Comment tenir un registre de kilométrage de l'ARC pour les frais de véhicule

Si vous avez utilisé un ou plusieurs de vos véhicules pour gagner un revenu d'entreprise au cours de la dernière année, vous pouvez les déduire comme une dépense d'entreprise de votre impôt sur le revenu aux États-Unis et au Canada. journal de kilométrage. (Quels frais de véhicule à moteur pouvez-vous demander sur l'impôt sur le revenu? Détails quelles dépenses vous pouvez réclamer et comment les réclamer.) Mais comme toujours, si vous voulez déduire ces dépenses, vous devez être en mesure de justifier votre réclamation avec des preuves dans le forme d'un livre de bord de kilométrage automobile.

Comment tenir un journal de kilométrage

L'Internal Revenue Service (IRS) et l'Agence du revenu du Canada (ARC) affirment que la tenue d'un journal de bord précis des voyages d'affaires pendant une année complète est la la meilleure preuve que vous pouvez avoir pour justifier vos demandes de remboursement de vos frais de véhicule à moteur.

Les informations suivantes doivent être enregistrées dans le journal chaque fois que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles:

• la date,
• le point de départ,
• la destination,
• le but de votre voyage;
• le kilométrage de départ du véhicule,
• le kilométrage de fin du véhicule,
• le nombre total de miles (ou de kilomètres au Canada) parcourus.

Exemple de journal de kilométrage

Les journaux de kilométrage sont généralement disponibles dans les magasins de fournitures de bureau ou vous pouvez utiliser le modèle suivant qui peut être copié dans un document Word, Excel ou similaire en sélectionnant le texte et en utilisant copier / coller. Windows, délimitez le texte à sélectionner avec la souris et appuyez sur CTRL-C pour copier et CTRL-V pour coller).

Kilométrage du véhicule / Dépense Année __________ Odomètre le 1er janvier _____________

Date	Début du kilométrage	Kilométrage fin	Kilométrage total	Objectif commercial	Parc $	Péages $	Autres $
				<			Suivi automatique du kilométrage

Entrer manuellement des informations sur un trajet dans un journal de bord est fastidieux, en particulier si vous faites beaucoup de voyages d'affaires. Heureusement, il existe plusieurs applications de suivi de kilométrage disponibles pour les smartphones Apple et Android qui utilisent les téléphones GPS pour garder une trace de chaque mile / kilomètre conduit à des fins commerciales.

Pour une somme modique, l'application enregistrera les informations relatives à votre voyage d'affaires et vous permettra de télécharger un récapitulatif du kilométrage de votre déclaration de revenus. Voici quelques-unes des applications de suivi de miles les plus populaires:

MileIQ (IOS et Android)

• Journal des dépenses kilométriques (IOS uniquement)
• TripLog (IOS et Android)
• Utilisation professionnelle contre Personal

L'IRS et l'ARC sont vigilants au sujet des réclamations excessives pour utilisation commerciale de véhicules personnels - réclamer la plupart ou la totalité de votre kilométrage de véhicule pour l'utilisation d'affaires est un moyen sûr d'attirer l'examen supplémentaire des autorités fiscales et une vérification possible.(Voir 10 drapeaux rouges qui permettront à votre petite entreprise canadienne d'être vérifiée.)

Par conséquent, au moment de réclamer vos frais d'entreprise, vous devrez connaître le nombre de kilomètres ou de kilomètres non liés à l'entreprise que vous avez conduit. La façon la plus facile de le faire est de calculer le nombre total de kilomètres ou de kilomètres que vous avez parcourus au cours de l'année en comparant l'odomètre de votre véhicule à la fin de l'année fiscale à ce qu'il était au début de l'année.

Ensuite, une fois que vous avez vos données pour l'année, pour calculer votre demande de remboursement des frais de véhicule à moteur, vous devez compter tous les milles / kilomètres que vous avez utilisés pour votre usage professionnel au cours de l'année.

Votre consommation personnelle correspond alors au kilométrage total de l'année moins le kilométrage d'affaires.

