suivantes:

La personne responsable du bail

Indiquez le nom de votre entreprise, y compris le nom sous lequel vous êtes légalement établi, ainsi que tout autre nom affaires sous. Rappelez-vous, si vous exploitez une entreprise individuelle, d'un point de vue juridique vous et votre entreprise sont les mêmes et même si vous inscrivez votre entreprise sur le bail, vous pourriez également être tenu personnellement responsable de l'ensemble du bail.

Votre structure d'entreprise

Si vous êtes constitué en société, indiquez où vous êtes incorporé. Si vous êtes une organisation exonérée d'impôt, indiquez-le dans votre lettre. Il est rare que les propriétaires vous offrent des avantages ou des avantages aux organismes sans but lucratif juste pour obtenir une déduction fiscale, mais ils peuvent être plus enclins à négocier ou à louer à une noble cause que d'un club de motards. De plus, comprendre votre propre responsabilité personnelle pour la signature d'un bail est important et variera en fonction de la structure de votre entreprise.

Depuis combien de temps êtes-vous en affaires

Si votre entreprise a moins de deux ans, vous pouvez également inclure une déclaration sur votre réussite, vos projections de croissance future ou un plan d'affaires. Un locateur n'est pas susceptible de louer à votre entreprise, sans quelqu'un personnellement cosignataire ou garantissant le bail, si vous ne pouvez pas montrer que votre entreprise se porte bien.

La nature de votre entreprise

Que faites-vous? Soyez bref et précis. Un locateur a besoin de savoir ce que vous faites au cas où il y aurait des considérations spéciales. Par exemple, si vous exploitez une entreprise qui utilise des matières dangereuses, a des patients qui se rendent dans un établissement de santé ou stocke des articles de valeur excessive, le propriétaire doit savoir au cas où il y aurait des restrictions sur l'utilisation de la propriété.Ce que font les locataires peut avoir une incidence sur les valeurs foncières et les taux d'assurance d'un locateur; Alors soyez honnête.

Informations de contact

N'oubliez pas d'indiquer un numéro de téléphone où vous pouvez être joint, et si possible, et votre adresse e-mail. Si vous ne pouvez être joint que certains jours ou pendant certaines heures, incluez-le également. Si vous ne répondez pas à un locateur ou à un agent inscripteur en temps opportun, ils peuvent penser que vous n'êtes pas intéressé.

Vos termes proposés (ou contre-offre)

Soyez aussi complet et clair que possible (pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique «Liste de vos conditions de location»).

Liste de vos conditions de location dans une offre ou une contre-offre

La meilleure façon de négocier un accord est de bien comprendre ce que vous offrez ou souhaitez accepter. Si ce n'est pas écrit, il sera très difficile de prouver plus tard que quelque chose a été exclu d'un bail que vous pensiez être inclus.

Mettre les choses par écrit peut prendre un peu plus de temps, mais cela vous offre une certaine protection juridique si les choses se passent plus tard. Si vous êtes pressé par le temps et que vous ne pouvez pas envoyer de lettre, en remettre une. Si cela n'est pas possible, un courriel bien écrit peut suffire.

Si vous n'êtes pas sûr d'une exigence de bail particulière en ce qui concerne la clarification - et essayez d'obtenir cette clarification par écrit.

Drapeaux rouges pour mauvaises conditions de location

• Conseils sur la négociation des frais de CAM dans les baux commerciaux
• Conditions standard dans les baux commerciaux

• Durée du bail

Si vous voulez changer la longueur du bail termes de location, soyez clair. Par exemple, le bail que vous souhaitez est de deux ans avec trois options de renouvellement d'un an (totalisant cinq ans); ou un bail droit de cinq ans sans options de renouvellement? Cela fait une très grande différence dans combien de temps vous serez enfermé dans un bail et comment un propriétaire peut se sentir à propos d'autres termes que vous demandez dans une contre-offre.

