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Le temps de suivi et de facturation des clients est une partie importante et inévitable du travail dans un cabinet d'avocats. Les associés, les associés, les parajuristes, le personnel de soutien aux litiges et les autres chronométreurs facturent leur temps par tranches de six, dix ou quinze minutes, selon la politique du cabinet et les directives du client. Si vous ne facturez pas votre temps, l'entreprise ne peut pas facturer le client et l'entreprise n'est pas payée. Ainsi, le chronométrage est une fonction essentielle au succès des cabinets d'avocats.
À mesure que les frais juridiques augmentent, les clients sont devenus plus soucieux des coûts et des technologies. Par conséquent, les clients examinent de plus près les factures légales et utilisent une variété d'applications de base de données pour trier et analyser électroniquement les données de facturation. Une tendance croissante à la facturation électronique (factures électroniques) a soumis les factures légales à un examen, une négociation et un litige accrus.
Que vous soyez novice en matière de facturation ou qu'un chronométreur chevronné, les conseils ci-dessous peuvent vous aider à créer des entrées de temps rapides, exactes et précises.
Descriptions de facturation détaillées de l'artisanat
Les descriptions de tâches détaillées sont un élément fondamental d'une facture bien rédigée. Il est important que la description de vos efforts contienne suffisamment de détails pour permettre au réviseur d'évaluer la nature et le mérite de la tâche.
Trouver le juste équilibre entre brièveté et précision peut être délicat. Une description de tâche trop longue et trop verbeuse augmente l'ambiguïté et dilue la compréhension.
Une description trop courte rend difficile l'évaluation de la pertinence de la tâche effectuée et du temps consacré. Par exemple, des phrases superficielles comme "examen de dossier; "" Préparation à l'essai "et" examen des documents "font peu pour raconter l'histoire de ce que vous avez fait et pourquoi vous vous êtes engagé dans une tâche particulière.
Au lieu de «révision de document», une meilleure description est «Révision de la deuxième série de demandes de renseignements du demandeur.»
Éviter la facturation de bloc
La facturation de bloc consiste à énumérer un groupe de tâches dans un résumé de bloc. Par exemple: «Ébauches de demandes de renseignements, conférence téléphonique avec le Dr Brown concernant le rapport d'expert, résumer la déposition de M. Smith, examiner et réviser la correspondance avec l'avocat adverse.» 7 heures et demie. En outre, de nombreux tribunaux n'autorisent pas la facturation en bloc parce qu'elle entrave le remboursement effectif des honoraires d'avocat à la suite d'un jugement.Un mode de facturation plus efficace consiste à détailler séparément chaque activité indépendante et l'heure correspondante.
Enregistrer le temps rapidement
L'enregistrement de votre temps immédiatement après avoir terminé une tâche est le meilleur moyen d'assurer la précision. d encourage le «remplissage» du temps (gonfler le temps réel consacré à une tâche pour combler les lacunes du temps non comptabilisé).
Il peut s'avérer impossible d'entrer chaque tâche dans votre logiciel de chronométrage au moment où vous l'avez terminé. Par conséquent, il est sage de développer un système d'enregistrement du temps qui encourage le respect du temps.
Certains chronométreurs dictent chaque tâche immédiatement après l'avoir exécutée et la font transcrire à la fin de la journée. D'autres trouvent qu'il est plus facile de tenir un cahier de temps, en enregistrant chaque tâche à la main et en l'inscrivant (ou en faisant entrer une secrétaire) à la fin de la journée, de la semaine ou de la période de facturation.
Rappelez-vous votre auditoire
Comme pour tout document que vous préparez pour la révision d'un autre, il est important de garder votre auditoire à l'esprit lors de l'enregistrement des entrées de temps. Vous connaissez plusieurs personnes qui examinent vos factures - peut-être l'avocat interne affecté au dossier. Comprenez, cependant, que l'examen ne peut pas s'arrêter là. Dans de nombreux cas, une facture est traitée par un certain nombre de personnes à différents niveaux à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, y compris les professionnels du droit, les comptables de la société cliente et les auditeurs tiers.
En enregistrant votre temps, il est préférable d'éviter les abréviations, l'argot et le jargon complexe. Utilisez une terminologie juridique concise, mais gardez à l'esprit que vos feuilles de temps peuvent être révisées par des personnes qui ne sont pas formées à la loi.
Familiarisez-vous avec les politiques de facturation des clients
Chaque client a ses propres politiques et procédures de facturation. Ces politiques sont souvent contenues dans la lettre de rétention ou d'engagement du client. Ces politiques de facturation peuvent énoncer des limites de dotation, des lignes directrices budgétaires, des politiques de décaissement et des lignes directrices précises sur le chronométrage. En prenant connaissance des règles de base dès le départ, vous pouvez rendre compte de façon plus responsable de votre temps et répondre aux attentes des clients.
Les entreprises clientes utilisent de plus en plus la facturation basée sur les tâches. La facturation basée sur les tâches suit la facturation d'une entreprise par tâche litige. Chaque activité importante est assignée à un code informatique présélectionné par le client. La facture codée est ensuite triée et analysée électroniquement, permettant une analyse approfondie d'une facture. Une partie de la familiarisation avec les politiques de facturation des clients consiste à apprendre et à appliquer correctement la myriade de codes de facturation spécialisés par tâche, propres à chaque client.
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