Bonnes Nouvelles pour les contribuables canadiens - Vous pouvez utiliser un Simplifed ARC Mileage Log comme preuve

L'Agence du revenu du Canada permet maintenant de petites entreprises de réduire leur tenue de dossiers de journal de bord et utiliser un journal de bord de l'échantillon de trois mois pour extrapoler affaires utiliser pour l'année entière.

Pour utiliser un journal de bord simplifié:

Vous devez avoir préalablement géré un journal de kilométrage pour une année complète afin d'établir l'utilisation professionnelle d'un véhicule de l'année de référence.

• Vous devez avoir conservé ce journal pour une année complète en 2009 ou une année ultérieure.
• L'utilisation que votre entreprise fait de votre véhicule pour l'année où vous utilisez le journal de bord simplifié ne doit pas dépasser 10% des résultats de votre utilisation commerciale de votre véhicule que vous avez enregistrée pour l'année de référence.
• L'ARC affirme également que les entreprises devront démontrer que l'utilisation du véhicule dans l'année de référence demeure représentative de son utilisation normale.

Toutes ces choses étant vraies, vous pourriez alors tenir un journal de bord pendant seulement trois mois, puis calculer l'utilisation commerciale du véhicule en multipliant l'utilisation commerciale déterminée dans l'année de base par le rapport entre la période d'échantillonnage et année de base, en utilisant cette formule:

(période de l'année d'échantillonnage% ÷ période de l'année de référence%) × année de base annuelle% = utilisation commerciale annuelle calculée

Notez que pour ce faire, vous devez Le pourcentage d'utilisation était pour la période de trois mois de l'année que vous utilisez comme année de référence, de sorte que vous puissiez la comparer à votre nouvelle année.

Par exemple, si j'ai tenu un registre simplifié du kilométrage de l'ARC pour les mois de janvier, février et mars de l'année d'imposition précédente, je dois aussi connaître le pourcentage d'utilisation commerciale de mon véhicule en janvier, février et mars. mon année de base quand j'ai gardé un journal de kilométrage pour toute l'année.

Voici un exemple:

Supposons que j'ai conservé un journal de bord simplifié pour les trois premiers mois de l'année et que je constate que mon pourcentage d'utilisation du pourcentage du véhicule est de 64%.

Je reviens à mon carnet de kilométrage annuel complet pour l'année d'imposition 2015, que j'ai choisi d'utiliser comme année de référence, jetez un coup d'œil aux registres de janvier, février et mars et constatez que mon entreprise utilise du pourcentage de véhicules pendant cette période était de 68%. Mon pourcentage d'utilisation de mon véhicule à des fins commerciales pour l'ensemble de l'année de référence était de 70%.

Puis, en appliquant la formule pour extrapoler mes trois mois de données dans mon journal de bord simplifié pour couvrir toute l'année:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Donc 65% est le l'utilisation commerciale du pourcentage de véhicules que je réclame en utilisant mes données de journal de bord simplifiées - un chiffre qui sera acceptable pour l'Agence du revenu du Canada parce qu'il se situe dans la fourchette de variation admissible de 10%.

Pour en savoir plus sur les dépenses d'entreprise liées à l'utilisation de votre véhicule pour gagner un revenu d'entreprise, consultez la rubrique Quels frais de véhicule à moteur pouvez-vous demander à l'impôt sur le revenu au Canada?

Dépenses d'achat de véhicules et déduction pour amortissement au Canada

Si vous avez acheté un véhicule à utiliser dans votre entreprise, vous voudrez également lire les dépenses liées à l'achat d'un véhicule et à la déduction pour amortissement (coût en capital) Allocation) sur un véhicule acheté pour un usage professionnel, qui explique comment amortir le coût de votre automobile en déduisant le coût en capital.

Voir aussi:

Frais de voyage

Les frais de repas et de représentation sur l'impôt canadien sur le revenu

Les retenues d'impôt les plus négligées pour les petites entreprises canadiennes

6 Vous voulez manquer

Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises