Lignes directrices mises à jour de l'EEOC sur les programmes de bien-être au travail

L'une des façons dont les employés peuvent commencer à travailler sur des objectifs de santé personnels, comme perdre du poids et réduire les mauvaises habitudes, est de participer aux programmes de mieux-être de l'entreprise. Les programmes de mieux-être d'entreprise sont populaires parce qu'ils ont démontré qu'ils préviennent les maladies, réduisent le coût des primes de soins de santé et encouragent les employés à adopter des modes de vie plus sains.

Toutefois, les employeurs doivent tenir compte d'une mise à jour juridique concernant les lignes directrices de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) qui ont une incidence sur la gestion des programmes de mieux-être au travail.

Parce que les programmes de mieux-être au travail impliquent souvent l'utilisation de questionnaires médicaux, le dépistage biométrique, les évaluations des risques pour la santé et d'autres outils pour évaluer la santé des employés; ils peuvent poser un risque légal de mauvaise manipulation de ces informations médicales personnelles.

Veillez à protéger tous les renseignements personnels sur la santé

À ce jour, la seule utilisation acceptable des renseignements personnels sur la santé recueillis au cours des activités du programme de mieux-être est le traitement par un tiers autorisé, comme l'agence de la compagnie d'assurance-maladie.

Les problèmes commencent lorsqu'un membre de l'équipe des ressources humaines, ou quelqu'un d'autre au sein de l'entreprise susceptible d'identifier un employé, obtient l'accès aux données confidentielles sur la santé des employés - soit intentionnellement, soit par accident. Cela peut entraîner une réclamation en vertu de plusieurs lois antidiscriminatoires sur l'emploi, notamment la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), l'Americans with Disabilities Act (ACA) ou la GINA (Genetic Information Nondiscrimination Act).

Si les renseignements personnels sur la santé (IAR) tombent entre de mauvaises mains, sont transférés en utilisant des méthodes non sécuritaires (p. Ex. Courriel) ou sont utilisés pour prendre la décision d'inclure ou de disqualifier un employé , la promotion, la résiliation, ou l'admissibilité à certains types de couverture de régime de santé du groupe - l'organisation sera tenue légalement responsable.

Des dommages pouvant atteindre des dizaines de milliers de dollars peuvent être le résultat de ce type de violation de données.

Éviter les violations des mesures d'encouragement au mieux-être

Un autre problème avec les programmes de mieux-être a récemment été soulevé, à savoir le recours à des incitatifs pour que les employés participent aux programmes parrainés par les entreprises. L'EEOC a statué que lorsque les incitations sont liées à des programmes de bien-être, que les employés y participent ou atteignent certains objectifs de bien-être, le programme discrimine ceux qui choisissent de ne pas participer ou qui n'atteignent pas leurs objectifs. Les incitations utilisées de cette manière discriminent sur la base des handicaps et de l'information génétique - des facteurs que les employés ne peuvent pas contrôler.

Un exemple était une entreprise qui offrait une prime en espèces à ceux qui acceptaient des tests biométriques obligatoires.Cette société a illégalement menacé de mettre fin à la couverture d'assurance ou d'émettre d'autres mesures disciplinaires pour les employés qui ont refusé les tests biométriques. D'autres entreprises ont récemment été critiquées pour avoir augmenté les primes pour les employés qui ont certaines maladies, sont obèses, fument ou ne participent pas à des programmes de mieux-être.

Il est important de noter que les programmes de mieux-être qui offrent des incitatifs aux employés sur une base volontaire, tels que les primes et les cartes-cadeaux et autres avantages, ne sont pas discriminatoires dans leur approche.

L'entreprise doit cependant permettre à tous les employés de participer à des programmes de mieux-être s'ils le souhaitent. Les programmes ne peuvent être imposés, et les employés qui ont certains problèmes de santé ne devraient pas être au centre des programmes de mieux-être. Un exemple d'une infraction EEOC serait de rendre obligatoire pour tous les employés obèses de participer à un programme lié à la condition physique afin de rester employé ou recevoir des avantages de couverture de santé.

Règles de l'EEOC pour guider les employeurs dans les plans de mieux-être

Encouragée par des idées fausses sur les programmes de mieux-être au travail, l'EEOC a publié des règles finales pour modifier les réglementations gouvernementales et fournir des conseils supplémentaires aux employeurs. Ces règles sont conçues pour fournir plus d'informations et de valeur concernant les plans de bien-être d'entreprise. En suivant soigneusement ces règles, un employeur devrait être en mesure d'éviter toute poursuite potentielle ou de violer les règles de l'ACA, de l'ADA, du GINA ou de l'EEOC.

1. Les employés ne doivent jamais être obligés de participer à des programmes de mieux-être parrainés par l'entreprise.

Tous les employeurs peuvent encourager, commercialiser et partager des informations sur le programme de bien-être de l'entreprise. Cependant, il ne peut être imposé à un employé et les employés ne doivent pas se sentir harcelés à l'idée de participer. Même s'ils doivent participer en raison de problèmes de santé, les employés doivent participer volontairement en tout temps.

2. Si les employés refusent de participer, ils ne peuvent pas se voir refuser une couverture maladie ou la possibilité de choisir parmi les régimes de soins de santé de groupe offerts par leur employeur.

Aucun employeur n'a le droit de refuser des prestations de soins de santé de groupe en vertu de la Loi sur les soins abordables, simplement en fonction du choix de l'employé de participer ou de ne pas participer à un programme de mieux-être. Cela comprend des programmes de sevrage tabagique, des programmes de perte de poids et d'autres initiatives de bien-être qui affectent la santé des employés. De plus, un employeur doit offrir les mêmes régimes collectifs à tous les employés admissibles.