La plupart des propriétaires préfèrent des baux de deux ans ou plus, mais n'hésitent jamais à demander un bail d'un an. Les baux d'un an peuvent coûter un peu plus cher, ou avoir moins d'options de renouvellement de bail, mais vous êtes immobilisé pour moins de temps. À moins que vous ne soyez une entreprise de plusieurs millions de dollars, il est rarement judicieux de signer un bail qui vous engage dans l'espace depuis plus de deux ans.

Gardez à l'esprit si votre entreprise dépasse l'espace, vous ne voulez pas être pris avec un bail à long terme. Ou pire, si votre entreprise se débat et que vous avez besoin de rétrograder à un espace plus petit, vous pouvez avoir du mal à briser votre bail.

État de la propriété

Si vous demandez l'espace «tel quel» ou si vous avez besoin que le locateur fasse des réparations ou des améliorations en premier. Si vous envisagez de rénover la propriété, décrivez brièvement les rénovations proposées. Vous voulez que cela soit inclus dans un bail parce que souvent un propriétaire offrira une sorte d'incitation ou de «subvention» si vous rénover certains types de propriétés. Si vous n'êtes pas sûr des indemnités qui pourraient vous être offertes pour toute rénovation, gardez les choses ouvertes. Offre de soumettre des informations plus détaillées sur les rénovations pour l'examen du propriétaire pour vous offrir une sorte de considérations pour les améliorations.

Date d'occupation

Informez le propriétaire lorsque vous souhaitez prendre possession du bien (emménager, y accéder ou prendre la responsabilité de la propriété). Dans certains cas, lorsque la date à laquelle vous prenez possession physique peut être différente de la date à laquelle vous commencerez à payer le loyer.

Par exemple, vous pouvez demander au propriétaire une date d'occupation

et la date de début du ler janvier 20xx, mais demandez que le premier mois soit libre de loyer. Dans ce cas, le bail commencerait le 1er janvier 20xx et le propriétaire pourrait annuler le loyer du mois gratuit. Le locataire occupera l'espace pendant 12 mois et le bail durera 12 mois. Une autre façon d'obtenir la même chose (un mois de loyer gratuit) est de demander une date d'occupation du 1er janvier 20xx, avec une date d'état de location du 1er février 20xx. Cela signifie que le bail commence réellement un mois à compter de la date de votre déménagement, ou le 1er février 20xx.

Ce type de négociation ne fonctionne que dans un espace déjà inoccupé et le propriétaire est désireux de faire venir quelqu'un parce qu'il favorise le locataire. Essentiellement, vous obtenez non seulement un mois de loyer gratuit, mais vous obtenez 13 mois d'occupation sur un bail de 12 mois.

Comment rédiger une offre ou une contre-lettre

Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettre qui peut (et devrait) être révisé pour être utilisé comme offre initiale ou contre-offre de location d'espace commercial pour votre entreprise. Il n'est pas destiné à servir de substitut à un conseil juridique, mais simplement à montrer une façon dont vous pouvez exprimer votre intérêt à louer un espace particulier.

Plus d'exemples de lettre commerciale

• Modèle de lettre commerciale
• Les informations en caractères gras doivent être remplacées par vos propres informations et conditions de location.

(Insérer

Date du jour) (

INSÉRER Nom du propriétaire ou de l'agent inscripteur) Mme. Propriétaire heureux
123 Rue
Suite Z
Ville, État, Code postal
Cher

Mme. Propriétaire ; Cette lettre est pour exprimer l'intérêt au nom de (

REPLACE nom de votre entreprise), en louant la propriété située à: ( INSER adresse complète incluant adresse, unité ou suite numéro, ville, état et code postal). (

