Comment gérer un volume élevé d'appels

Le téléphone de votre entreprise sonne-t-il? Si les appels sont liés à votre activité et vous aident à générer des revenus, cela peut indiquer que votre entreprise connaît une croissance plus rapide que celle que vous pouvez gérer seule. Mais de nombreuses petites entreprises publient désormais des informations téléphoniques sur des sites Web et des blogs et finissent par être inondées de nombreux appels qui ne sont qu'une perte de temps.

Pour gérer une entreprise prospère, vous devez utiliser le téléphone pour rester en contact avec vos clients, vos clients et d'autres contacts commerciaux importants.

Si vous vous retrouvez au téléphone toute la journée et que vous n'arrivez pas à accomplir d'autres tâches importantes, voici quelques conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps de communication.

Astuce de gestion du temps: vous travaillez pour vous - mais c'est toujours un travail!

Si vous travailliez à l'extérieur de la maison, votre employeur limiterait ou interdirait probablement les appels téléphoniques personnels à l'heure de l'entreprise. Lorsque vous travaillez à domicile, vos heures de travail doivent être autant que possible dédiées aux appels professionnels.

Être votre propre patron ne doit pas être perçu comme une licence pour établir des normes de travail basses pour vous-même. Vous devez traiter le travail indépendant comme un travail avec de vraies responsabilités et établir les règles de base nécessaires à votre réussite.

Conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps passé sur les appels téléphoniques comprennent:

• Calendrier des appels personnels, pas d'affaires Appels: Utiliser des heures de travail pour faire et prendre des appels liés au travail. Faire des appels personnels pour les rendez-vous sur votre "heure du déjeuner" ou le plus tôt possible dans la journée.

• Évitez sociaux Appels Au cours des heures de travail: Puisque vous devez appeler la plupart de vos contacts d'affaires pendant les heures « normales » laissez votre famille et les amis attendent de vous entendre jusqu'à ce que le week-end ou après heures de travail. Vous serez moins stressé et plus concentré sur qui vous parlez que le prochain appel que vous avez à faire.
• Organisez-vous: Ne notez jamais les notes d'appel téléphonique sur des bouts de papier! Acheter un bloc-notes de téléphone où vous pouvez enregistrer les appels et conserver vos notes en un seul endroit. Les coussins de style carnet avec des copies carbone sont les meilleurs. Ils contiennent des centaines de messages en un seul endroit et vous pouvez déchirer des pages et avoir toujours une copie carbone dans le livre.
• Ne répondez pas à chaque appel unique : La messagerie vocale n'est pas l'un des sept péchés capitaux. Il n'y a rien de mal à laisser les appels aller à la messagerie vocale si vous êtes submergé. Vous pouvez prendre des messages après les heures où les choses sont moins agitées.

PROFITEZ de High-Tech Caractéristiques de gestion des appels et périphériques

• Utilisez identification de l'appelant - Un must pour les propriétaires de petites entreprises : Si vous savez qui vous appelle, il est plus facile de prendre des décisions quant à savoir si oui ou non vous avoir le temps de prendre l'appel.C'est un excellent moyen de filtrer les appels personnels, les appels de télémarketing et même les appels auxquels vous ne voulez pas parler.
• Enregistrez votre résidence, votre entreprise et votre téléphone cellulaire avec le registre national de numéros de télécommunication exclus: Arrêtez les interruptions indésirables des télévendeurs. Même si vous avez un numéro non répertorié, à moins que vous ne vous enregistrez avec la liste Ne pas appeler, les avocats du téléphone peuvent toujours vous appeler légalement.
• Bloquer les appels téléphoniques indésirables: Utilisez les services et appareils de rejet d'appels anonymes pour empêcher les appelants ayant leurs propres informations bloquées de vous appeler. La plupart des appels entrants bloqués proviennent de personnes avec qui vous ne souhaitez pas parler - comme les télévendeurs!
• Bloquer vos informations d'identification de l'appelant: L'utilisation d'une fonction de blocage de l'identification de l'appelant sur les téléphones professionnels est légale sauf si vous sollicitez ou télémarketing de votre entreprise. Bloquer vos propres informations d'identification de l'appelant peut aider à garder vos informations de contact hors des listes de télémarketing. Ceci est particulièrement important si vous effectuez des appels fréquents pour obtenir des devis, collecter des informations sur les prix ou effectuer des achats par téléphone.

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