3. Tous les employeurs doivent indiquer clairement par écrit les types de renseignements médicaux dont ils auront besoin, la façon dont l'information sera utilisée, qui aura accès aux RPS et la façon dont la divulgation est restreinte.

Comme il a déjà été mentionné, les renseignements personnels sur la santé peuvent être recueillis de plusieurs façons, y compris des évaluations de santé personnelles, des examens de santé biométriques, des foires sur le mieux-être et même des allégations médicales. L'utilisation des RPS est très restreinte et doit être clairement communiquée aux employés lors de la participation à tout programme de mieux-être. Une déclaration doit être émise, et les employés doivent la signer, donnant la permission au tiers fournisseur de bien-être et à la compagnie d'assurance maladie d'utiliser cette information pour le bénéfice des employés.

4. Les employeurs ne peuvent jamais prendre de représailles contre un employé qui choisit de refuser la participation au programme de mieux-être de l'entreprise.

C'est une chose que les employeurs doivent faire attention à ne pas violer. Aucun employeur ne peut contraindre, menacer, intimider, harceler, pénaliser, embarrasser ou tenter de forcer un employé ou ses personnes à charge à participer à un programme de mieux-être. Tous les employés et leurs personnes à charge admissibles doivent être libres de participer volontairement, et ils peuvent mettre fin à cette activité à tout moment sans aucune mesure de rétorsion de la part de l'employeur.

5. Une entreprise peut ne pas offrir d'incitatif aux employés participants qui représente plus de 30% du coût de la version du plan de soins de santé autofinancée (basée sur un membre en bonne santé âgé de 40 ans).

Voici où les choses peuvent devenir un peu délicates parce que de nombreuses entreprises offrent une forme d'encouragement aux employés qui participent volontairement aux programmes de mieux-être de l'entreprise. L'incitation peut être de l'argent, un bonus, un cadeau spécial, un appareil de fitness portable, une adhésion à un gymnase, ou tout autre type d'incitation - tant qu'il ne dépasse pas la valeur des directives ci-dessus. En d'autres mots, ne faites pas du programme de mieux-être uniquement une incitation, mais plutôt une participation et une santé.

Autres éléments à prendre en compte dans la gestion de vos programmes de mieux-être

Votre programme de mieux-être doit être accessible à tous les employés, quel que soit leur état de santé actuel ou futur. Cela signifie que vous devez accommoder les employés à tous les niveaux, y compris ceux qui mènent déjà des styles de vie sains et ceux qui luttent pour d'autres raisons. Par exemple, vous pourriez avoir un employé qui a un problème de santé et qui doit perdre du poids, mais l'employé ne peut pas encore bien marcher ou faire du vélo. Assurez-vous qu'il y a une zone de marche à l'intérieur avec un support tel qu'une balustrade ou des chaises pour offrir à l'employé une mobilité accrue.

Une autre chose à surveiller est de savoir si les employés partagent leurs informations de santé personnelles, peut-être après un processus d'évaluation ou après avoir consulté un médecin pour des soins. Ne communiquez pas avec l'employé au sujet des RPS et découragez les employés de partager leurs renseignements médicaux au travail. Toutefois, si vous avez un programme de soutien, permettez aux employés de partager avec leurs pairs dans un environnement plus contrôlé et confidentiel. On ne sait jamais qui peut être à l'écoute des conversations personnelles au travail et cela pourrait influencer un gestionnaire à traiter un employé d'une manière discriminatoire (par exemple en termes d'une augmentation ou d'une promotion).

Enfin, les informations minimales doivent être obtenues auprès des employés lors des évaluations de santé personnelles, lors des inscriptions ouvertes aux avantages, et lorsque les employés participent à des écrans biométriques. Une violation EEOC pourrait se produire innocemment simplement en demandant trop d'informations sur la santé d'un employé dans une classe protégée. Assurez-vous d'examiner les lignes directrices de l'EEOC pour comprendre ce que les tiers peuvent demander aux participants au mieux-être et informer tous les employés à l'aide d'un formulaire de divulgation du programme de mieux-être.Toutes les informations doivent être tenues dans la plus stricte confidentialité et jamais transmises par e-mail ou d'autres formats numériques. Chaque année, tous les employés devraient être mis au courant des règles du programme de mieux-être et signer un formulaire annuel indiquant qu'ils se portent volontaires pour participer.

Garder les employés en bonne santé pendant la saison des Fêtes

Chaque année, au début d'une autre période des Fêtes, de nombreux employeurs réfléchissent aux moyens d'aider les employés à tirer le maximum de leurs avantages sociaux pour l'année. objectifs de bien-être pour l'année à venir.

Votre organisation peut être en train de rappeler aux employés les avantages de participer au programme de mieux-être de l'entreprise. C'est aussi un moment où beaucoup s'inscrivent dans leurs avantages annuels, soit par l'intermédiaire des offres du groupe d'employeurs ou de l'échange du marché. Ce peut être un bon moment pour partager des informations sur le bien-être avec les employés, les mettre au courant des avantages auxquels ils sont admissibles et même pour organiser une foire du mieux-être. Ce peut également être un bon moment pour offrir des examens de santé gratuits et des vaccins contre la grippe aux employés.

Dans tous les cas, assurez-vous de fournir des informations écrites à tous les employés et envoyez des rappels hebdomadaires par courrier électronique pour aider les employés à faire le bon choix pour leurs besoins personnels. Si vous avez des employés qui s'intéressent au programme de mieux-être, dirigez-les vers le point de contact central de votre administrateur de programme. Dans certains cas, il peut s'agir d'un agent d'assurance santé tiers ou d'une société de bien-être indépendante.