REPLACE nom de votre entreprise) est un type d'entreprise ( REPLACE que vous possédez - LLP, société en nom collectif, entreprise individuelle, etc.) qui ( REPLACE > Brève déclaration sur ce que votre entreprise fait). ( REPLACE

nom de l'entreprise) a été utilisé depuis ( REPLACE date de début ou nombre d'années d'activité). En raison de la croissance excitante, nous avons besoin d'installations plus grandes (ou supplémentaires, plus appropriées, etc.). (Remarque: même si vous travaillez à la maison, ne l'offrez pas dans votre lettre de proposition.) Essayez d'éviter d'offrir dans ce premier contact que vous avez une entreprise à domicile - cela peut vous sembler petit et instable pour un propriétaire. Après avoir soigneusement évalué la juste valeur, je (nous) vous propose les conditions suivantes:

LISTE TOUTES LES TERMES

incluant la durée du bail, les options de renouvellement, le loyer, les frais supplémentaires, le type de bail, augmentations annuelles, etc.Tout ce que vous voulez inclure ou traiter dans le détail du bail dans ce paragraphe. Assurez-vous d'inclure toutes les rénovations ou les réparations que vous voulez ou que le propriétaire a besoin de faire à l'espace, ou que vous feriez vous-même. Demandez un loyer gratuit, des meubles, un stationnement supplémentaire - tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour que l'espace fonctionne le mieux possible pour votre entreprise.

Je suis enthousiaste à l'idée de louer l'espace mentionné ci-dessus et j'estime que ( REPLACE

Nom de l'entreprise) serait un atout pour vous. Si vous avez des questions sur cette proposition de conditions de crédit-bail, ou contactez-nous au ( REPLACE numéro de téléphone et meilleur appel), ou par courriel à: ( REPLACE votre adresse e-mail). Merci d'avoir pris le temps de considérer cette offre. J'attends une réponse rapide et favorable. Respectueusement soumis,

(laisser 2 ou 3 lignes vierges pour signer votre nom à l'encre)

(

REPLACE

Votre nom - initiales) ( REPLACE > Votre titre - majuscules initiales)
Remarque: Si vous incluez des pièces jointes ou si vous copiez quelqu'un d'autre, la façon préférée de montrer que dans une lettre commerciale est après votre signature, comme ceci, et dans cet ordre: Respectueusement soumis, (laissez 2-3 lignes vierges pour signer votre nom à l'encre)

(

REPLACE

Votre nom - initiales)

( REPLACE Votre titre - initiales)
Pièces jointes: (En indiquer plus d'une sur des lignes séparées, en retrait) cc: Jennifer Barnes, Agent de cotation Comment formater la deuxième page d'une lettre commerciale

Si votre lettre est plus longue Le format de lettre commerciale standard pour commencer la deuxième page est comme suit:

Lettre:

Date du jour

Page deux

Puis sautez deux ou trois lignes vides et reprenez là où la lettre commence pour la page deux.
Comment envoyer une lettre d'offre
Vous pouvez envoyer votre lettre d'offre, la remettre en main propre ou envoyer un e-mail avec une pièce jointe contenant la lettre d'offre. Si vous êtes toujours aux prises avec les termes à inclure, voici d'autres articles avec d'excellents conseils et astuces pour négocier les meilleurs termes possibles!

Conseils pour rédiger votre lettre d'offre

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une lettre commerciale. Gardez-le propre, simple et direct, mais n'ayez pas peur d'utiliser des «points de vente» significatifs pour aider à convaincre un propriétaire.

Évitez d'utiliser l'humour, l'argot ou d'offrir des sentiments personnels sur la politique, la religion ou tout autre sujet qui n'est pas lié à l'objet de la lettre (faire une offre).

N'utilisez pas d'articles de papeterie parfumés ou «froufrous». Votre papier doit être blanc, de format lettre et sans bordure, ou avec l'en-tête de votre société habituelle.

• Postez la lettre dans une enveloppe blanche de la taille d'une entreprise. Ne pliez jamais pour adapter la lettre dans une enveloppe plus petite. Si votre lettre contient plus de sept pages, y compris les pièces jointes, utilisez plutôt une enveloppe plate de 8-1 / 2 x 11 po. Assurez-vous d'inclure une adresse de retour dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe, et assurez-vous que vous avez mis suffisamment d'affranchissement sur l'enveloppe!